天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范.docVIP

天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范 1. 引言 1.1 为全面、真实地记录学院发展的历史，使档案归档工作程序化、规范化，依据《天津外国语大学滨海外事学院（试行）》和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等法规、规章制订本规范。 1.2 本规范适用于本院各部门的归档工作。 1.3 本规范适用于党政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、声像、实物等八类文件材料归档工作。 1.4 本规范主要适用纸质档案的归档工作。 2. 归档工作的基本原则 2.1 归档文件为各部门在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。 2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系和系统性，区分不同价值，便于保管和利用。 2.3 保证档案的原始性、真实性，归档文件须为原件。特殊情况，归档复制件时，需注明文件原件的所在单位。 2.4 除有特殊要求外，归档文件为一份。 2.5 手续完备，制作和书写材料利于长期保存。归档文件的标识项需完整，如形成部门（单位）、时间（如年月日等）、责任人（如签字）等。 3. 归档范围 3.1天津外国语大学滨海外事学院各类档案《档案归档范围》规定的应归档的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。 3.2 有助于了解档案内容、立档部门历史的资料，有助于管理和利用档案所必需的专用设备。 3.3 国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料。 4. 归档分工 4.1部门分管档案工作的主管领导，应把涉及相应范围的档案工作列入职责范围，督促兼职档案员、工作人员认真做好平时立卷和整理归档工作。 4.2 部门兼职档案员负责组织、协调本部门的立卷归档工作。工作人员须分工明确，协同配合。 4.3 全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的归档。 4.4 由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整材料的归档。 5. 归档程序 5.1 定义 5.1.1 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 5.1.2 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 5.2 质量要求 5.2.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 5.2.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5.3 整理方法 部门日常预立卷 ① 检查调整 ② 归档文件排列 ③ 拟写案卷标题 ④ 卷内文件编号 ⑤ 填写/录入卷内文件目录 ⑥ 填写备考表 ⑦ 填写案卷盒封面 ⑧ 整理案卷 ⑨ ①部门日常预立卷：各归档部门根据文件材料形成规律，参照《天津外国语大学滨海外事学院档案归档范围》，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。 具体做法：每年初或学年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。 ②检查调整：在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。 ③归档文件排列：要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取哪种排列方法，都必须注意几种固定的排列顺序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿（签发稿）在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 ④拟写案卷标题：标题是案卷封面上最重要的项目，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭