无纸化办公应用功能介绍.docVIP

无纸化办公应用功能介绍 1.1 打印功能1.1.1固定、相同或类似格式文件文件提供方将相同或固定格式文件、单据等上传生成文件模版，在此模版上可以输入其它差异化内容，也可直接使用系统新建文档功能新建文档并输入相关内容，完成后进行保存；如果该文件需要文件接收方对内容进行确认，可以通过电子手写板、指纹、短信息、验证码、电子显示屏、电子签名、语音、密码、视频等形式进行。接收方确认后，文件提供方通过本系统的软件打印功能，将该文件打印成不可编辑电子文档后保存于系统中并生成此电子文件识别码，识别码包括文件链接、编号、条码、二维码等形式。识别码生成后，文件提供方将此识别码通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本软件1.4中的传送功能等形式发送给接收方，也可通过本软件1.4中的传送功能或其它形式将包含识别码的电子文档发送给接收方。如果在生成文件过程中需要接收方提供证件、文件等证明文件时，接收方可以通过本软件1.2所述的复印件功能进行调取，如需签章，可调用本软件中的1.3的电子签章功能。接收方日后可通过该识别码，在文件提供方的查询系统中查询对应文件内容。1.1.2非固定格式文件在输入相关内容后进入本软件的打印系统，自定义文档的各类属性，如需签章，可调用本软件中的1.3的电子签章功能，打印并生成具有识别码的不可编辑的电子文档，如需发送，可通过本软件1.4中的传送功能将该文件实时传送给内部或外部接收者。1.1.2打印文件的管理在每一次文件生成后，系统会自动记录文件的制作者、制作时间，主题等信息形成文件管理记录,并生成唯一的文件识别码，方便管理者日后的文件管理。1.2 复印件功能复印件功能，也可称之为“扫描件功能”或“电子复件功能”，在此，以“复印件功能”进行说明使用方法。1.2.1复印件及识别码的生成1) 将文件、证件的原件扫描或拍照；2) 上传扫描件或图片；3) 系统检测扫描件或图片是否合格；4) 如果上传文件不合格，则用户需要重新开始步骤1），2），3）；5) 如果上传文件合格，系统将会自动生成识别码，识别码包括文件链接、编号、条码 、二维码等形式。6）识别码生成后，系统通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本软件1.4中的传送功能等形式发送识别码。1.2.2 使用该文件在取得识别码后，可以通过以下方式使用识别码对应的文件1) 文件所有者直接登录系统提取文件；2) 他人或组织需要使用该文件时，文件所有者将对应的识别码提供给对方，对方通过识别码提取对应的文件；为防止非授权用户访问该文件，复印件所有者可设定相应的授权码，只有授权码正确才可以访问和提取，否则不能访问和提取；3) 用户也可通过本软件1.3中的电子签章功能在授权其他组织或个人使用该复印件时对该复印件进行签注，签注内容包括授权使用的对象，使用范围，使用时间等信息；4) 用户也可通过本软件1.4中的传送功能将该复印件发送给其它组织或个人使用。在条件许可时，证件、单据等的副本，复印件可直接由持证人向发证机关、部门申请生成使用识别码，持证人在授权第三方使用时，第三方可直接从发证机关、部门提取证件，单据等的电子文档，无需持证人像目前这样将证件、单据等扫描、拍照，上传。?1.23 文件的管理在每一次文件提取后，系统会自动记录文件的提取人、提取时间、提取地点、提取用途、是否授权、是否成功提取等信息形成文件使用记录,所有者可以通过查阅使用记录可以方便的管理复印件，防止复印件被未授权使用。1.3 电子签章功能1.3.1电子签章的生成1) 对现有签章扫描或拍照并上传到本软件系统中，如不需要现有的签章，可直接进入下面步骤2）；2) 输入电子签章所有者的信息，选择签章定制内容,也可在此添加批注、意见、建议等信息，形成特定的批阅签章；3) 根据电子签章的具体使用情况，输入区别性的信息，防止误用，错用；4) 电子签章功能根据以上信息，生成电子签章；1.3.2电子签章的加密防伪根据1.3.1中所输入的信息，电子签章功能使用特有算法对电子签章信息进行加密并生成特别的识别码或识别符号并通过显性或隐性方式出现在在电子签章上：1) 显性方式：识别码或识别符号直接显示在签章上；2) 隐性方式：识别码或识别符号隐含于签章中，通过人眼无法直接识别，通过电子签章功能识别后可显示。1.3.3 电子签章的授权使用电子签章所有者除了自己使用电子签章外，还可以通过本软件1.4中的传送功能或其它方式将生成的电子签章识别码发送给授权组织或个人提取使用，为防止识别码泄露导致的安全风险，电子签章所有者在授权时还可设置动态授权码来加强安全防护；同时，电子签章所有者在授权他人或组织提取签章时，还可设置限制信息，包括使用次数，使用时间，使用范围等，超出设置限制时，电子签