东吴大学98学年度第12次（99年7月）行政会议纪录.doc

東吳大學98學年度第12次(99年7月)行政會議紀錄 (99年月日核定) 時間︰99年月日（星期三）下午點 出席︰馬君梅副校長、趙維良教務長學生事務長王超弘總務長邱永和研務長院長傅明仁院長院長邱永和院長林政鴻主任洪碧珠主任丁原基館長黃奕仁主任吳添福主任林炳文主任陳啟峰主任 林遵遠主任(含語言中心、學程、進修學士班及法律專業碩士班)記錄︰莊琬琳專員99年度大專教職員籃球錦標賽月(4日舉行，本校丙組冠軍 第一案：附件一 東吳大學檔案管理辦法修訂條文對照表 擬 修 訂 條 文 原 條 文 備註說明 第一章 總則 第一章 總則 第一條　為健全檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特定本法。依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件 一、結案：指公文之文書處理手續已全部完成，全案業已結束清楚之狀態。 二、案件：指未歸檔前之公文。 三、歸檔：指將已結案之案件送交總務處文書組編管。 四、案卷：指經歸檔後整理編訂之檔案。 五、分類：指根據案卷內容性質，將之歸入檔案分類表最適當之類目內。 六、分類號：指代表類目之號碼。 七、卷號：指同一類目中不同各案次序之號碼。 八、冊號：指同案卷各冊之號碼。 九、檔號：指由分類號與卷號所組成之號碼。 十、編目：指依案卷所屬類目編製之目錄。 十一、專檔：指專為特殊性質案卷而設之檔案。 本辦法已無使用此類專門用語之必要。 第二章 歸檔與點收 第二章　歸檔與點收 第三條 本校檔案歸檔作業悉依檔案管理作業手冊辦理　檔案管理作業手冊未填註保存年限或分類號者。　 一、核對歸檔簿所列案由、文號是否與原件符合。 二、檢查收發文是否係原件，並檢閱文首、文尾及騎縫印，以判斷文件是否齊全。 三、檢查附件是否齊全。 四、檢查原件文書處理手續是否完備，有無漏核、漏判、漏印、漏會、漏發等情形。 五、檢查有無污損。 六、機密檔案，應在歸檔簿上註明機密等級（絕對機密、極機密、機密），以示區分。 七、檔案人員於清點歸檔案件時，發現有前項各款或其他疑問時，應先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請補正檢齊，或在歸檔簿上予以註明。 1.條次修訂2.依據「機關檔案點收作業要點」修正 第五條 下列物品，不得歸檔： 一、現金、有價證券及其他貴重物品。 二、司法訴訟有關物證。 三、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。 四、易變質而不適長期保存之物品。 第九條　 一、現金、有價證券以及其他貴重物品。 二、已作廢之有價證券。 三、有關財務會計憑證、單據與票據等。 四、體積笨重、流質、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於保管者。 五、無關公務而又無參考價值之文件、便條及紙片等。 六、其他無參考價值之例行文件。 1.條次修訂2.依據「機關檔案點收作業要點」修正 刪除 第三章　登記、整理與編目 本部分已於線上處理 刪除 第十條　檔案管理人員清點歸檔案件無誤後，應將案由及收發文號轉登於歸檔表，並在歸檔簿上加蓋日期戳記後，退還歸檔簿。 刪除 第十一條　歸檔案件經登記後，新案應加以分類、編目、立卷，舊案應查案歸卷。 第三章　　 一、永久保存類。 二、定期保存類。 1.條次修訂2.依據「檔案法」修正 第七條　　 一、關於法令規章及其解釋案件。 二、關於單位之設立、調整或裁撤案件。 三、關於本單位施政方針計畫及報告。 四、關於本單位各項會議決議案及會議紀錄。 五、關於人事任免、獎懲、考績及訓練案件。 六、關於印信啟用及其印模案件。 七、關於本單位之交接清冊。 八、其他有關本單位歷史文獻可供永久查考之案件。 1.條次修訂2.依據「機關檔案保存年限及銷毀辦法」修正 第八條　　　依檔案管理作業手冊辦理 　 二、按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列，並預留架位空間，以利後續檔案排架。 三、珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。 第十三條　編製就緒之案卷於納入卷夾後，依其類別及檔號次序排列檔案架（櫃），順序存放。機密檔案之存放應與普通檔案分開，並依機密等級分別採用專櫃典藏及派專人管理，極機密以上等級之檔案，並應另以機密檔案專用封套密封。機密檔案如有附件，應加註原機密文書編號。 1.條次修訂 2.依據「機關檔案保管作業要點」修正 第十一條 檔案保管場所採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得擅自進出。　 一、辦公時間外，必須妥為關閉。 二、非檔案管理人員，未經許可不得進入檔案庫房內。 三、煙火等易燃或危險物品禁止攜入。 1.條次修訂 2.依據「機關檔案保管作業要點」修正 第十二條 紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。　 檢調與歸還 第五章　　 一、由調卷人填具調卷單交由總務處文書組調取。 二、調卷單內各