关于规范公文格式的实施办法.doc

新聚仁机构文件 聚发〔2011〕016 号 签发人（总裁）：李嘉政 关于规范文书制作格式的实施办法 一、目的 随着公司发展，规范的文书制作日显重要，而且公司与相关单位（如政府机关、科研机构等）之间传递文书的机会也越来越多，而文书的规范体现着公司的形象、人员的素质和企业内部的管理水平。为使新聚仁机构及其所属各公司的文书制作做到标准化和规范化，充分发挥文书的传递、沟通和作为工作执行依据的作用，确保和增强各项工作的可追溯性，公司在参照国家统一公文格式标准的基础上，本着“标准、美观、效率、实用”的原则，特制定本《实施办法》。 二、适用范围 新聚仁机构所属各公司全体人员 三、文书制作的标准与管理 1、公司内部使用的、发送方向由下而上的文书。 1-1 由公司各部门制作并发送给公司领导的和由各公司制作并发送给集团公司领导或集团公司有关职能部门的各类文书，例如：“计划”、“总结”、“请示”、“汇报”、“建议”和“报告”（营销业务、研展和企划部门的提案、分析和可行性研究报告例外）等，必须按公司规定的文本格式打印或书写（此类文书的标准文本格式见附件2和3）。 1-2 文书发送前，必须经所在公司或部门的第一负责人同意并签字后方可发出。签字一般以签在文件的“落款”处为宜。 1-3发出的文书必须由各所在公司办公室（行政部）的文员和文书提交部门负责人或文员备份留底备查。 2、公司内部使用的、发送方向自上而下的文书。 2-1凡因工作需要，以公司或公司有关部门的名义，向各公司或各部门发布的各类文书，例如：“通知（简易事项的通知例外）”、“通报”、“决定”、“规定”、和“实施办法”等，制作前必须到办公室（行政部）办理登记、编号手续，并按公司规定的文件格式打印（此类文书的标准文本格式见附件1）。 2-2文书发布前，须经公司总经理或其授权人同意并在规定的签发人处签字后方可发布。签字一般以签在文件题目的右上角为宜。如在“重要决定”、“人事任命”等文件上的签字，以签在文件“落款”处为宜，如“总经理（签字）：???”。 2-3发出的文书必须由各所在公司办公室（行政部）的指定文员和档案管理员处备份留底备查。 2-4“协议”、“合同”、“备忘录”和“会议纪要”等文书制作与管理例外（适当时另行规定）。 3、跨越本公司的（向上级公司或社会其它有关方面报送）的文书 3-1凡以公司或公司综合部门——总管理部（办公室或行政部）的名义向上级报送的各类文书，例如：“计划”、“总结”、“请示”、“报告”和“汇报”等，必须由总管理部统一办理登记、编号手续，并按公司规定的文件格式打印（标准格式见附件1）。 3-2文书发布前，必须经公司（集团）总经理同意并签字后方可报送。签字一般以签在文件题目的右上角规定的签发人处为宜。 3-3对外报送的各类文书必须由总管理部（办公室或行政部）的文员和档案管理员备份留底备查。 四、对制作文书的其它规定 1、对任何文件、便函和资料等文书制作的一般要求。 1-1任何文件都要有比较明确的题目，如《关于?????情况的说明》。 1-2要有文书制作者的落款名称，如“集团人力资源部”或“上海聚泰房地产经纪有限公司”。如果文件发送至本公司以外单位的还应冠以本公司的全称，如“新聚仁机构人力资源部”或“新聚仁机构-上聚泰房地产经纪有限公司”或“上海聚泰经纪有限公司人事行政部”等。 1-3要有制作和提供文书的完整日期，如“2004年3月18日”，不能只有月、日没有年份。年份不能简写，如“1910年”不能写成“10年”，如果把这种年份记载法的文件作为历史资料保存下来，几百年后，如果有人查阅这份文件时就不知道是在哪个世纪发生的事了。 1-4如果是“通知”式的文书一定要有明确的受文方的对象（人员或部门）。自上而下式的如：“各位员工”或“各部门负责人”或“集团所属各地各公司和集团各职能部门负责人”和“各公司档案管理员”等；由下而上和平行式的如有“集团公司董事长李嘉政先生”、“集团上海聚泰经纪有限公司总经理任颂然先生”、“集团公司总管理部”、“人力资源部总经理李中亚先生”、“张陈总工程师”。 1-5文书题目与正文的距离、正文的段距和行距一定要有区别和变化。一般以行距为基础，段距大于行距，题目与正文的距离大于段距（详见附件2）。 1-6文书字体和字号的选择与组合。文件正文字号一般选择“小四”或“五”号为宜；正文中小标题应大于正文字号一档为宜；文件题目大于正文字号二至三档为宜，如正文字号为“小四”号，其题目字号为“小三”或“三”号。 1-7文书行距的选择和建议。为了既使文件篇幅美观，又能节约纸张，如果文件内容只有一半A4纸的文字容量时，其行距以“多倍”或“2倍”为宜；如果文件内容半页以上至1页内的文字容量