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档案管理培训 总裁办 二○一二年四月十三日 山东 * * 内 容 一、归档文件整理要求 二、档案管理系统的应用 一、归档文件整理要求 1、术语和定义 2、职责 3、文件归档要求 1、术语和定义 管理类文件，是相对于技术性文件而言，由公司各部门在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理过程中形成的管理性文件。 归档文件整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2、职责 职责分明、责任到人 档案室负责归档文件的分类、编号、编目、装盒、排架等工作，并对各部门进行业务指导。 兼职档案管理员负责本部门归档文件的收集、整理（装订、排序）、保管期限的划定、档号章的填制、归档文件档案管理系统的录入工作。 各岗位分别进行档案收集、整理工作的，兼职档案管理员应履行协调、指导、协助、督促的职责。 3、文件归档要求 文件资料整理归档的程序 收集 划分保管期限 分类 修整装订 排序 录入 归档章填写 备考表 装盒 办理移交 3、文件归档要求 3.1 归档文件的收集范围 上级文件：会议材料、主管业务并要求执行的法规性文件，上级领导视察本单位工作时形成的指示、讲话、录音、录像等，代上级机关草拟的文件、上级转发本单位的文件（含刊登本公司文章的报纸、刊物） 本级文件：会议文件，计划总结，各项业务管理、工作活动中形成的文件材料、调查报告、协议合同等，各种规章制度、标准、流程文件，各部门人员因公外出开会、学习、参观、出国考察所获得的各种载体资料及本公司荣誉奖励、出版物等 3、文件归档要求 3.1 归档文件的收集范围 同级机关和非相隶属机关文件材料：非主管业务但要执行的法规性文件，对本单位检查形成的文件，与本单位联系、协商工作形成的文件 下级机关文件材料：重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等材料，重要科技文件材料，法规性备案材料 3、文件归档要求 3.2 归档文件的价值鉴定 按照文件价值大小，参照《各部门归档文件范围、类别及保管期限表》对本部门文件进行保管期限划定。 公司管理类文件可划分为永久、定期两种保管期限，定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。 对文件进行保管期限划定时应注意做到： a、注意文件材料之间的联系，防止孤立地划分其价值。 b、考察内容，防止单纯从形式上区划分其价值。 c、研究文件的作用，防止片面地看其价值。 d、考虑长远需要，防止静止地看问题。 3、文件归档要求 3.3 文件整理内容和要求 归档文件整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的分类：经营管理类、生产技术管理类、行政管理类、党群工作类（管理类档案），可参照《各部门归档文件范围、类别及保管期限表》进行分类。 归档文件的整理单位是“件”，一般每份文件为一件，文件正本与附件、原件与复制件、来文与复文为一件。不能把同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起。每件文件用铅笔在右下角编写页码（A4左边装订的右下角），如材料是双面，两面都要编写页码。 3、文件归档要求 3.3 文件整理内容和要求 归档文件的修整与装订： 文件修整：修裱破损文件、复制字迹模糊或易退变的文件、超大纸张折叠、去除易腐性金属物。 装订：a、件内文件排序：正文前，附件后；原件前，复制件后；批复前，请示后；中文前，外文后；文书处理单在后 b、装订：采取左上角和左侧装订两种方式：左上角装订应将左、上侧对齐；左侧装订应将左、下侧对齐。 c、拆除金属物：每件文件除按规定在左上角和左侧装订外，其它订书钉等易腐性金属物必须拆除。 d、装订方法：永久保存的文件可使用不锈钢钉装订，定期一般采用普通订书钉，较厚文件可使用“三孔一线”式装订。 3、文件归档要求 3.3 文件整理内容和要求 归档文件的排列： 排列原则：即事由原则，同一事由的相关文件应当按照时间顺序结合重要程度排列在一起。 排列方法：可分两步：第一步先按照事由原则将同一事由的文件按照一定的顺序排列起来，可按形成时间、重要程度、形成者或者问题进行排列；第二步再将不同事由的归档文件排列起来，其方法有多种：一按形成时间先后顺序，二按事由重要程度，三按形成者承办者分别集中排列，四是按不同问题分别集中排列，五是会议文件、统计报表等成套文件集中排列。 3、文件归档要求 3.3 文件整理内容和要求 归档章的加盖填写：归档章的位置应在归档文件首页上端居中的空白位置，重要文件需保持原貌的，可在文件首页前另加附纸页加盖档号章。 加盖档号章要端正，不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。填写应规范、准确，字迹清楚、工整。 3、文件归档要求 3.3 文件整理内容和要求 装盒：按照件号的先后顺序装盒，不同类别、不同保管