分析处理-办公室事务管理.ppt

项目五 办公室通讯管理 你能用实例解释一下以下常用的电话机功能吗？（参考教材44页） 呼叫限制、呼叫转送、呼叫记录 数码应答、不同铃声、暂停等待 分机锁定、免提、中断提示 等待音乐、重拨、电话会议 转接功能、电话留言、信息待处理提示 除此之外，你的手机还有哪些功能？ 你能把这次拨打电话的流程画出来吗？ 对于以下程序，你有何补充？ 铃响两声接听 左持话筒，右手记录 报出自己单位 接听，记录 对方要找的人不在时，询问是否留言。和留电话号码 你能从下面这则希腊神话找出接打电话的首要原则吗？ 一个人向神许愿，希望长生，但对神说成“不死”。结果，一般人“生老病死”，他却老是“病而不死”，永远也解脱不了 以下秘书的电话用语证明她把握了接打电话的什么原则？ “就谈到这里，好吗？” “很高兴与您通话，我们希望能尽快见到您，再见” “谢谢您的来电，王先生。再见” … … 模拟打电话 内容：三阳公司秘书与志中公司秘书协商两公司老总见面时间事项 以下情况，你该如何处理？请举例说明 线路中断 通话时受到干扰（突然有人闯入） 没有时间谈话 很难对付的电话（对方说话不清，发脾气，东拉西扯） 分辨声音 对名字有一定的把握（知名人士，业务往来人物，上司的私人密友） 来电找上司时，要弄清楚对方身份和目的，再通报上司 上司忙时，秘书要挡架或请对方留下口信 要鉴别来电的问题，根据对方的身份和目的进行转接 对推销的电话也要客气 对投诉电话要有礼貌，有责任心。 如果是上司的亲戚，不要与之妄交情。 收发传真 看视频，了解传真机的操作，并归纳传真操作流程 传真机的操作方法——传真准备 传真机的操作方法——传真准备 传真机的操作方法——传真准备 传真机的操作方法——传真准备 传真机的操作方法 －试运行 传真机的操作方法 －试运行 传真机的操作方法 －发送方式 传真机的操作方法 －发送方式 传真机常见故障及处理 传真机常见故障及处理 传真机常见故障及处理 传真机常见故障及处理 传真机常见故障及处理 实训 地点：实训室 两个小组之间互发传真。 故障1：显示“CHECK PAPER SIZE”，出现“卡纸” 分析处理：复印或接收多张传真机稿件，打印出一张后，显示“CHECK PAPER SIZE”，出现“卡纸”，做全清等常规调试及更换所有电路板均无效，检查记录纸边缘传感器，发现其动作不够灵活，当传感器拨杆到达一定位置时卡住不能复位，拆下其主件，稍微打磨拨杆的轴部，并加上润滑液，逐一恢复正常。 故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线 分析处理：通常是热敏头断丝或沾有污物。传真机有专门测试热敏头的程序，若有 断丝，则应更换相同型号的热敏头。若有污物可用棉球清除。一般情况下，断一条丝不 会影响使用。 故障3：不能自动进稿 分析处理：(1)进稿器部分有异物阻塞，原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大等。(2)检查发送电机是否转动，如不转动则须检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。 故障4：记录纸输送走斜 分析处理：(1)更换托纸盘，看是否转动灵活。(2)排纸滚两端是否均匀地与记录纸导轨接触。(3)感热头与记录纸接触是否良好。 故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停 分析处理：出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常情况，可按下列步骤处理。(1)检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位。(2)纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位。(3)各个传感器是否完好。(4)主控板是否有短路等异常情况。 故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮 分析处理：(1)首先应检查电源保险丝是否烧毁。(2)电源至主板的连接线是否插好。(3)如各组电压正常，线路也连接完好，则有可能是液晶显示器本身损坏。另一个可能是主板有故障。 * * * * 普通 可视 录音 智能卡 投币 多功能 无绳 手机 电话的种类 按要求分——普通电话与保密电话 按距离分——长途电话与市内电话， 内部电话 按使用线路——普通电话与专线电话 按目的分——工作电话与私人电话 假如公司经理要你给锦阳公司的王经理打电话，询问订的产品何时到，他们原来约定的会见是否有变化。最后找他们工程部的小李，咨询机器断电的原因 案例分析 将要谈的内容记录下来， 查清对方电话，再拨电话 接听时，问好，报自己单位和姓名 告之要找的人， 将要讲的内容，简明扼要告之 重复重点内容 礼貌结束 假如不在时：1。下次再打，2留言：简要告知内容，方便时请回电，自己的姓名 你再拨，先道歉 不在时 断线 请看一段视频，之后总结接听电话的程序。 接听电话的程序 记录人 处理结果 上司批示 手机 分机 来电号码 年 月