浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计(叶铠).doc

华南师范大学增城学院 课 程 论 文 题目：浅谈企业采购与付款的 内部控制制度设计 课 程 名 称 企业内部控制 考 查 学 期 2010/2011学年 第 1学期 考 查 方 式 课程论文 姓 名 叶铠 学 号 070324202 专 业 财务管理 成 绩 指 导 教 师 凌辉贤 浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计 摘要：随着社会主义市场经济的发展，建立和健全内部控制制度，在企业的经济活动中，采购与付款业务是企业生产经营管理中的一个主要环节，内部控制。的现状采购与付款在企业的经济活动中，采购与付款业务是基本业务，是企业生产经营管理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础对降低企业采购成本，防范不法行为，规避经营风险，提高经济效益有着深远的意义但由于企业内部控制的不健全，企业采购与付款业务中易出现的弊端包括盲目采购、个人或部门收受回扣、货物质量控制不严、采购款流失以及采购成本记录不实等。建立和完善企业的采购与付款的内部会计控制制度，加强企业的内部管理已经变得越来越重要。一、目前的现状近年来从大量新闻媒体的报道中可以看到，商品采购是经济领域中容易滋生的温床之一，一些违法者钻内部控制缺失的空子，徇私舞蔽、损公肥私，侵吞企业财产。如原宝安县某区一民政助理员，在某区农工商信托公司任采购员期间，串通某商场经理，在向该商场购人4000打尼龙伞时，要经理在开发票时每打提高28．065港元价款，他从中贪污112000港元；再如深圳市新光牛奶联合公司某借调干部，来深圳不满一年时间，利用采购云耳和菊花之机，以许给介绍生意一方3％的手续费为诱耳，勾结对方炮制虚报价款的发票，从中贪污15000元。，普遍现象，使整个企业的经济出现运行不良并陷入困境。 “好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，导致品类结构比例严重失调可乐单品的库存状况恶化验收“一切正常”的字样下签了名，导致了后来的问题。 3、记账问题 这个问题一般表现在未发生的采购业务被记帐，退货和折让的记录不实，存货和负债的低报，账户余额不正确，监守自盗。经常导致应付账款的编制可能依据虚拟的交易，应付账款所记载的会计科目及交易事项不实，应付账款未予入账，已进仓的货单未记账等问题。如某企业总经理指使财务人员将“实收资本”更改为“应付账款”，以后再借机填平了该笔款项。 4、付款问题 付款问题一般表现在付款给非供应商，支付了未经核准的采购，重复付款，开具支票未及时入帐，支票记录可能发生错误，未定期与供货商核对帐目。这容易引发货款支付业务没有记录，导致负债和资产的高估，错误付款，资产流失，企业内部人员贪污等问题。如利用支付正常的施工费，涂改付款签单，虚加金额，在取得总经理签名后，将单子分别交给公司各相关部门的负责人审批，再从公司财务部开取支票，最后达到套取虚加金额的目的。 三、企业采购与付款业务内部控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统，加强请购、采购、验收、付款关键点的控制；实施采购决策环节的相互制约和监督机制。企业采购与付款内部控制设计 岗位企业应建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约并形成有效监督。在采购与付款业务中，需要分工的岗位有：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的拟订、审核与审批；采购、验收与相关会计记录；付款申请、审批与执行。总之，不能由同一部门或个人办理采购与付款的全过程。 请购与审批请购与审批控制仓库、生产部门提出请购申请，编制请购单，根据请购单进行授权审批，每张请购单必须经负预算责任的主管人员签字批准。请购单一式三联，注明请购部门名称、规格型号、数量、到货日期及用途等内容，经仓库、生产部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购。 采购部门在发出订货单前，应考虑顾客需求信息和仓库库存量。此外，也应从企业资金占用的角度考虑，用经济订货批量解决这个问题，使仓库库存达到最佳。采购部门对经过批准的请购单发出订货单，列明该批拟采购名称、规格型号、数量、单价、计量单位、质量要求、交货期、必要时注明交货运输方式、执行的标准、其他要求、付款方式。