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机关公文写作与处理 张 铭 公文写作与处理的法律规章或技术标准 《国家行政机关公文处理办法》 《国家行政机关公文格式》 《国务院公文主题词表》 《国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》 《中国共产党机关公文处理条例》 一、公文格式规范化 （一）公文及特点 1、公文：是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使权力、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。 是依法行政和进行公务管理活动的重要工具。 行政机关公文 种类 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要等 13种。 党政机关公文 种类 　决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14种。 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要等 13种。 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14种。 2、公文的特点 （1）有法定作者制发，具有法定效力 （2）具有法定的现实执行效用 （3）具有规范的体式 （4）履行法定的程序 （二）公文写作的基本要求 1、合法性： 2、实事求是，讲求实效： 3、结构严谨，格式规范： 4、语言规范：①庄重准确。②简明通顺。③平实得体。 5、书写规范、清楚: ①字词规范，标点正确。 ②人名、地名、数字、引文准确。 ③结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”等。 ④要使用国家法定计量单位。 ⑤文内使用非规范化简称，要先用全称注明。 ⑥公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的都应当使用阿拉伯数字。 （三）公文格式规范化 1、公文格式的组成要素 公文格式：是指公文要素的构成与排版形式。 公文格式的组成要素： ▲秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。 公文各要素分为三部分 ◆眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； ◆主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； ◆版记：置于主题词以下的各要素统称版记。 公文各要素板式: A4型公文用纸页边及版心尺寸 （1）眉首部分 ▲主要标识公文份数序号、秘密 等级和保密期限、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、签发人 等要素。 ①公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。应不少于两位数，数字不足时，用“○”补齐。 ②秘密等级和保密期限：“秘密”、“机密”、“绝密”,顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字; ▲保密期限:密级的时效 ,如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如：“绝密★3个月”; ③紧急程度：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行； ▲如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。上下对齐。 眉首部分板式： ④发文机关标识：发文机关（全称或规范化简称） ＋文件，如“盘锦市人民政府文件”，红色标识，字号＜ 22mm×15mm。 ▲平行文或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即距上页边为62mm； ▲上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm（55mm的空白供上级机关批示文件用），即距上页边为117mm 。 ▲联合行文：主办机关名称在前，“文件”置于发文机关名称右侧，居中； ▲如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 平行文或下行文发文机关标识板式： 上行文发文机关标识板式： ⑤发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。如“盘政发〔1999〕82号”。发文机关标识下空2行，居中。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，年份用六角括号“〔 〕”括入，“【】或（）”都是不规范的；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 ▲发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 发文字号标识板式： ⑥签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。 ▲如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行 ，其他签发人姓名从第2行按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 ▲签发人仅在上报的公文中才出现。 签发人标识板式： （2）主体部分 ▲主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成