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对企业文件材料归档的认识 　　文件材料的收集归档是档案管理的起点，是档案工作的第一个环节，它为档案工作提供了实际的工作对象。内容丰富、结构完整的馆(室)藏档案是企业档案工作生存和发展的基础，而丰富的馆(室)藏源自于广泛的收集和归档控制的水平。多年来企业经过不断的探索与改革，已经形成了自上而下、衔接有序的归档管理程序。但是，目前企业“收集难”的问题仍然存在，尤其是企业基本建设档案、设备仪器档案和非红头文件的“帐外”文件材料的归档。文件材料收集归档的遗漏和缺失，有时会给企业生产建设和经营管理带来无法挽回的经济损失。因此，必须提高企业文件材料归档的控制能力。 　　一、建立健全企业档案管理网络，为归档控制提供组织保障 　　企业档案管理网络主要包括企业管理者、档案部门、机关科(室)及生产、科研单位，在这个管理网络中，机关科(室)及科研单位是归档控制最为重要的环节。企业档案主要来源于这些部门，对机关科(室)及科研单位归档工作的监督、指导和控制，是保证文件材料“三率”达标(即归档率100%、完整率98%、准确率100%)最基本的条件。因此，提高文件材料归档控制能力，应以机关各科(室)及科研单位为切入点，制定相应的归档控制措施。在这一环节中，机关科(室)及科研单位的负责人和兼职档案员是归档控制的关键，因为他们了解和掌握企业各类档案的形成情况，是文件材料平时收集、整理和归档工作的实施人和履行者。在文件材料收集归档过程中，中原油田档案管理人员积极保持与机关科(室)及科研单位负责人的联系与沟通，争取领导对归档制度落实及控制措施实施的理解和支持;坚持定期举办兼职档案员培训班，对兼职档案员进行档案专业知识的培训，及时传授档案管理的新理念和新方法，让兼职档案员了解企业档案工作的新动向和发展趋势;建立企业档案管理专项奖励基金，对兼职档案员归档工作进行年度考核评比，对归档及时、归档质量符合标准的兼职档案员进行奖励，以此来提高兼职档案员工作的积极性和主动性，保证文件材料归档工作的顺利完成。 　　二、加强档案知识的宣传教育，为归档控制奠定思想基础 　　企业少数机关科(室)的领导和人员，虽然知道应该归档，却以工作繁忙、经费紧张等为借口拖延归档，或者不归档。这是因为他们对档案法规、企业档案规章制度缺乏了解所致。因此，企业档案部门要加强档案法规、企业档案规章制度的宣传教育工作，要扩大档案宣传教育活动的范围，面向社会、面向整个企业宣传，提高企业整体对档案工作的认知度。近年来，中原油田改变了以往只注重档案部门内部宣传教育的方式，充分利用企业门户网站、广播电视、内部刊物和文化宣传栏等媒体，宣传《档案法》以及企业档案管理的各项规章制度，增强企业全员档案法律意识;大力宣传档案利用典型事例，以鲜活的事例让企业干部职工了解档案给人们实际工作和现实生活带来的种种益处;通过建厂历史回顾展、油田编史修志等企业重大历史活动大量利用档案的事实数据，以正反两方面的典型事例宣传文件材料归档的重要性，扩大档案工作的影响力，使企业干部职工树立良好的归档意识，养成自觉归档的习惯。 　　三、制定、落实企业归档制度，使归档控制有据可依、有章可循 　　企业归档文件材料要做到齐全、完整和准确，必须制定切实可行的归档制度，对文件材料的归档加以规范和约束。归档制度的内容应包括归档的目的、时间、范围和要求。同时，还需要采取相应的归档措施保证归档制度的落实。虽然企业档案工作标准规定了“企业要采取有效措施和手段，建立lsquo;三纳入rsquo;(即将档案工作纳入到单位工作计划、领导工作议事日程、单位职工经济责任制和岗位责任制中)、lsquo;四参加rsquo;(即档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题审定、设备开箱验收、基建项目验收)制度，保证归档文件材料齐全、完整和规范”，但是，由于中原油田档案管理实行的是“专业化管理，区域性服务”，档案管理部门与归档单位属于不同的行政单位，近年来油田一些单位的档案意识有所弱化，“三纳入”、“四参加”等归档管理措施几乎没有开展。因此，档案部门在加大对归档单位的档案管理责任目标考核力度之外，还结合油田工作实际完善了归档措施，例如，采取档案部门与相关科(室)签订委托鉴定、验收协议的方式，或在兼职档案员的岗位责任范围内列出相关内容，保证“四参加”归档措施的落实，确保文件材料归档的齐全、完整和准确。 　　四、不断补充和完善归档范围，为控制归档质量提供保证体系 　　归档范围对归档文件材料的内容进行了界定，从而保证归档文件材料的内容质量。中原油田档案部门在国家、集团公司下发的各类文件材料归档范围的基础上，本着“丰富、优化、突出自我”的原则，根据油田档案形成、发展和变化的规律，在深入机关科(室)调研的基础上，通过与机关各科