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第九屆幹事會第二次會議記錄 日期 : 二零一零年五月十八日 時間 : 下午六時三十分至八時三十分 地點 : 聖神修院神哲學院203室 出席 : 廖潔珊、王藝蓓、李麗文、陳錦富、袁燊銘、李倩容、盧冠輝 紀錄員： 李倩容 開會祈禱: 由廖潔珊帶領 通過上次會議記錄及跟進事項 上次會議記錄 上次開會地點應修改為101室。 盧冠輝幹事建議日後改「司庫」一職的稱呼為「財政」，王藝蓓告知本會會章是以「司庫」專稱的。會長說本會在社團註冊處的登記是以「財政」專稱。最後由陳錦富幹事動議修改，袁燊銘幹事和議，一致通過日後改稱為「財政」。 上次會議記錄即時修正，一致通過，會長簽署，交王藝蓓幹事上網。 跟進事項 前會長丘建峰交來$320，是會員大會當天參加聚餐的收費，已交財政。 關於徵詢學院借用儲物櫃一事，經向蔡神父查詢，學院早年已借出3個大儲物櫃給畢業同學會，位於4/F，編號分別為R7，R8及R9。會長已向容小姐取得後備鑰匙，並新配了兩套，日後將由會長及文書保管。本會文件（尤其註冊文件、會籍文件、會議文件等）將妥存於櫃內。 後註: 會長即時交了一套3條鑰匙給文書。會長發覺儲物櫃的文件組織混亂，將約文書重新整理，包括需要買新快勞方便統一處理。 會長已於3月28日電郵函宗教學部主席藍荻，為希望加強本會與在讀同學的溝通，日後列席學協會議的本會幹事人數，將增加至兩人。4月17的會議已舉行，幹事王藝蓓及陳錦富出席該次會議。另5月8日會議，盧冠輝和李倩容(代替陳錦富)亦出席了學協會議。6月份(應是6月5日)將由盧冠輝和袁燊銘出席。有幹事要求如將來未能出席者，早些通知大家，作出適當安排。 會長已於3月30日見過本會當然顧問周景勳神父，詳述幹事會換屆事宜，並誠邀周神父在未來仍保持關心本會事務，尤其能充當本會與學院的橋樑，使本會能與學院維持緊密的聯繫。今次周神父因忙於準備往加拿大公幹，未能出席，但他於會前寄語勉勵幹事繼續努力。 同日（3月30日），會長亦見過多年來關心本會發展的蔡惠民神父、楊玉蓮博士及黃鳳儀修女。知會他們幹事會換屆事宜，多謝他們向來的關懷，並表達日後仍希望他們多多支持本會會務。 報告事項 更新社團註冊事宜 會長、文書及財政已於2010年4月1日，(剛好趕及改選後一個月內)前赴金鐘社團註冊處遞交更新幹事會會員資料。該處收取了相關文件，在會長要求下在我們遞交的副本首頁加印證明遞交日期。職員表示該處將會覆核有關資料，如資料無誤齊全，將不會有其他跟進事項，意即更新註冊程序完成。 更換銀行戶口事宜 同日（4月1日），會長、文書及財政到東亞銀行為本會開設新帳戶，但銀行需要在社團註冊處查核本會註冊資料後，才可正式辦理開戶手續。銀行吳先生事後接觸財政，說警察科社團註冊處要求為保障各幹事的私隱，各人須簽署一人一份委託書，同意東亞銀行查核本會註冊資料。各幹事已簽妥，交由財政轉交銀行處理。至今註冊處尚未回覆銀行，即銀行戶口更換事宜仍未完成。 財政報告 新任財政已與前財政交收所有文件。至於要求匯豐銀行豁免三月份的行政費用，已確知不能豁免。前會長丘建峰收到銀行來信，財政會與丘建峰聯絡有關信件內容及日後如何轉交銀行信件給他。至於每月匯豐銀行的網上戶口$75的收費，財政為避免再度每月被銀行扣除費用，已進入戶口運轉過。由於新銀行戶口未辦妥，暫時未有任何更新的財政報告。 本會尚欠袁燊銘幹事HK$1,910.20； 至於本會贊助『論盡神學』網站的每年HK$960，一致同意繼續持之有效。 討論事項 會籍整理及聯繫會員通訊事宜 王藝蓓幹事已整理好畢業同學的電郵名單，會長按人數分配工作給各幹事。會長將知會各屆同學，有本屆幹事會與他們跟進聯絡事宜。監於事前有幹事向會長表達他不適宜參與畢業同學電話聯絡及跟進他們的聯繫方法的工作，會長未有勉強，固有幹事未被分配此項工作。所有查詢、覆核等工作期望於下次開會前完成。任何更改最終交由王藝蓓幹事更新大會紀錄。 會長給予各位被分配此項工作的幹事一份不同屆別的畢業同學名單，及已失效的電郵地址記錄，各位幹事須核實同學會網頁上和同學會電郵信箱的記錄是否相符合，以網頁記錄為準。可能需要聯絡班代表跟進那些失效的電郵地址的同學的最新聯繫方法。 盧冠輝財政負責查核前會長丘建峰留下的檔案中，有否會員付了會費但未被登記在案。如若有人只有名字，但發現未付款正式成為會員，就請問每班代表查詢那同學的意願。 李倩容文書負責覆核同學會網頁記錄上的會員是否全部人已填妥會員表格。 至於那些被列為『普通會員』者的記錄持之有效，不用修正。 會議常規 經討論後，有以下結論： 日後上一次的會議記錄如需少項修正，須即時在會中修改，經會長簽署後，交由文書儲存，並由王藝蓓幹事將已修訂的記錄上網。上載資料可能需要在開會後一至兩個月才能做到。 每