西软公关销售w.doc

公关销售 公关销售部分主要针对饭店公关销售部的实际职能，实现协议管理、客房与各餐饮娱乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能。 第一节 档案 档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。 1.1 客户档案主窗口 主窗口下，按CTRL+P，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体会议、公司、旅行社、订房中心。 图 『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。 查询常用条件有：名称、单位名、销售员等。 1.2 新建公司档案 ● 操作步骤： （1）、『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口； （2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“公司”，打开档案主单。 图 （3）、输入公司【英文名】、【中文名】。 注意：姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。 （4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。 （5）、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。 图 ● 档案信息 （1）、主要信息――公司主要信息； （2）、附加信息――公司附加信息； 图 （3）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用； 图 （4）、统计分析――公司历史消费统计； 图 （5）、图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料； 图 （6）、Guest Info―― 卡及其纪念日； （7）、预订信息―― 未来预订； （8）、销售日记---- 一般销售人员使用； （9）、投诉记录―― 记录客人投诉； 注意：旅行社、订房中心档案的建立同公司。 1.3 公司档案与预订的关联 比较新建预订时，有无公司档案的区别。 ● 若宾客是某一协议单位的，宾客预订单中要求输入该客人对应的公司，系统将根据公司档案，自动显示与之匹配的房价码，操作员选择房类后，系统将自动显示对应房类的协议价。 操作步骤： （1）、宾客预订下，【公司】处，按F1，打开『客户档案查找』，输入公司名等可查询的条件，单击〖查询〗，显示查询结果，如下图所示。 图 （2）、单击选择公司，单击〖确定〗，预订主单【公司】处，显示该公司档案号，【房价码】处显示该公司对应房价码。 ● 公司/旅行社/订房中心档案下，单击选择“预订信息”标签页，可以看到有〖散客预订〗、〖团体预订〗、〖会议预订〗三个按钮，可直接操作不同的预订。 图 单击〖散客预订〗，打开预订主单，由于是该公司档案下新建预订，系统自动导入【公司】、【房价码】等基本信息，如下图所示。 图 第二节 协议管理 协议管理中房价明细、房价码、消费码间的关系可用下图表示。 2.1 销售员管理 X5系统可将全体销售员分成几类，每个类别下又可设置具体的销售员。管理销售员时一般先设置类别，再设置或修改销售员。 执行公关销售→销售员设置，打开如下图所示的『销售员维护』窗口。 图 上图界面风格与操作方法与WINDOWS中的资源管理器相仿。 窗口中部工具栏各按钮的功能依次是： ——上一级 ——打开 ——增加 ——修改 ——存盘 ——删除 ——退出 操作者可以利用这些按钮完成销售员的管理。销售员设置好后，协议档案中【销售员】项可选择对应销售人员，便于对销售员业绩的统计。（对某一销售人员的所有协议在酒店的消费额进行统计即为该员工的销售业绩。） 下面以实例说明。 实 例：增加前厅部销售员扬帆。 分 析：假设未设置前厅部这个大类，因此，必须首先设置前厅部这类，再增加销售员名单。 操作步骤： （1）、『销售员维护』窗口下，如上图所示。单击（增加），光标定位在编辑区，如下图所示。 图 （2）、【代码】处输入B，这个由操作者决定，也可以是C、01等；【描述】中输入前厅部，如下图所示。单击（存盘）即可。 图 （3）、双击『销售员维护』窗口左边显示的“前厅部”，打开编辑区。 （4）、单击（增加），光标定位在编辑区【销售员号】处，如下图所示。 图 （5）、【销售员号】处输入YF（也可以是其他代码如三位数字等），【名称】处输入扬帆，【电脑工号】处输入YF。【电脑工号】和【销售员号】可以相同，也可以不同，系统建议使用相同代码。单击（存盘），或回车继续增加销售员。 图 2.2 房价码类别 房价码的定义可分四步完成： （1）、房价码类别设置； （2）、房价码代码及名称的定义； （3）、房价明细项目定义； （4）、给房价码选