公文制作系统操作手册.doc

文書編輯共通服務平台 【系統操作手冊─橫書版】 行政院研究發展考核委員會 【系統操作手冊大綱】 第一章 　基本環境介紹 2 一、使用者效益概述 2 二、使用者端系統需求 2 三、啟動並登入 3 第二章　安裝離線版公文製作 4 第三章　圖示功能簡介 23 一、 開啟新檔 23 二、 一文多稿 23 三、 開啟舊檔 23 四、 存檔 23 五、 另存 23 六、 預視 24 七、 列印 24 八、 匯入 24 九、 匯出 24 十、 相關文 24 十一、 全螢幕 24 十二、 受文清單 24 十三、 發文清單 24 十四、 工具 24 第四章　完成您的第1份公文 25 一、 進入系統 25 二、 開啟範本 25 三、 編輯公文 26 四、 儲存公文 52 五、 儲存DI檔或Txt 格式的公文 55 六、 預視列印 56 第五章　工具的功能設定 58 一、 使用者設定基本資料 58 二、 使用者設定個人通訊簿 60 三、 編輯「檔號及保存年限」 69 四、 編輯「常用單位」 72 第六章　開啟原有公文編輯 75 一、 檔案是用「文書編輯-公文製作系統」編輯 75 二、 檔案是用其他軟體編輯 77 三、 修改交換類別或主旨摘要 78 四、 編輯受文者內容的注意事項 79 第七章　發文處理功能 82 一、 預視並格式轉換 82 二、 處理發文程序 82 三、 列印受文者清單及地址籤條 85 第一章 　基本環境介紹 使用者效益概述 全國性的標準文書編輯共通服務平台，能提供快速且正確的服務，即時提供最新公文規範。 整合公文交換Gateway、G2B2C（新交換規格）系統，公文交換有保障。 以瀏覽器平台(Browser Base)為工作平台：不需特別安裝軟體，只要有瀏覽器就可使用，在任何地方、任何電腦進入網址就能編輯文件。 發文機關、日期、速別、密等、字號等使用標準對應或下拉式選項，不必繕打且提高正確性。 編輯本文除編輯功能外，編輯能力符合研考會規範並可自動產生條列編號。 可處理公文特殊需求，如稿轉函、一文多稿、一文多發列印、多址分文處理電子文或郵寄文。 與通訊錄結合，繕打正本、副本等受文者時立即判別是否可電子文，提昇電子文機關對應的成功率。 完全在個人電腦端離線作業，不佔網際網路頻寬，不怕斷線而影響編輯公文。 使用者端系統需求 (一)Intel相容電腦，CPU Pentium III以上，64 MB 或以上RAM。 (二)作業系統Win98(二版)、NT4.0(SP6)、Me、2000、XP，瀏覽器IE 5.01 或以上(含)。 啟動並登入 (一)電腦開機後進入 WINDOWS 系統後，選擇桌面 IE 的圖示，快速按2下，即進入文書編輯-公文製作系統環境，操作公文製作的功能畫面。 (二)若您是多位使用者共用1部電腦繕打公文，登入Web公文製作系統前，系統會出現如下畫面圖1-1，選擇自己的帳號登入系統。 圖1-1 第二章　安裝離線版公文製作 一、安裝及註冊 由「文書編輯共通服務平台」進入 1.進入的網址 開啟IE，在網址列鍵入「文書編輯共通服務平台」網址：.tw/，按 [Enter]鍵，出現「文書編輯共通服務平台」首頁。 2.點選「下載安裝」 圖2-1 3.登入「電子化政府入口網」 圖2-2 4.當您是「電子化政府入口網」會員點選登入時，出現圖2-3網頁，鍵入帳號及密碼，按確定送出，此時「電子化政府入口網」的單一登入系統，會檢查您的身份。 【註1】電子化政府入口網之會員，請於左方選擇帳號，並填入您的帳號與密碼即可登入。 e政府服務平台之會員，請於左方選擇身分證ID，並填入您的身分證字號與密碼即可登入。 若使用內政部簽發之自然人憑證登入，可使用e政府服務平台所提供之各項服務。 此為 IE 6.0 安全性嚴謹關係，故每次登入此網頁時，都會先警告使用者，請點選確定。 請依照下列步驟設定，解除此警告訊息。再輸入您的帳號及密碼，即可登入系統。 步驟：點選IE\工具\網際網路選項，如圖。 圖2 步驟：點選隱私\進階，如圖。 圖 步驟：勾『覆寫自動cookie處理』，在『第一方Cookie』與『第三方Cookie』皆設定”接受”，再點選確定即可，如圖。 圖 【註2】：若出現下圖圖安全性資訊時，請按是(Y)即可。 圖2-8 【註3】：若您作業系統是Windows XP，IE sp2的版本，當您進入「文書編輯共通服務平台網站」時，會在網址列下方跳出黃色標題列，詢問您是否安裝ActiveX控制項或是來自網站的元件是否允許安裝，請點選標題列後選擇