《会计档案管理办法》讲解.ppt

案例：会计电子档案管理范围 1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证。 2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片。 3、财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册等。 设计原则 1、相关性：系统内的报表、账簿、记账凭证、内部原始凭证之间相互关联，有完整的逻辑关系。 2、完整性：会计档案电子化后，原有在纸质凭证上的审核点、控制点需转移到系统的电子流程或电子单据上，应做到审核和控制的完整不缺失。 3、安全性：数据审批确认后不允许修改，或修改后需要重新审批；有完整的用户授权、验证、审计功能；有完整的数据备份功能。 4、合法性：业务单据和内部原始凭证在系统内要有电子审核和审批确认的流程，或根据其关联的单据自动生成，不需要人工干预。 具体实施方案（单位实施会计档案电子化分两个阶段） 首先，依托现有的ERP及相关业务系统，实现会计报表、账簿、记账凭证、银行回单电子化方式保存；业务系统生成的内部原始凭证尽可能采取电子化方式保存，外部原始凭证采取纸质实务保存；建立电子会计档案和实物档案间的追溯索引关系。 然后，将分散在ERP及相关业务系统内的电子会计档案平移到电子档案系统中，并从财务部移交综合部档案馆。 案例：会计档案“五线谱” 原始凭证无纸化 电子流与实物流分离 岗位分工精细化 档案存储电子化 档案流转规范化 5.明确了会计档案的出境要求 第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。 会计档案出境必须符合以下国家有关规定： 1.《中华人民共和国档案法》第十八条规定“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。” 2.《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十五条第五款规定“未经有关主管部门批准，不得携带、传递国家秘密载体出境。” * 5.明确了会计档案的出境要求 第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。 会计档案出境必须符合以下国家有关规定： 3.《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条规定“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。” 会计档案出境根据其等级不同，由不同级别的档案行政管理部门审查批准。机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门有关行政审批事项办理方法。 * 5.明确了会计档案的出境要求 第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。 会计档案出境必须符合以下国家有关规定： 4. 《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第三条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。” * 强调一点：会计档案的移交 《管理办法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四条对单位终止、合并、分立等情形下会计档案的归属及移交作了明确的规定。重点把握三点： （一）会计档案移交的基本原则 能够确定档案归属的，会计档案交由确定的档案归属单位保管；不能确定档案归属的，会计档案应移交给单位主管部门或所在地国家档案馆；未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方或承接方保存。