广告设计公司会议活动接待流程及标准.doc

传奇设计会议活动接待流程及标准 一、目的 为树立传奇设计良好形象，扩大传奇设计对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本标准适用于传奇设计各种接待工作和相关部门。 三、管理 行政部为传奇设计接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；传奇设计各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需传奇设计领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部 四、计划与准备 1、行政部在接到传奇设计领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。 4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。 5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部副经理和主接待人员协调安排，统一调度。 7、行政部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准 一级接待标准： 陪同人员：总经理、副总经理、各部门负责人 1、迎接：总经理、副总经理、接待部门负责人在办公楼大厅门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。） 2、参观：总经理、副总经理、接待部门负责人陪同，由接待部门负责人沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 3、座谈：行政部确保传奇设计环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将传奇设计简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品。二级标准： 陪同人员：副总经理、相关部门负责人 1、迎接：由接待对口部门到传奇设计大厅门口迎接，引导来宾。 2、参观：副总经理、相关部门经理陪同，由接待对口部门接待人妖沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 3、座谈：行政部确保传奇设计环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将传奇设计简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准： 陪同人员：相关对口的部门负责人及人员 1、参观：相关对口的部门负责人及人员陪同，由相关人员沿途介绍传奇设计基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 2、座谈：行政部确保办公楼环境、室内、洗手间清洁，将传奇设计简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 3、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 六、接待礼仪： 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与传奇设计门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并