公文及常用文种写作知识.pptVIP

csm 《公文写作知识》 公文及常用文种写作知识 梅列区委党校 陈素梅 一、公文的格式和行文规则 什么是公文？ 公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所 使用的正式文字材料。 公文的种类 行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13类，14种。 党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种。 （一）公文的格式 根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 通常把它分为文头、主文、文尾三部分。 1、文头部分 位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2001”写成“01”，让人误解为“1001”或“1901”等；括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名。 注意请示的格式 1、上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。 2、上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。 ①标 题 标题：发文机关名称+事由+文种 标题标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为2号小标宋体。 标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。 ②主送机关 即受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。 普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。 主送机关标识在标题下空一行字位置。左侧顶格加冒号。 ③正 文 是公文的主体和核心内容。 正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。 正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下”、“五颜六色”等词。 内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“ ”。 ④附 件 是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。 如有附件，应在正文之后、成文时间（落款）之前注明附件顺序和名称。 3、文尾部分 ①印 章 务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（调整行距或字间距解决） 用印时要注意防伪。一是油墨防伪；二是控制印章盖章位置。要求印章与正文之间控制在3~5mm内盖章。也可控制在正文下一行字距范围内盖章。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。 ②成文时间 成文时间，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十一月二十一日”，不能称为“2001年11月21日”。这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。 如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、右侧距版线均空7个字，居中标识××××年××月×××日。如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。印章不压年、月、日，印章与年、月、日间空一行字距标识。 ③附 注 这一栏为在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在附注栏标识。标识时加括弧，如“请示”文种中“联系人”、“联系电话”则可标为（联系人：×××，联系电话：×××××××××），或（此文限传达到县、团级）等。其标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。 ④版 记 其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。 版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页，不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。 A.主题词 一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格