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[2017年整理]办公室工作分工
与民同富 与家同兴 与国同强
PAGE
PAGE 99
好人好药 好药好人
办公室
办公室工作分工管理规程
版次:V3.0
BZ1100-1
编制:
审核:
复核:
批准:
生效日期:
目的
为了充分发挥办公室工作人员的机动性和主动性,规范管理,提高服务质量,制定本规程。
范围
行政人员
责任人
办公室主任、内勤、司机
4、 内容
4.1 办公室主任
4.1.1 在行政总经理的领导下,负责主持办公室的全面工作,重点抓好综合协调,组织人事,业绩考核,行政后勤工作。
4.1.2 负责领导班子的日常事务工作;
4.1.3 重大会议、活动的组织、安排工作;
4.1.4 固定资产、办公用品的购置、管理,实物福利的购置、发放,货币福利制表,报刊、杂志的订阅,办公场地及食堂日常管理,设施维修,食堂部分实物购置;
4.1.5 负责做好公司来宾的接待安排;
4.1.6 车辆、吃饭、住宿安排;
4.1.7 负责公司领导工作日程安排和会务提醒;
4.1.8 负责公司内部文件、管理制度的起草、解释与修定;
4.1.9 组织并督促全室人员全面完成办公室职责范围内的工作任务
4.1.10 负责公司全面目标管理工作,对集团下达的工作要点,对公司年度目标任务进行分解,制定和下达,对重要工作部署贯彻落实情况的督查和督办;
4.1.11 组织汇总公司年度总结,预算,工作计划和其他综合性文稿,做好以公司名义发布的文稿审核工作,严格按行文程序办理,保证文稿质量;
4.1.12 组织收集和了解各部门工作动态,协助总经理及公司领导协调各部门之间有关的业务工作,掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见和建议;
4.1.13 负责对外沟通、联系、汇报、邀请等,安排或代表领导参加公务接待和公务活动;
4.1.14 负责对上级部门和集团公司的联系,协调以及有关的法律咨询工作;
4.1.15 有权向直属领导提议下属人选;
4.1.16 负责对办公室人员工作考核评价;
4.1.17 负责车辆用油管理;
4.1.18 完成领导交办的其他事物。
4.2 办公室副主任
4.2.1负责落实主任安排及批示,并及时反馈落实情况;
4.2.2 负责联系移动公司进行规定的电话短信查阅;
4.2.3负责文件的收发、传阅、催办及统一工作,每一步骤需要登记负责草拟行政物品办公需求计划;
4.2.4 负责年度预决算及每月资金计划;
4.2.5负责航空公司、饭店、宾馆、电话费、车辆保养、保险、油费等费用统计、催账及报销工作,编写酒店费用的会议纪要;
4.2.6 负责接待、讲解工作;
4.2.7 负责值班表和带操表的编制和督促工作;
4.2.8 负责福利、每月人事报表和考核表的制表工作;
4.2.9负责会务服务工作;
4.2.10负责二楼洽谈室的卫生工作;
4.2.11负责办公室电话的接听、收发传真、记录、汇报及督办工作;
4.2.12完成领导交办的其他工作。
4.3 档案兼文印主管
4.3.1 负责机要文件及档案管理工作;
4.3.2 库房每月盘点工作;
4.3.3 负责办公室电脑、打印机、复印机的管理工作;
4.3.4 公司重要会议记录、PPT播放等会务工作;
4.3.5 负责编发会议纪要工作;
4.3.6 负责公司通讯录的更新(每月定期更新);
4.3.7 负责董总办公室的卫生清洁工作;
4.3.8 负责文稿的打印、校对、编排工作;
4.3.9 完成领导交给的其他任务。
4.4 财产管理员
4.4.1 负责联系办公、生活设施、水电设备及花草的维护;办公用品的管理工作。
4.4.2 负责联系工程部及时进行必要的修理;
4.4.3 负责财产管理工作;
4.4.4 负责物业管理工作,包括但不限于水、电、房产、绿化、环卫等;
4.4.5负责环境卫生的督查督办;
4.4.6 完成领导交给的其他任务。
4.5 内勤
4.5.1负责办公用品的保管、领用、分发、登记及员工离职时办公用品的回收工作。办公物品,包括电脑耗材、办公日用品、卫生洁具、接待品以及其它零星物品,先填写请示阅办卡,根据申请,购置人持卡购买,并凭票和请示阅办卡进行报销;
4.5.2协助做好相关材料的整理、上报工作;
4.5.3公司营业执照、组织机构代码证等单位证件的管理及年检工作;
4.5.4负责名片的统计与印制工作;
4.5.5负责各类宣传资料的准备与计划;
4.5.6负责考勤的登记及汇总工作;
4.5.7负责二楼vip贵宾室和国际部沈局办公室的清洁工作;
4.5.8负责日常费用报销,电话沟通汇总;
4.5.9 负责会务服务工作;
4.5.10 负责督查办公区域的安全工作,下班前确保水、电、门窗的关闭情况;
4.5.11 负责季度考
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