2013年电子文件归档讲义-天津档案网.ppt

一、关于目录： 这个目录就是指你们单位立卷归档工作中形成的所有门类档案的电子目录。因为各单位使用的系统不一样，所以数据拷贝的方法也存在着差异。今天我只讲常用的几种形式：一是今易档案管理系统；二是超星98档案管理系统；三是Excel电子表格；四是Word文档。 （一）使用今易档案管理软件产生数据的拷贝方法： 由于我使用的是网络版，而且软件公司根据我的具体要求进行过多次的改动，所以界面和操作方法可能与大家使用的软件有不太一样的地方。 1.进入今易档案管理系统 输入“用户名”和“密码”点击登陆 点击“档案管理” 2. 打开数据库 打开文件夹 点击进入数据库 3. 检索出你需要的数据：例如查询案卷号为1的档案点击查询打开对话框 输入查询字段内容 设置约束 输入约束值 设置关系 点击添加条件 点击查询 显示查询结果 4.导出数据 选择其它功能与设置菜单 选择非标准档案导出 选择文件夹输入文件名 选择保存类型为EXCEL 点击保存取消导出原件 打开保存的文件夹 5.检查导出的数据是否正确 打开数据库文件 检查导出文件是否正确 因为单机版数据库的排序是有问题的，所以在你检索好数据后应先进行排序，然后再导出数据。 （二）使用超星98产生数据的拷贝方法： 1.进入超星档案管理系统 输入“用户名”和“口令”点击确定 2.选择数据库 选择“档案管理”文件夹 选择数据库 点击打开数据库 3.导出数据库 选择“记录”菜单 选择“数据导出” 选择“…”另存为 输入文件名 4.保存数据库 选择DBF类型后点击“保存” 点击“确定” （三）使用Excel电子表格打印： EXCEL电子表格产生的文件是可以导入《今易档案管理系统的》，也可以转换为DBF数据库文件。没有使用档案管理软件的单位在打印档案目录时建议用EXCEL表格打印。这样将来有条件使用软件管理档案时,就可以免除再将条目录入一遍的辛苦了。使用Excel电子表格的拷贝方法很简单，直接粘贴就可以了。 （四）使用Word文档打印： 我不提倡使用Word文档打印目录。很多年前我们使用WPS打印文档和表格，后来用Word文档，当我学会用EXCEL电子表格这个工具软件后，我发现就制作表格这个工作而言Excel比Word文档要好用得多。另外Word文档产生的文件中虽然也可以转换为EXCEL文件，但格式上会有变化，需要进行比较繁琐的修改才能最终转换为数据库文件。 二、关于归档文件的电子形式 （包括照片和视频） 我之所以没有称它为电子文件的归档，是因为咱们与天津市电子文件管理联席会议办公室下发的《天津市电子文件管理相关标准规范资料汇编》的要求想去甚远。年前市里下发了个文件，下一步要对全市电子文件管理工作进行抽查，这个抽查与咱们今天讲的内容不同。你拷贝的文件元数据不完整，封装也不符合要求，档案馆也不具备对你的电子文件的真实性、完整性进行的检查条件。所以我对咱们的这个初级阶段，给了个比不太准确的名称――归档文件的电子形式。 （一）收集 把归档的文件的电子版本收集齐全（包括照片和视频）。我现在对咱们今年的移交提出两点要求：首先你刻盘的内容必须是你归档的内容， 无关的内容不要收集进来。第二收集的内容尽量齐全完整。 （二）整理 1.文件名的修改：最后刻录到光盘上文件的文件名要有“档号”和“文件标题”两个部分。咱们现在一般都习惯把文件命名为文件的标题，这样很好，为我们的整理工作减轻了很大的工作量。你们要做的就是在文件名前加上档号，为了给大家降低难度，档号的位数不做具体的要求，按归档目录上档号的格式加就可以。 2.按保管期限建立文件夹：首先建立不同保管期限的文件夹，然后把文件按不同保管期限放入文件夹里。 （三）建立目录 这个目录与上面讲的不录不同，因为你拷贝不可能是100%的归档文件。咱们不用重新录，无论使用今易还是超星，只要加入一个相应的字段标识一下，然后检索导出新的数据库即可。EXCEL电子表格和Word文档可以用粘贴的方法。不要求有打印纸质目录，只要把电子目录刻录到光盘上就可以了。 三、关于刻录光盘 1.建立记事本：我们要写一个说明文件，把光盘拷贝的内容作一个简单的说明，以便日后利用方便。其内容包括单位名称、全宗号、年代、盘容量、各期限目录条数、各期限文件个数。刻录人。 2.刻录：将立卷归档工作中形成的所有门类档案的电子目录、归档文件的电子形式（包括照片和视频）及目录、及记事本等内容刻录到光盘上。 3.盘面标识：建议使用光盘笔做简单的标记，标记内容包括刻录档案内容的年代及档案单位名称 刻录内容 归档文件目录 电子文件 音频和视频文件 电文文件原文 电子文件目录 记事本 归档文件电子版的移交