Word文字处理的技巧.doc

Word文字处理技巧 ?1. 去除页眉的横线方法两则在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果这条横线影响你的视觉，这时你可以采用下述的两种方法去掉：用第一种的朋友比较多，即选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选项设为“无”，“应用于”处选择“段落”，确定即可。第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。2. 在Word中快速选择字体为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在 Word 的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项 “ 自定义 ” 。然后在出现的自定义编辑界面中选中 “ 命令 ” 选项卡，再选择 “ 类别 ” 中的 “ 字体 ” 项。最后从右边列出的 Windows 已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。3. 用Word实现快速隔行删除先 将全文复制 Word 中，按 Ctrl+A 键全选，再选择 “ 表格 ” 下拉菜单中的 “ 转换 / 文字转换成表格 ” ，在弹出的对话框中，将 “ 列数栏 ” 定为 “2 列 ” ，将 “ 文字分隔位置 ” 选为 “ 段落标记 ” ，确定后便出现一个 2 列 n 行的表格，再全选表格，右击鼠标 “ 合并单元格 ” 。4. 清除Word文档中多余的空行如果 Word 文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以得用 Word 自带的替换功能来进行处理。在 Word 中打开编辑菜单，单击 “ 替换 ” ，在弹出的 “ 查找和替换 ” 窗口中，单击 “ 高级 ” 按钮，将光标移动到 “ 查找内容 ” 文本框，然后单击 “ 特殊字符 ” 按钮，选取 “ 段落标记 ” ，我们会看到 “^p” 出现在文本框内，然后再同样输入一个 “^p” ，在 “ 替换为 ” 文本框中输入 “^p” ，即用 “^p” 替换 “^p^p” ，然后选择 “ 全部替换 ” ，怎么样，多余的空行不见了吧。5. 同时保存所有打开的Word文档有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。6. 巧妙设置文档保护在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。7. 编辑长文件更轻松相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。8. 取消“自作聪明”的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。9. 巧设Word启动后的默认文件夹Word 启动后，默认打开的文件夹总是 “ 我的文档 ” 。通过设置，我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹，步骤如下： (1) 单击 “ 工具 ” 菜单中 “ 选项 ” 命令，程序将会弹出 “ 选项 ” 的对话框； (2) 在对话框中，选择 “ 文件位置 ” 标签，同时选择 “ 文档 ” ； (3) 单击 “ 更改 ” 按钮，打开 “ 更改位置 ” 对话框，在 “ 查找范围 ” 下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击 “ 确定 ” 按钮； (