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“会议”及“会议纪要编写”有关规定
洛 阳 金 诚 建 设 监 理 有 限 公 司
JCGL-15-2004
“会议”及“会议纪要编写”有关规定
2004-03-10发布 2004-03-10实施
批 准: 编 制: 王光立
“会议”及“会议纪要编写”有关规定
1、目的
为使“会议”、“会议纪要”制度化、规范化,不断提高监理工作水平,满足顾客要求和公司发展要求,制定本规定。
2、范围
适用于公司所有项目监理部。
3、职责
3.1第一次工地会议,由建设单位主持召开。监理部负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要,组织与各方在会议纪要上签认,以及会议纪要的发放。必要时,应提前和与会各方沟通会议内容,以便准备。
3.2工地例会(监理例会)、专题会议
总监(代表)或由总监委派专业监理工程师组织并主持召开;同时负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要,组织与会各方在会议纪要上签认,以及会议纪要的发放。
3.3安全文明施工检查会议
总监(代表)或安全员负责组织并主持召开,同时负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要,组织与会各方在会议纪要上签认,以及会议纪要的发放。
3.4总监(代表)认为需要公司领导参加的会议,由总监(代表)于会前向公司报告相关情况,由公司决定。
3.5参加由甲方或其它单位组织召开会议的人员,应做好会议记录,会议内容应及时向相关人员传达并落实。
4、程序
4.1会议种类
⑴第一次工地会议;
⑵工地例会(监理例会);
⑶专题会议;
⑷安全文明施工检查会议;
⑸其它会议;(如业主召开的会议等)
⑹监理部内部工作会议;
a.内部工作例会;
b.工地例会专题会议等会议召开前内部准备和统一认识会议;
c.内部专题会议;(如专业会签会,监理备忘录等)
d.公司召开的内部工作会议;
本规定仅对上述⑴、⑵、⑶、⑷类会议做出规定,⑸、⑹两种可参考本规定执行。
4.2会议程序及内容
见附表1《会议程序及内容》
4.3会议及其纪要的重要性
a.会议及其纪要是做好监理工作的重要手段;
b.会议纪要是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)规定的28种监理资料之一,是监理工作重要依据之一,是归档监理资料之一;
c.会议纪要中的一些“决议”是合同的组成部分;
d.会议纪要是参建各方行为的依据之一。
4.4“会议纪要”编写基本规则
⑴会议纪要编写依据:
a.会议记录;
b.与会各方达成共识的事项;
c.有关法律、法规、标准、规范、设计文件和合同约定。
⑵会议纪要主要内容应是“会议决议”。决议就是会议议定的事项,应逐条写明确,并落实到单位、负责人,明确工作内容和工作标准以及时限要求。若会议决议对原设计和合同 有重大修改时,应另行按有关程序进行(工程变更)。
⑶鉴于会议纪要的重要性,会议纪要应内容真实、用语准确、简洁,篇幅不宜太长,条理清楚,重点突出,责任明确,便于检查落实;
⑷不能以会议记录代替会议纪要。权威人士发言,需要时应经整理后写入纪要;
⑸会议纪要应写明时间、地点、主持人姓名、参加人姓名、单位(职务);
⑹时限要求应具体,避免使用“尽快”、“抓紧”等词;
⑺会议纪要应有与会各方代表的签认;
⑻会议纪要编写,应有编审制度,原稿上应有编制人、审核人签署(纪要必须经总监审核);
⑼及时发放和管理。
4.5会议纪要格式(见附表2)
共分五栏,第一栏:标题栏;第二栏:时间地点、参加人员栏;第三栏:主要内容栏;第四栏:会签栏;第五栏:整理发放单位栏。
5、引用文件
《建设工程监理规范》GB50319-2000
《监理资料管理、归档办法》JCGL-01-2004
附表1
会议程序及内容
会议
程序 第一次工地会议 工地例会 专题会议 安全文明施工检查会议 时间 工程项目开工前召开 每周一次(需要时可增减) 及时召开(遵守时限要求) 每周一次(需要时可增减) 会议签到(参加人员) 参加单位及人员:
建设单位(指挥部全体)
承包单位(项目部全体)
监理单位(监理部全体) 参加单位及人员:
建设单位(主要人员)
承包单位(项目经理、技术负责人等主要人员)
监理单位(总临(代表)及主要人员)
需要时可邀请相关单位 参加单位及人员:
建设单位(相关人员)
承包单位(相关人员)
监理单位(相关人员)
需要时可邀请相关单位 参加单位及人员:
建设单位(相关人员)
承包单位(安全负责人等)
监理单位(安全员或总监)
需要时可邀请相关单位
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