报帐之行政流程及必须注意之事项-政治大学研发处-国立政治大学.ppt

辦理經費核銷，應將原始憑證 (收據、發票、領款收據、現金領據等) 黏貼於支出憑證粘存單並與核准簽案或契約等相關文件一併送審。 掛號公文及清冊上註明清楚計畫代碼。 文件送出前，再次檢視是否有缺漏。 計畫動支經費，需先行確認所動支之項目是否已列於核定清單或計畫申請書。 有兩種以上不同經費來源分攤經費，應填具支出科目分攤表。 * 收據或統一發票須註明買受人、日期、品名、數量及金額等。(大寫金額塗改請回原店家重開) 電子發票需檢附影本，並由經手人於影本上簽名或蓋章後，併正本一起報支。 收據金額應正確，若有修改應由原開立者於更正處核章；統一發票書寫錯誤者，應另行開立。 三聯式及電子計算機統一發票：應檢送收執聯(第三聯），如有扣抵聯(第二聯)得一併附上。扣抵聯均不得以任何理由（如收執聯遺失等）單獨報支。 * 工讀金清冊一經送出即無法再修改，若有修改應重新造冊。 10/16十點起，新版公用清冊作業系統已正式上線，舊版系統將暫時只保留舊清冊查詢及修改功能。 新版公用清冊一經送出即無法再修改，若有修改應重新造冊；核銷時請檢附新的公用清冊、不得手動修改或黏貼覆蓋。 出納組建議，舊版公用清冊如需修改，仍建請另至新版公用清冊作業系統重行造冊。 代墊款和直付受款人的清冊(含工讀金清冊)需分開造冊。 清冊受領人如非該核銷案相關簽核章人員，請註明其是否為計畫內人員；如非為計畫內人員，請說明由其墊付之原因。 * 黏貼單據張數勿超過10張，依序採漸層方式黏貼，切勿將憑證買受人、買受人統一編號、日期等重要事項遮蔽，致難以判別。 用膠水黏貼，勿用口紅膠、膠帶或釘書機。 經手人與驗收人員不可為同一人。 經手人及支出憑證黏存單相關簽核章人員均需確認支出憑證之支付事實。 若因經費不足或其他因素，擬不以單據全額報支，請於發票上加註「實支XXX元」，並由計畫主持人簽名或蓋章，並確認是否與黏存單總計金額相符。 若需塗改，請計畫主持人在改正處簽章證明。 * 經手人應為計畫主持人。 日期應為實際消費日期。 「不能取得單據原因」請確實填寫。 常見錯誤態樣： 因為是國外廠商 因為信用卡付款 即使是國外廠商或信用卡付款，對方還是能提供收據的!所以請確實填寫不能取得單據原因。 * * 每年報帳同學都會更換，請學長姐要把經驗傳承給學弟妹們。 補助機關依其審計職權查核補助本校研究計畫之原始憑證，若遭糾正或剔除將會影響各計畫主持人未來計畫之申請，務請各位老師及相關助理人員確實依規定執行計畫案。 報帳程序上若有任何問題，請先上主計室或研發處網頁，尋找看看任何相關表格或規定。 若要查公文的流向，請先確認公文是否已送至主計室，並提供流通文號，再請主計室幫忙做查詢。 報帳過程中，溝通很重要。 * 主計室全體同仁 敬上 * * * * * * * * * * * * * * * * * 現金領據清冊 (人工領據) 其他相關文件 出席費之單據，應檢附出席會議紀錄或簽到資料。 * 適用對象：進行人體試驗或問卷調查等，而以現金方式支付受試者參與費、營養費、檢測費、實驗受測費、問卷施測費等相關報酬者。 參與研究之方式及支出標準需事先核准。 現金領據清冊 (人工領據) 其他相關文件 受訪者/訪員部份：核銷時請於單據上註明計酬方式。 事先核准之申請資料。 * * 範例—支出憑證黏存單及現金領據清冊 1.黏存單金額為”應支金額”合計數 2.請計畫主持人於塗改處簽名或核章。 1 0 2 0 現金領據清冊請浮貼於原領據上 * 範例—公用清冊 領據 其他相關文件 演講費報支應註明講題、時間、地點、計酬方式。 稿費、潤稿費、外文編修須註明字數、標準與計算方式，及所編修之文章名稱。 * 因研究計畫需要召開會議而逾用餐時間所提供之餐點。 開會便餐請附議程，並註明會議名稱、日期、起迄時間、參與人員等，同一項業務不得分批報銷。 誤餐時間標準： 早上8:30（不含）前辦理報到。 中午12:00（含）至下午1:00(不含)之間召開或散會。 下午5:00(含)後召開或散會。 餐費標準： A.早、中、晚餐：每人單餐以100元為限。 B.點心或水果：每人以50元為限。 C.以上擇一辦理，全日餐費合計不得逾250元。 * 項目 國內研討會報名費及註冊費 國內或國際性學 會之年費或入會費 國外研討會報名費、註冊費 預算科目 業務費 業務費 國外差旅費 * 可使用之額度請詳核定清單。 使用範圍 與計畫相關之國外訪賓之餐敘及饋贈。 同一執行機構人員(非計畫內相關人員)支援計畫研究相關會議之諮詢或文件資料之撰稿、審查等，得認定為外聘專家學者，支給出席費、稿費或審查費。 同一執行機構人員(非計畫內相關人員)支援計畫研究相關講座，以外聘人員標準支給鐘點費。 依實際研究需要，核實報支計程車資或自行駕車的油料、過路(橋)、停車等費用