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秘书论文高级秘书为决策服务的特殊技能 秘书论文高级秘书为决策服务的特殊技能 　　 　　本文所讲的高级秘书的“高级”一词，是一个模糊词语，既不是指秘书为之服务的上司的级别很高，也不是指秘书本人的级别很高，而是一种泛指。概言之，包括高级领导人身边的某些机要秘书、其他领导机构中主要为决策服务的秘书长、办公厅（室）玉任和一部分行政秘书、文字秘书，这些秘书人员的主要任务是为领导决策及其贯彻服务。对他们的技能素质要求，仅仅采取平行排列若干条如“懂外语、会电脑”或“能写文章”的方工是不够的，而需要深入地研究，特别是要研究他们应有的某些十分有用的特殊技能。试简述如下。 　　一、思维敏捷，快速成文 　　秘书仅仅会写文章，或能写一手好文章是不够的，还必须思维十分敏捷，具有快速成文的技能。这是因为我们的时代是一个竞争的时代，决策的形成不能怠慢，秘书行文也必须抢速度。加之领导机关常有紧急事项，要求秘书尽快写出公文来，一切公务文章都是有时间性的，而不同于作家写小说，可以自由安排时间，《红楼梦》甚至可以披阅删改一辈子。古人讲的：“下笔如神”、“倚马可待”，对秘书来说并不夸张。就以政党情况下某些重要会议的简报工作为例，会议下午点半休会，而简报必须在黎明开会前送到领导人的手上，以便及时指导会议继续进行。试计算扣除审定、打印、校对、装订、分发、递送等时间外，留给秘书选材、加工、写成信息简报的时间，可见是很急很少的了。而且不可能集体创作，也不允许返工，一误了时间就只能作废。在秘书写作实践中，要求快速成文的情况是很多的。文章有大有小，内容有多有少，而“快”是最基本的要求。比如说上级要求的材料、下级的紧急请示、领导人明后天的讲话稿、兄弟单位的事务联系信函，都不允许慢腾腾地写。秘书的快速成文，有些类似于新闻记者，不同的是秘书写的文章关乎领导决策，往往有很强的政策性，写作的被动性也很强，随意性很少，应当说难度大得多。 　　怎样才能做到快速成文呢？一般关于写作求快的练习方法，这里不去讲，只结合秘书写作实际，提出点： 　　⒈准确领会行文意图。秘书快速成文的前提，是要准确领会行文的目的意图。这样，才能思维清晰，逻辑清楚；收集资料适当够用而不漫天收集，浪费时间、精力；防止写出反返工，返工是写快速文章的失败，一返工自然就快不了。如果所写文章较长，领导意图较难吃透，也可先快速写出提纲来，请领导审定，以加深对意图的准确理解。 　　⒉使用快速写作手段。一是要学会用速记符号起草初稿、二稿，二是使用办公自动化设备，睚打自印，自校自改初稿，也比手写请打字员打快的多。⒊学会个性自己的文章。如果秘书写的文章总要别人去改，那是绝对快不了的。能否改好自己的文章，是写作能力成熟的志。 　　二、高度认真，鉴别真伪 　　秘书为领导决策服务，靠的是信息。这就必须十分重视信息的真伪，防止虚假信息误导领导错误决策。决策的错误，常常是最大的错误。 　　⒈鉴别资料真伪的基本方法 　　秘书区别资料真伪的基本方法，可概括为点：一是看有无客观物证，有客观物证的资料真实性大，虽然不是绝对的。二是看直接来源还是间接来源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是看资料提供者的利害关系，比如西部大开发中的建设问题，基层可能埋怨上级重视不够，支援不少；上级可能认为基层思想不解放，缺乏自力更生精神；再如管理高层，工商强调管理，税务强调收税，公安强调治安……等等，各家的信息资料都会不同，都会有意无意地为本单位利益服务。四是多方对比，可以比出矛盾，比出疑点来。五是交群众检验，例如这个单位有无贪污浪费，领导是否得力，总有群众敢讲真话。六是交实践检验，如市场是否繁荣，城市是否卫生，交通是否畅通，治安是否良好，都可以去看一看，比看报告要可信得多。某地区有无石油、天然气，可以查资料，问专家，但最终的办法还是打几口井探测一下。 　　由于秘书调查研究、处理信息的许多内容都属于社会信息而不是技术信息，缺管精确定量定性的依据，有时其真伪区别很大，必须认真负责鉴别真伪，去粗取精，去伪存真，才能为正确决策服务。 　　⒉鉴别hX资料真伪的重点 　　主要是抓报喜不报忧，与报忧不报喜两种倾向。这是历来领导人多次强调的，对于秘书来说，是常识问题，就不再详述了。 　　⒊鉴别资料真伪的难点 　　秘书区别信息资料真伪的难点，常遇到的有两个领域的问题： 　　第一、数据的鉴别问题。在以经济建设为中心的时代，秘书及其领导人在工作中，常常遇到大量的各种数据，用以说明问题，定量分析，总结成绩，计划未来。如何鉴别数据，就成为秘书的一项难点。试看下面十例： 　　（）某县今年再发动群众植树造林亩，绿化面积连续十年每年增加； 　　（）全国×、×年死亡人口各余万人； 　　（）某厂某产品品牌价值经估算为亿元； 1 2 下一页