秘书基础课件：《秘书基础》第三章.pptVIP

寄发邮件时，哪些物品是要限寄的？ 想一想 3.11.3 电子邮件的收发管理 在信息化的今天，电子邮件能否取代传统邮件？ 讨论交流 (1) 电子邮件的使用 电子邮件的使用已经很普遍，也是秘书工作的一项内容 不管对内还是对外，都不能发送与本人工作无关的邮件 发送电子邮件时要保存草稿，以备查考，为工作提供方便 （2）电子邮件的整理 经常清理和删除 建立“通讯簿’ (3) 电子邮件的安全设置 单击“工具”菜单 单击“选项”命令，打开“选项”对话框 单击“安全”标签页 知识讲解 与传统邮件比，电子邮件的优势在哪里？有不足吗？ 想一想 工作日志与时间表有什么区别？如何利用工作日志服务于我们的工作？ 想一想 3.9 办公室信息工作 3.9.1信息工作的内容与要求 如果你是谭红，你将通过哪些途径收集所需信息？ 讨论交流 1.信息工作的内容 所谓信息工作，是指对人类社会信息活动的各种相关因素进行科学的计划、组织、控制和协调，以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。信息工作是秘书的一项常规性工作。在辅助决策过程中，秘书必须具有一定的信息理论知识，如信息收集、信息处理、信息输出、和信息反馈的方法等。 知识讲解 2.信息工作的要求 1．准确性 即信息的内容要准确无误，真实可靠。 2．及时性 即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。 3．全面性 即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。 4．适用性 秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，处处以是否适合不同单位、不同层次的决策者的需要为出发点，在信息的投向上有针对性，区别对待。 知识讲解 3.9.2信息工作的程序 信息收集时可以选择哪些渠道? 讨论交流 1. 收集 信息收集的内容 信息类型 信息内容 内部信息 本单位的工作安排部署；本单位的重要工作进展情况等。 上级信息 党和国家的方针政策及有关法规；上级机关的指令性公文等。 平行信息 不相隶属的单位的来往的文书材料，相互交换的信息资料等。 社会信息 社会公众对本单位的意见和要求，以及最新的社会动态等。 国际信息 世界环境的发展变化信息。 知识讲解 （2）信息收集的渠道 收集 渠道 内容 特点 剪报 是对有用的报刊信息进行组合、编辑，将资料专题化、集中化的信息产品。 成本低、信息量大、但信息零散、缺乏时效性。 索引 是将文献中具有检索意义的事项按照一定规律有序编排起来，以供检索。 二次信息开发， 查找迅速。 目录编制 是指将相关信息，按照一定次序编排而成的报道文献的工具。 二次信息开发， 信息量大，便于查阅 文摘 是对信息摘要其主要内容以便全面展示的方法。 篇幅短小，内容客观，不加评论和补充注释。 信息 资料册 包括产品资料信息、产品销售信息、求购信息等。 便于了解行业现状. 简讯 是用概括的语言报道最新动态信息的三次信息产品。 精炼简短。 调研报告 是在调查研究的基础上经分析研究得出的能真实反映事件本质特征的信息产品。 属于三次信息开发，综合性大。 面对大量信息,如何筛选？ 讨论交流 2. 筛选 从大量繁杂的信息中提取、挖掘有效信息，剔除失真、无效信息，对提高信息的准确性和利用率是很重要的。筛选信息的具体要求有： (1)重要，重大信息是指关系全局的重要信息，包括政策性、思想性、动态性的信息。 (2)新颖，新颖就是信息中所反映的问题或提出的观点有新意。 (3)准确，准确是信息的生命。准确就是要真实、全面地反映客观事物及其本质特征。 (4)完整，完整是指一篇信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。如事件还在进行或事故尚未处理，应交待明白。 （5）及时，这是由信息时效性的特征决定的。由于社会动态发展变化快，秘书在筛选信息时，一是不要延误，二是要注意反映事态发展的时间连续性。 3. 加工 信息的加工就是对信息从总体上进行系统的归纳、整理，分析研究，综合处理，或者从中找出重要课题进行调查研究，最后形成比较系统、比较丰富的信息。加工后的信息应有利于决策者把握全局情况，有利于领导人发现规律性的变化或倾向性的问题，有利于领导人预测未来，适时作出科学决