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中国建筑工业出版社 《项目管理概论 》 8 信息沟通与管理 8.1 信息管理的概念 8.1.1 信息管理的重要性 项目管理理论的工作性质决定了在项目管理全过程中，项目管理本身会产生大量的信息，项目管理的许多工作也就是项目信息的收集、整理、加工、储存、传递和运用，因此，信息管理是项目管理的重要工作内容。 8.1.2 信息管理的内容 广义信息资源开发图 狭义的信息资源开发 （1）信息资源的开发和利用 8.1.2 信息管理的内容 （1）信息资源的开发和利用 信息资源开发利用流程图 8.1.2 信息管理的内容 （2）信息技术的开发和应用 信息技术的开发和应用在项目管理领域上的应用大体包括以下三个研究方向： 管理信息系统（MIS） 项目信息门户（PIP） 生命周期信息集成（LII） 8.1.2 信息管理的内容 （3）信息管理的内容 信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称，信息管理的目的是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。对于建设工程项目而言，信息管理主要是指在建设项目决策和实施的全过程中，对工程建设信息的获取、存储、存档、处理和交流进行合理的组织和控制，其目的在于通过有组织的信息流通，使项目管理人员能够及时掌握完整、准确的信息，了解项目实际进展情况并对项目进行有效的控制，同时为进行科学决策提供可靠的依据。 8.2 信息分类与编码体系 8.2.1 信息分类编码的原则 综合 适用性 稳定性 兼容性 可扩展性 逻辑性 信息分类编码的原则 8.2.2 信息分类 建设项目信息分类方法 8.2.3 信息编码体系 完整的项目信息编码 8.3 信息交流和信息流程图 信息流程图用双层矩形框表示信息处理单位或人员以及他们的工作内容，其中，上层框表示信息处理单位或人员，下层框表示相应的工作内容，双向虚线箭头表示信息的流转关系。 信息流程图 8.4 信息管理制度 8.4.1 文档格式标准化 项目信息管理的成果一大部分是一系列项目文档，这些文档几乎覆盖了项目管理所要提供的各方面信息；同时项目文档的发送人和接收人各不相同；为了便于查询和管理，对项目文档的要求是采用标准化格式，按照统一方式编排。文档的标准化是项目管理工作和成果规范化的体现。例如某会展中心的项目管理中，报表系统包括函件、日报、周报、月报和季报等形式。 8.4.2 文档管理制度 文档管理是项目信息管理非常重要的一个环节，文档管理需要解决的是“如何收集项目文档信息”、“如何管理这些处理的项目文档信息”这两个问题。一般项目文档管理需要考虑以下几个方面： （1）根据项目信息管理组织结构体系建立项目文档管理体系的人员设置以及各组织、人员的工作内容与职责； （2）项目实施过程中产生的有些信息对项目管理是有直接作用的，如函件、会议纪要等;而有些信息是在实施过程中项目参与方之间对某一问题交流的“中间”信息，只有它们的最终结果信息才对项目管理产生影响。因此，文档管理应明确定义归档文件的范围以及这些文档的收集方式，让每一位项目信息管理参与人员明确其工作范围； （3）对于每一份归档管理的项目文档信息都应该根据己经确定的项目信息分类与编码要求进行编码，实现对项目文档信息的统一管理； （4）对于一些特殊的文档资料，应该制定特殊的管理方式对其进行管理。以建设工程项目为例，特殊的文档资料包括:国内外引进技术的图纸和文件、建设方与外单位的往来文件、设计图纸与文件、设计变更文件等； （5）“项目信息中心”是项目所有信息的收集中心、存储中心以及共享中心，“项目信息中心”还应该给项目参与方提供文档的查询与借阅服务。文档管理应该明确项目文档的查询借阅制度以及权限分配； （6）所有的项目文档在项目的结束以后都需要移交。文档管理还应该明确移交的项目文档类型以及移交双方。 8.4.3 项目会议制度 会议制度是保持项目建设有效交流的手段，是在项目建设过程中及时发现问题、解决问题的重要方法。项目会议的召开有以下一些基本功能： （1）协调各参建单位之间的关系； （2）对合同执行过程中出现的问题进行协商或讨论； （3）解决项目实施过程中存在的一些客观而亟待处理的问题； （4）对工程实施进展情况进行动态跟踪检查； （5）提高团队士气和动力； （6）会议结果通知利益相关者并跟踪执行。 项目管理信息系统（PMIS）是基于计算机的项目管理信息系统，主要用于项目的目标控制，为项目目标的实现提供了强有力的帮助。 质量控制子系统 合同控制子系统 设计质量控制 施工质量控制 材料质量控制 设备质量控制 工程事故处理 质监活动档案 进度控制子系统 确定与调整项目各阶段的投资计划值； 存储与查询项目各类投资数据（包括投资计划值与实际值）； 动态比较项目投资计划值与实际