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业务助理工作流程及跟单、验货知识 贝林：张慧 2014年8月12日 一.业 务 工 作 流 程 客户询价 我司报价 沟通协商（议价） 达成协议，签订正式订单（销售合同） 下单给工厂（采购合同） 工厂备货（产品生产） 验货（质量监控） 订舱 （租船订舱，运费） 报关 （发票，箱单，报关资料） 结算（收汇，工厂开票及工厂货款结算） 退税, ISO 9001，退税备案 业务部： 开拓市场，负责与客户进行沟通协调。 在前阶段对客户的询价，我司作出相应的报价后，收到客户订单，业务员进行审单，包括：价格、质量要求、交货期、付款条款、运输方式等。审核无误后交采购部。 采购部： 与工厂协调，签订采购协议。 按客户的产品要求和交货期制作采购合同，并与工厂签定采购协议。采购部将客户订单和采购合同交单证员制单，并交验货组安排验货。 物流部 配船、制单、发货等 1、单证员审单：客户订单、工厂采购合同的交货期、付款方式、包装打字等。若L/C，应对信用证条款进行审核，检查有无我们无法办到的条款和所需单据。若前T/T，确保预付款已经到帐。 2、单证员根据客户交货期，跟踪工厂备货情况，并确保出货前验货已检验放行。 3、选择货贷公司或船公司，租船订仓。 4、制单 制作商检单、报关单、发票、装箱单等。 收到进仓通知，通知工厂发货数量，包装要求，唛头、进仓时间等，安排货物进仓待发。 船公司报关开船后，进行提单确认。单证员认真核对，及时修改，确保提单正确无误。 按价格条款制作保险单。 按客户要求和国别制作产地证FORM A 或C/O。 L/C（或D/P）所需的其他单据。 5、销售、统计交单，押汇。 6、传真发票、装箱单、提单正本复印件给客户，寄结汇单据。 7、收汇、退税,备案等。 品保部、技术研发部、 产品生产过程中的检验 保证产品质量，验货放行 画图纸 生产工艺的合理化建议 新产品的设计及研发。 其他部门： 行政部 财务部 后勤部门 等等 二、业务助理的重要性 业务助理是保障公司销售部门正常运转，方便销售部门制定销售计划和实现销售目标必不可少的岗位；是为公司销售部门提供后勤服务，为业务人员提供必要协助的岗位，提高业务人员的工作效益。业务助理素质的高低和处理业务的综合能力直接影响销售部门的整体业绩和公司形象。业务助理对上是业务经理，是业务经理信息来源和整理的重要帮手，是帮业务经理处理业务锁事的人物。 三、 业务助理的工作职责(1) 1、接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。 2、协助业务人员进行订单制作、跟单、样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。 3、处理制作业务员交给的报表，单据，文件，资料等。 4、受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务人员处理。 三、 业务助理的工作职责(2) 5、定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介绍公司的企业文化，让客户更加信赖公司的产品。 6、每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不满意的情况并总结出来，为公司后期改进和制定方案作参考。 7、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。 8、及时提出合理化建议，针对在外出差的业务员，电话跟踪咨询是否有需要提供帮助。 9、配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。 四.业务助理、跟单需具备的知识、技能 1.要有良好的心态 对业务助理而言，则是对业务经理负责。 从发展来说，业务助理是一种经历，是独立担业务的有效过渡。 2.要有强烈的责任心 3.做个有心人，熟悉产品。掌握了产品知 识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松，赢得客户的信任和工厂的尊重。 4.专业知识技能：客户对产品质量的要求,生产流程。 5.单证知识。 客户信息（国家，港口）； 是否投保信用保险。 产品的质量要求； 合同交货期； 运输方式（by sea;by air)； 成交方式(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW) 6.英语基础：看懂客户订单信息 客户信息（国家，港口）； 7.沟通谈判能力：同工厂的沟通，同货代的沟通。 8.细致。 形式发票（PI) 交货期（起运日期；到港日期） 收汇方式（预付；T/T;D/P;L/C) 币别(USD,EUR) 信用保险:国家；规模。 DDU Delivered duty unpaid 未完税交货(……指定目的地) 是指卖方在指定的目的地将货物交给买方处置,不办理进口手续,也不从交货的运输工具上将货物卸下,即完成交货。 DDP: Delivered duty paid(DDP) 完税后交货价(简