公文写作与文书处理-慈济大学-人事室.ppt

機密文書解密條件 本件於公布時解密 本件至○年○月○日解密 本件於工作完成或會議終了時解密 附件抽存後解密 機密文書 密件公文由承辦人員親自持送辦理。 封發文書時應封裝於雙封套內，內封套左上角加蓋機密等級，其封口及接縫處亦同。 公文凡校外來文「受文者」為「慈　　　　　濟大學」之來文，敬請送至文書組　掛文號 送教育部文件請勿使用訂書機 送精舍文件請署名託件者單位及姓　名、電話。 敬請配合 謝謝各位 若有需要服務 請打服務專線 * 新增投影片 函-正、副本受文者（一） 機關應寫全銜 →財團法人臺灣基督長老教會馬偕紀念社會事業基金會馬偕紀念醫院 →行政院國家科學委員會 →行政院環境保護署 →花蓮縣花蓮市忠孝國民小學 14 校內單位列最後，但應稱「本校」，第1個校內單位必定要寫「本校」二字，後接單位可不再寫本校。如：慈濟大學總務處、慈濟大學教務處 →本校總務處、教務處 單位間使用頓號區隔 　如：1出納組 2外文系 3語言中心 　　→本校出納組、外文系、語言中心 函-正、副本受文者（二） 行文正本「教育部」、副本「教育部高教司或教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。 如：正本：教育部、教育部高教司 副本：教育部文教處 →正本：教育部 函-正、副本受文者（三） 公文函-速別.密等.附件 　函-附件發文如有「附件」 附件有2種以上時，分別標示。 附件隨文附送，稿內用「檢陳」、 「檢送」、「檢附」。 「附件隨文」、「如主旨段」、 「如說明段」 公文用語 公文用語-起首語 開頭用語 用語 適用範圍 查、關於、謹查、茲 通用。 制定、訂定、修正、廢止 公布法律、發布命令用。 特任、特派、任命、派、茲派、茲聘、僱 任用人員用。 公文用語-稱謂 機關：上?下=貴屬、貴校 下?上=鈞部 自稱「本」 上級:鈞長 一般:台端 先生 女士 君 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴單位」。 公文用語-引述語 用語 適用範圍 復……(來文機關發文年月日字號及文號及文別) 於復文時用。 依(依據、根據)…… (來文機關發文年月日字號及文號及文別或機關法令)辦理 於告知辦理之依據時用。 敬悉 回復平行機關公文，於引敘完畢時用。 公文用語-經辦語 用語 適用範圍 業經、茲經、當經、即經、前經、並經、歷經、續經、復經、現經 通用。 處理案件之聯繫詞 公文用語-准駁語 用語 適用範圍 應予照准、准予照辦、 准予備查、未便照准、 礙難照准、應從緩議、 應予不准、應予駁回 上級機關對下級機關用。 敬表同意、同意照辦 對平行機關表示同意時用。 不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意 對平行機關表示不同意時用。 決定可否之衡量用詞 公文用語-請示語 用語 適用範圍 是否可行、是否有當、是否允當、可否之處、如何之處 通用 請問之衡量用詞 公文用語-附送語 用語 適用範圍 附陳、檢陳 附、附送、檢附、檢送 上行 平行或下行 亦可當起首語 公文用語-期望語 用語 適用範圍 請 鑒核、請 核示、 請 鑒察、請 備查、 請 核備。 對上級機關或首長用。 請 查照、請 察照、請 查照辦理、請 查核辦理、請　查照辦理見復、請 查照轉告、請　查照備案、請 查明見復、復請 查照。 對平行或下級機關時用。 公文用語-結束語(簽) 用語 適用範圍 謹呈 謹陳、敬陳、右陳 此致 對總統簽用。 於簽未用。 於便箋用。 公文簽核語 組長、主任： 「敬表同意」、「敬悉」、 「擬同…意見辦理」 核決主管:如擬、可 　※注意自己角色及職級 「簽」與「函」常見之缺失 主旨過於冗長或語意不明。 未能把握公文製作之格式。 「主旨、說明、擬辦」中重複敘述過多。 函稿中稱謂用語不當或稱謂前後不一。 數目字錯誤或數目字之標點未能依照「公文書橫式書寫使用原則」。 注意錯別字和標點符號。 說明或具體要求之事項太多（應以附件方式處理）。 未能注意機密等級、速別、附件等管理資料之處理。 「簽」與「函」常見之缺失 應挪抬而未空格 1.請查照→請 查照。 2.請同意惠復→請 同意惠復。 3.請惠示卓見→請 惠示卓見。 4.請 鑑核→請 鑒核。 5.請查照辦理見復→請 查照辦理見復。 6.請查照會允→請 查照惠允。 7.請貴校協助→請 貴校協助。 函稿右上方已有連絡人，在說明段可免 公文速別沒有急件 速別使用未經考量 文內稱貴校或貴院等的用法需與正、副　本受文者一致 注意上行、平行文、下行文之稱呼 公文格式-其他注意事項 公文數字書寫原則 1、數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間