TS16940程序文件.docVIP

1 目的与适用范围 为了加强公司质量文件和资料的统一管理，对有关质量活动的文件和资料进行控制，保证各场所的受控文件均为有效版本，特制定本程序； 本程序适用于武汉东江工贸有限公司对文件和资料的编制、审核、批准、发布、发放、更改、作废和标识的管理。 2 职 责 2.1 总经办负责质量体系文件及资料的控制；档案室负责公司各部门文件和资料的归档管理； 2.2 技术部负责技术文件和资料的控制； 2.3 各部门负责本部门质量记录的控制。 3 工作流程 3.1 受控文件的范围：下列受控文件均应列入《文件总览表》中： （1）合同评审时的有关文件； （2）国家法规、技术标准、产品检验标准和企业标准等； （3）3D数模、2D图纸、工艺文件、作业指导书等； （4）质量手册、程序文件； （5）管理规章制度、管理办法、管理表格等； （6）业务计划等。 3.2 文件和资料的编制、审核、批准和发布 3.2.1 技术文件和资料由技术部组织编制、审核，技术副总批准，并由技术部负责编号、发放、归档。 3.2.2 质量手册由质量部组织编写，管理者代表审核、总经理批准。程序文件由各部门编写、质量部审核，管理者代表批准；作业文件由各部门编写、分管副总审核，总经办及质量部复核、总经理批准；总经办负责体系管理文件的编号、发放与归档。 （1）质量部对作业文件主要复核文件与体系的符合性； （2）总经办对作业文件主要复核各部门文件的协调统一性及连贯性； 3.2.3 外来技术文件和资料由技术部负责组织评审和管理，根据文件内容签发到有关职能部门，并负责做好发文登记及归档。 3.2.4 公司的质量体系文件、技术文件由总经办和技术部分别填写《文件总览表》。每季度按文件发放记录检查各场所使用文件的有效性。 3.3 文件和资料的保管、复印、保密和作废 3.3.1 各部门收到文件后，由专人保管，保证文件整洁、不得在文件上随意涂改。 3.3.2为了保证现场使用的文件和资料都是有效版本，在文件和资料规定版次上须加盖“受控章”。 3.3.3保密性文件必须加盖保密印章，由专人负责保管。技术文件和资料的查阅、复印管理按《项目文件的保密性规定》执行。档案室档案的查阅、复印等管理按《文件、资料管理办法》执行。 3.3.4当文件失效时，由总经办或技术部按文件发放清单及时收回，在文件或资料上加盖“作废章”。如果重要文件作废，在销毁前要制订清单，报管理者代表批准，保留销毁清单。 3.4 文件和资料的发放 3.4.1 文件发放时应填写《质量体系文件发放登记表》或《技术文件发放记录》，并加盖“受控章”、“有效章”并填写发放号。 3.4.2 内部受控文件的发放编号由三部分组成 □□ F-- □□ □□□ 部门简码 标识代码 顺序号 部门简码：代表负责文件发放的公司各部门 01 总经办 02 技术部 03 质量部 04 财务部 05 制造部 06装备部 07 管理部 08 生管部 09市场采购部 （例:07/F-DJQP-001：即为管理部下发的第001号程序文件） 3.4.3 技术文件发放编号按《技术文件资料管理规定》执行。 3.5 文件和资料的更改 3.5.1 当顾客提供的任何规范、标准、程序等发生变更时，变更信息接收部门须在接到信息之日2个工作周内完成对更改内容评审，并在规定期限内完成相关文件的更新、审批，技术部登记并通知到有关部门，同时在更改文件上注明实施日期。 3.5.2 在质量活动过程中，文件需要更改时，由使用部门提出申请，填写《文件更改申请表》或《技术文件文件申请表》,原编制部门提出更改原因，并由原审批人或授权人审批。 3.5.3 文件和资料重大更改或更改版面超过二分之一须重新改版发放。 3.5.4 如果更改的内容影响到生产件批准或批量认可文件,如控制计划、FMEA等时，须同时更新生产件批准、批量认可记录。 3.6 文件和资料的标识 3.6.1公司质量手册及程序文件的标识按如下方式执行： DJ□□—X X—XX00 文件顺序号 对应质量管理体系过程 质量体系文件代号 3.6.2公司三级管理文件及质量记录的标识按如下方式执行： □ □—X X—X X X X