ConductingTeamMeetings.pptVIP

Conducting Team Meetings Yipsir (.hk) Conducting Team Meetings 會議的功能 傳遞消息最快捷和有效的方法。 透過意見交流、質問、集思廣益，以達到更踏實，創新和有效的決議。 透過開放、坦誠的討論，協調不同的觀點和意見，疏導高漲的情緒，增進彼此的關係。 傳達知識、作為訓練的課程。 增強個人的責任感和對團體的歸屬感。 會議的類別 非正式的會議：無人領導討論的會議 / 集會。 半正式的會議：人數較少的委員會會議，學習小組，訓練課程中的小組集會。 正式的會議：有嚴謹的會議程序的集會，如立法會會議、業主立案法團會議、機構職員會議、商業會議、國際會議等。 常務會議之形式及程序 檢定出席者是否乎法定人數。 審核並通過上次會議紀錄。 上次會議至今，期間所舉辦過之活動報告及檢討。 各幹事工作報告。 商討及議決事項(計劃進行及工作分配)。 其他事項 (提議，意見補充)。 商討下次會議日期、時間、地點。 散會 領導小組會議之事前準備 會議日期以能方便大多數會員。 製定會議程序大綱 ─ 議程。 通告應於會議前兩星期發出，並於會議前三日內再致電提醒各組員。 會議選擇地點以寧靜、交通方便為合；過於擠迫、嘈吵的地方不宜舉行會議。 早上及下午三時前後為召開會議最適合時間，晚上會議不宜超過十時。 假若商討的內容需要預先徵詢組員意見，則需於會議通告內詳加附註，並於會議前把有組員回應的資料整理好。 於會議前審閱上次會議紀錄。 如有可能，可邀請第三者：導師或有經驗人士發表對討事項之意見。 預先籌備會議後之茶聚、遊戲節目等等。 安排大家圍坐，使大家能互相看見。 會議過程 會議由主持人就坐，並宣佈正式開始。 開始時，主持人多謝大家的蒞臨，然後簡介會議的主題、目的和當日的程序等。 按照程序逐一討論。 如有表決的情況，通常是採用舉手的方式表示。 如講者或代表發言者超時，不妨遞便條或打手勢請他注意。 最後總結討論的內容 訂定或宣佈下次開會日期及散會。 Activity 3 Role Play on Conducting Team Meeting Observer’s Evaluation Sheet LTM/20328/S8/A3 Instructions Seven students role play a team meeting according to the characters assigned. The rest to complete the observer’s evaluation sheet and give feedback after the role play. about 30 minutes. You are members of the Drama Society of City University of Hong Kong. Today, you are holding the third meeting and the purpose of which is, to think of ways to attract more membership into the Society. Members of the last meeting had agreed to discuss this issue would bring along ideas to explore at this meeting. Your job is to run an effective meeting. Observation sheet Debriefing To share their feelings/thoughts about the group experience; Discussing with the class as how the group could be better handled Highlight some possible strategies/tactics. Ramber (散漫者) Why Talks about everything except subject. Uses farfetched (牽強的) analogies, gets lost. What To Do When member stops for breath, thank him/her, refocus attention by restating the relevant points, and move on. Grin, tell him his/her point to blackboard and in friendly man