论现代管理学视角下的秘书工作.docVIP

管 理 学 作 业 院系：师范教育学院 专业：11级应用心理学 学号：111480118 姓名：杨雪 论现代管理学视角下的秘书工作摘要：现代社会，随着经济和科技的发展，知识的更新越来越快，学科的联系和交叉越来越广泛，学科分类越来越细密，以致我国依靠传统的能人管理已经不能满足现代社会中任一组织的管理，而是更加强调一个科学管理、人性化管理，逐步关注组织中每个人的需要。在这样的时代环境下，单纯的依靠领导管理已经不能很好的促使组织的快速稳步的发展。秘书作为领导的左膀右臂，作为领导的参谋，甚至是执行者，对其管理能力的要求更是进了一步。【关键词】秘书；管理职能；沟通管理，顾名思义：管且理。下面我们就这些能力分开论述。 一、秘书的计划工作 现代组织中，一般的情况下都会由领导对一件事情做一个目标性，战略性的简述，具体的管理计划工作则落在了秘书的肩上，如何做好这项计划成了计划工作的重心，因为一个良好的计划关系到了整个事项的顺利进行。所以，秘书的计划工作的科学性提出了要求，当然这是一个复杂的过程。下面我们谈谈秘书计划工作的一般步骤： （一）选定目标工作 1.选择目标的内容和顺序 秘书要明确在特定的时间内首先要完成那些目标工作，哪些目标工作显得更为重要。不同的管理顺序和管理时间的分配会对工作的成效带来不同的影响，一般情况下秘书的工作计划，应该是把照紧急且重要的事情、重要但不紧急的事情放在工作计划的中心位置上。 2.选择适当的目标工作完成时间 秘书要明确需要多长时间来完成这项工。需要多长时间完成这项工作，秘书要根据工作的难易程度以及与其他事项相结合的关系和时间分配，来确定这项工作需要多长时间完成。比如，对领导的一项出差做一个计划，首先要考虑出差之前的工作结束的时间点，其次还要考虑出差之后要做的工作，在这两个时间点内科学合理的安排领导的出差行程，并且对其中详细的工作进行合理的细分。 （二）不确定因素预测 一切事情都是在不断的运动和发展的，这其中有很多不确定的因素，这就要求我们准确的预测，克服不确定性风险。在秘书的管理工作中，秘书工作人员在制定计划时要考虑到工作中途可能会遇到的问题，并以此在所做的计划中合理的采取应急手段，克服事情的可变性对计实际工作造成的影响。（三）发掘可行性方案 一切事情都不可能只有一件可行性方案，而且每一个可行性方案对我们工作的过程和结果都会带来不同的影响。秘书在日常计划中要注意发掘多个方案，根据事情的不确定性和突发性，或者是怎么样更加的合理又能够提高效率，最终选择最佳方案。现代管理学界有种看法，若某件事情只有一个方法，则此方法大半会是错误的方法。 （四）秘书工作方案的自我评估 当秘书提出各种可行性方案之后，还要对各种方案进行评估，优缺点的分析，主要考虑以下几点： 1.要特别注意发现每个方案的制约因素和隐患。 2.不同方案风险因素的综合比较。考虑不同方案中不同因素的不可克服性和可避免性进行比较。 （五）选定工作方案 根据对不同方案的评估结果，选出最优方案。 在重视这些具体的计划步骤的同时，秘书的计划工作还应该包括：日计划、周计划、月计划、季度计划，甚是年计划等，运用这些步骤对这些计划科学的制定。 二、秘书的组织工作 日常生活中，秘书往往会代理领导进行一些组织工作，比如安排会展、组织会议，这就需要秘书要有较强的组织能力。秘书在代理领导组织完成一项工作中，必须考虑到各部门的职能和优势，各部门工作的特点，甚至是每个工作人员的性格、气质等个人特点，合理的进行团队组合，平衡好不同组织之间的利益，公平合理的进行工作安排，明确的规定出权利和责任，以及不同部门之间的合作关系。明确不同部门在整个团队的角色，而不能一把抓，要有重点、抓关键。确保团队的整体优势和工作的顺利进行。 三、秘书的协调工作 协调是管理的一项重要职能，也是花费时间最多的工作，协调包括对内和对外的协调，对内协调的核心是沟通，正确的解决矛盾冲突，和谐内部关系。对外协调的核心是公关，处理组织与其他组织之间的关系。作为领导助手沟通能力和公关能力则成了秘书非常重要的工作技能。 （一）秘书要有敏锐的嗅觉，及时的发现组织当中隐含的矛盾冲突和已经爆发的矛盾冲突，及时的汇报领导或者是主动解决。这就要求秘书必须掌握一些重要的解决冲突的方法。下面我主要就根据现代管理学中的一些解决矛盾冲突的方法，谈谈秘书在面临矛盾冲突时候应该怎样做？ 1.调解法 对于已经爆发的矛盾冲突，秘书工作人员应当充分倾听双方意见，了解情况，摸清双方分歧所在，然