机关共通性档案保存年限基准问与答-中央大学总务处.docVIP

機關共通性檔案保存年限基準問與答 壹、基準綜合性問題 問一：檔案管理局頒施機關共通性檔案保存年限基準（以下簡稱基準）之目的為何？ 答：檔案法（以下簡稱本法）施行至今，本局審核各機關所送檔案保存年限區分表及銷毀目錄發見，多數機關共通性檔案（如人事、主計、政風、行政等檔案）多為定期保存檔案，惟其保存年限之區分不一。有鑑於此，爰參考英國、美國、加拿大及澳洲等國作法，訂定檔案保存年限基準，以促進各機關檔案保存年限判定標準化及提升審核作業效率。 問二：基準頒施後，各機關是否還需訂定檔案保存年限區分表？ 答：（一）機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條規定，各機關就主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表。 （二）政風、主計、人事及行政等4類基準表適用各機關輔助單位（秘書、總務、人事、主計、研考、政風、公關等支援服務事項之單位）產生之檔案，餘戶政、地政、教育、檢察及法院等5類基準表適用部分同質性機關（戶政事務所、地政事務所、各公立高級中學以下各級學校、檢察機關、各級法院等）業務單位產生之檔案，上開基準表並未涵蓋各機關所有業務範疇。 （三）各機關檔案具共通性質者，應依本局函頒基準規定訂定其保存年限，至其他性質檔案之保存年限，仍應依上開辦法規定訂定。 問三：基準項目編號與分類表之分類號有何不同？ 答：（一）檔案分類編案規範第3點規定，各機關應依組織或業務性質，妥適區分檔案分類層級，訂定機關檔案分類表，並定期檢討修正之。檔案分類表內容應包括分類號及類目名稱等；分類號指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合，其目的係作為檔案整理及管理之依據。 （二）基準表內容包括項目編號、內容描述及保存年限等，為利基準表之使用，上開項目編號係作為各項目之識別號碼，以利檔案清理及審核作業，是二者之作用及目的不同。 問四：分類表之類目與基準項目所對應之內容描述，保存年限相同，惟二者名稱不同，是否需進行修正？ 答：分類表之類目名稱，其涵蓋檔案範圍與基準項目之內容描述相同，且保存年限合符基準表所定者，機關得保留原訂類目名稱，無須進行修正。 問五：是否於基準表每一主題下增列「其他」之項目？ 答：基準係作為機關共通性檔案保存年限之最低準據，其內容描述應具體明確，俾便保存年限之判定。鑑於「其他」項目內容範圍不明確、屬性籠統，無法具體揭示檔案性質及判定保存年限，是基準各主題不另訂「其他」項目。 問六：機關業務單位產生的法令規章檔案，可否比照使用基準表法令規章之年限？ 答：非屬基準適用範圍的業務單位產生之法令規章檔案，得參考基準表法令規章各項目之保存年限訂定妥適年限。 問七：檔案管理局未來是否賡續編訂其他類別之機關共通性檔案保存年限基準表？ 答：（一）為促進機關檔案保存年限判定標準化，本局前於92年研擬完成「一般及專業共通性檔案保存年限基準表」編訂計畫，並進行第1階段機關共通性檔案保存年限基準籌編作業，計完成政風、教育、主計、人事、地政、行政、戶政、法院及檢察等9類基準表。94年度賡續編訂警務、消防及衛生等3類基準表。 （二）未來本局將賡續編訂各類別檔案保存年限基準表，其次第原則，將以業務性質相同之機關數多者或地方基層機關為先。 貳、訂（修）定保存年限 問一：機關檔案保存年限區分表經檔案管理局審核通過，若共通性檔案低於基準所定年限者，機關檔案保存年限區分表應如何配合修正？修正後是否需重新送核？ 答：（一）機關檔案保存年限區分表經本局核審通過者，各機關應依基準所定年限，重新檢視業管共通性檔案項目原定檔案保存年限區分有否低於基準年限以下者，有者，請即配合修正並逕循序簽陳權責長官核定後實施，免再層報本局審核。高於基準年限以上者，得免予修正。 （二）檔案保存年限區分表屬統整編訂，其保存年限低於基準所定者，請由上級機關協調修正後，函送所屬各機關據以實施。 問二：基準所定保存年限為定期保存者，機關檔案保存年限區分表是否可以訂為永久保存？ 答：（一）各機關應依機關檔案保存年限及銷毀辦法第2條、第3條規定，妥適訂定檔案保存年限。 （二）基準所定年限為機關共通性檔案保存年限之最低標準，是基準定為定期保存者，檔案保存年限區分表得訂定較長之年限，至是否定為永久保存，各機關應依上開辦法規定，審酌列為永久保存之必要性。另屬重大輿情之特殊個案，對國家、機關、社會大眾及個人權益之維護具重大影響，或具重要歷史或社會文化保存價值之檔案，應列為永久保存。 問三：機關已完成編目建檔之檔案，其保存年限低於基準所定者，是否需修正檔案目錄之保存年限？如何配合修正？ 答：基準函頒前產生之檔案，已完成編目建檔者，其保存年限低於機關共通性檔案保存年限基準所定者，建議作法如下： 不修正保存年限