公司合同管理制度概要.ppt

合同专用章使用需满足以下条件： （一）合同文本为填写完整的清洁文本，合同已经公司授权签字人签字且写明签字时间。若合同对方已签章的，签章文本应为原件； （二）提交的合同审批单级别正确，相应数据资料填写准确、完整，会签单位完备，会签意见得到落实； （三）合同份数符合合同约定； （四）提交合同对方的资质材料，包括营业执照复印件（或个人身份证复印件）、组织机构代码证、合同签字人的授权委托书；涉及特殊行业的，还需提供相应的经营许可证、资质等级证书等相关资料；合同对方如与公司具有关联关系，可无需提供上述材料，但仍须提供授权委托书 （五）若为一级合同，须按《深圳航空有限责任公司授权管理办法》第十四条的规定完成授权审批流程，并提供授权审批流程打印页； ----《合同专用章使用管理规定》第9条 分公司用章 各分公司以自身名义对外签署合同的，可使用分公司合同专用章。 对于确有必要以深航名义签订的合同，分公司应将合同主体一方列明为“深圳航空有限责任公司”，并按照《合同专用章管理规定》加盖深航合同专用章。 ----《合同专用章使用管理规定》第3条 《分公司合同管理规定》第16条 分公司合同专用章刻制 公司合同专用章的首次刻制应以公司呈批件形式经保卫部、审计监察部、公司办公室会签，报分管副总裁批准后，依照行政机关的要求进行审批或备案。 分公司首次刻制合同专用章依照本条第一款的规定办理，分公司已有的合同专用章继续沿用。 ----《合同专用章管理规定》第5条 确保合同文本无误 合同承办单位应对提请盖章的合同文本与合同审核定稿文本的一致性负责。合同承办单位擅自修改、变更审核定稿文本的，由公司进行通报，并按照有关规定追究合同承办单位主管领导及直接责任人员的责任。 ----《合同审核管理规定》第17条 《合同专用章管理规定》第13条 四、合同存档 合同存档的时间要求 合同原则上依照“对方为先、公司为后”的顺序签章。合同对方先行签章的，合同专用章管理员用章后应即时归档一份合同原件。不能即时归档的合同，合同承办人员应于用章后两周内将双方签订的合同原件交公司办公室归档一份，同时在合同用章登记表上签字确认。 ----《合同专用章使用管理规定》第10条 分公司合同清单报备 分公司合同管理员应以季度为周期，在每季度首月15号之前将上季度加盖分公司合同专用章（以分公司名义签署）的所有合同明细清单交公司办公室备案。 ----《分公司合同管理规定》第17条 五、常见问题 1、合同倒签 释义：合同倒签是指双方事实履行在前，而签署合同文本在后的情形。 合同履行日期原则上不应早于合同签章日期。如合同履行日期早于签章日期两个月以上，合同承办人员应提交加盖部门章的书面说明。 ----《合同专用章使用管理规定》第9条 2、合同签署人错误 现状： a.合同无签署人签字 b.有签署人，但签署人错误 要求： a.合同必需先经相关领导签字，再进行用章 b.签署人必需与合同级别相对应。一级合同通常对应公司分管副总裁；二级、三级合同通常对应各部门负责人 3、合同级别错误 现状： 合同对应级别时有弄错，导致合同审批程序与合同风险把控程度不相称。 要求： 严格按照《合同管理办法》附件一的规定对合同分级，区分一、二、三级合同，提相应的审批流程。 4、合同专用章与公章的使用问题 现状： a.公章和合同专用章混合使用 b.合同中约定为“加盖公章后生效” 要求： 签订合同原则上应使用公司合同专用章，不得以公司公章、部门章、财务章、营业部章等印章代替，有关法律法规、政府主管部门另有要求以及《合同管理办法》另有规定的除外。 ----《合同专用章使用管理规定》第3条 5、合同审批流程与呈批件流程的区别 两者在功能、会签部门、领导节点方面都存在区别，二者不能互相替代。 合同审批单是对合同文本内容审核的流程，呈批件则是对相关项目基本情况的报批。合同审核要求财务、法律必须作为会签部门参与文本审核，呈批件则无此要求。合同审核流程根据不同级别对领导节点有不同的要求，呈批件则无此要求。 6、签约对方资质材料问题 现状： a.用章时遗忘提交对方资质材料。 b.以续签合同、长期合作、已经提交过等原因为由不提交对方资质材料。 要求： 仅限于对方单位为我司的关联公司的情况下可以不提交资质材料，其余情形合同