酒店采购部管理制度.doc

酒店采购部 管理手册 采购手册的编订目的 为了使有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的商品或服务，特制订本手册。 采购的定义 根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。 1、制定采购计划???????（1）由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；???????（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或讲演财务部审核；???????（3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。 2、审批采购计划：???????（1）财务部将各部分的采购计划和讲演汇总，并进行审核；???????（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算；???????（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；???????（4）经批准的采购计划交财务总监监视实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 3、物资采购：???????（1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购，以保证及时供给。???????（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。???????（3）餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购职员要按计划或下单进行采购，以保证供给。???????（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购，以保证需用。 4、物资验收入库：???????（1）不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收；???????（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按划定入库。 5、报销及付款???????（1）付款：??????????①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；??????????②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票，若由采购员领空缺支票与对方结帐，金额必需限制在一定的范围内；??????????③按酒店财务，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。??????????④超过30元要求付现金者，必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必需在一定的范围内。???????（2）报销：??????????①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。???????? ?②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部分开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证实并签名盖章，有采购员两人以上的证实，及验收员的验收证实，经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务??????? ?1、按使用部分的要乞降采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；?????? ???2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；?????? ???3、在主管的铺排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；???????? ?4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；???????? ?5、货物验收时泛起的各种题目，应即时查清原因，并向主管汇报；???????? ?6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。???????? ?7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同；???????? ?8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。 仓库???????? ?1、仓库的分类：???????? ?酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。??????? ??2、物品验收：???????（1）仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收，并做到：???????? ?①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收；???????? ?②发票上的数目与什物数目不相符，但名称、规格、型号相符可按实