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档案管理学第二章 档案的系统整理第一节 档案系统整理工作的内容和原则一 档案系统整理工作的内容档案系统整理：就是把需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使其系统化起来。这项工作是以区分全宗、分类、组卷、排列等形式来加以完成的，经过整理后的档案应该尽量能够达到全面地、历史地反映立档单位的活动面貌，能够揭示出文件材料之间的相互联系，保证查找的顺利，以便充分发挥档案的作用。在档案学中档案的整理通常指狭义上的档案整理，其内容主要包括区分全宗、分类（指全宗内的分类）、组卷，卷内文件的整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列和案卷目录的编制等一系列内容。上述工作就是档案整理工作的基本程序，这个程序又成为整理工作的基本环节。这个工作环节是从整体上讲档案整理工作的基本程序，但具体操作起来并不是在任何情况下各项工作都必须全做，真正的在档案馆(室)整理档案总的有三种情况：1 档案室在正规条件下，接收的是文书处理部门或业务部门按归档要求整理好的档案，而档案馆在正常情况下接收的是机关档案室按入馆要求整理好的档案。因此说档案室，档案馆是在正常情况下一个更大范围的整理，即从整个档案室档案馆对档案的排放和各种管理要求出发，对这些档案做进一步系统整理和编目。（相对宏观，大范围的编目）2 档案室、档案馆对已经整理好的档案进行局部加工或是进行质量检查，对不符合要求的案卷予以加工整理。3我们接收的零散文件必须予以全过程整理。档案整理工作如从作业环节的性质上划分，我们也可概括为系统化和基本编目两大类。二 档案系统整理工作的意义1档案系统整理是进一步发挥档案作用的前提条件。保存档案的目的是为了提供利用，零散的档案无法提供利用，只有按照一定的原则、方法进行系统整理，并予以分门别类之后才能为提供利用创造条件，才能最终发挥档案的作用。2档案系统整理为档案工作其他业务环节工作的顺利开展而奠定基础。档案只有进行科学的整理才有利于价值的坚定。没有鉴定的档案往往玉石不分。3档案系统整理又为妥善保管提供了条件。因为只有把档案整理好，并且用编目的方式将档案保管单位和分类排列顺序固定下来，才能使档案、文件有一定规律和顺序，这样才能便于档案的科学管理。4档案系统管理又是档案统计工作的基础，只有整理好的档案才能为统计提供基本单位和体系。5档案系统管理又是档案检索工作的条件，只有整理好的档案才能编制检索工具。6通过整理还能对档案的收集予以促进。由此看来整理工作同档案工作各环节关系密切。三 档案系统整理工作的原则档案整理应该遵照其特点和规律，充分利用原有的基础，在保持文件之间历史联系的前提下，进行分门别类，使整理出来的档案能够如实地反映立档单位历史活动的真实面貌，便于保管和利用。该原则包括以下4层含义：1 档案整理必须要遵循档案的形成特点和规律。即档案是在一定时间由一定的机关和个人在社会实践活动中形成的。每个时期形成的档案就分别反映该时期的历史活动情况，而且不同时期形成的档案有着各自不同的历史特点，因此整理时应把不同时期、不同政权性质所形成的档案分开整理，这样做的目的是保持各历史时期形成档案的历史联系性。如果违背这一原则，就会人为地破坏这种历史联系性和历史完整性；同时档案又是在各自机关活动中形成的，各立档单位在自身活动中各自行使着自己的职权，分别开展着自己的工作、生产、科研等等活动，于是也就各自形成了自己的档案。在大中型机关中又设有自己的内部机构，这类机关分别承担着各自的任务，履行各自的职能，于是就形成了各自的档案。而这些档案之间也存在着密切的联系，因此我们在整理档案时应把同一机关的档案放在一起，不能把它们随意割裂开。这样做的目的是保持各个机关形成档案的完整性和历史联系性。 2 充分利用原有的基础。即历史上形成或保存下来的档案或者某一机关已经整理，已经按照一定的方式、方法保管起来的档案。因为档案作为历史文化的产物，它不仅仅记录了当时的历史文化活动，而且记录了当时保管档案的情况和成果我们要重视前辈的劳动成果，不要轻易否定和随意改变这一历史状况。因为不同历史时期，不同机关单位的档案整理状况反映了当时的整理水平和历史特点，我们在整理档案的时候，要充分重视和利用这一原有的基础，其包括两层含义：（1）要充分重视和利用原来的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱原来的基础重新整理。一般而言，只要不是零散文件，只要是过去的档案已经经过整理，而且有规可循，有目可查，就力求保存原来的整理体系，或者是在此基础上做一些必要的加工就足够了。这必要的加工就是指对原来整理问题严重的档案采取一些补救措施就可以了。（2）在整理当中要重视过去的整理成果和保存状况，并且充分利用。3 档案整理必须保持文件间的历史联系。档案是由文件转化而来的，文件之间必然有一定的内在联系，我们在整理时必须要予以充分的