电子信息交换用户手册.doc-信息化建设与发展中心-合肥工业大学.doc

合肥工业大学 电子信息交换平台 用户手册 信息与网络中心 目 录 一、接收文件 3 1、word格式文件接收 3 2、html格式文件接收 5 3、删除、还原已阅读文件 6 二、发送文件 6 1、起草和发送word格式文件 6 2、起草html格式文件 9 3、编辑删除文件 10 使用说明 我校使用的电子信息交换系统，是基于教育部教育管理信息中心、北京网盟信息技术发展有限公司开发的“育软 电子政务平台”的一部分，现正在全国范围内的教育系统中试用。该系统在原有旧版办公系统的基础上增加了如下的新功能 1、新增支持Microsoft Word公文编辑器，并解决了打印、痕迹保留等问题。 2、新增支持电子签章、数字签名以及CA等安全特性。 3、新增支持多工作区特性，即可以在不同工作区进行不同工作而不相互干扰。 4、新增离线提示工具，即不用打开浏览器登录系统便可及时提示是否有待办事宜。 该系统已成为我校与国家教育部、省教育厅和其它兄弟院校间的联系桥梁。在日常的行政工作中发挥着越来越重要的作用 登录界面 文件收发界面 本系统可收发已接受认证的各单位文件，实现我校内部收发文及与上级主管部门和兄弟院校间收发文的并行执行，互不干扰 一、接收文件 1、word格式文件接收 接收到文件的用户群可以从页面下方“待办事宜”中查看接收到的文件， 也可以进入“公文与信息交换”模块，在“文件收发”菜单下，点击“收件箱”查看。“收件箱”中显示本单位接收到的所有文件列表，如下图所示 其中在“选择”列下没有复选方框的文件为新文件，如图所示： 点击列表中的文件标题，可对文件进行查看。在打开文件的同时，系统自动向发送单位返回一个“阅读回执”提醒发送方送达情况，如下图所示： 要查看word正文点击，则计算机上会自动打开一个word文档，文件右侧是对此文档的相应操作，如图： 文件还可以带有附件，可选择文件在本机上存放位置。 2、html格式文件接收 本系统还支持Html格式文件的接收。与word格式文件相同，但可以在IE浏览器中直接阅览，如下图所示： 3、删除、还原已阅读文件 接收到的文件，阅读之后可进行预删除操作。点击“收件箱”图标，显示文件列表页面，指定需要删除的文件，在标题左边“选择”栏目相应的复选框里打上“√”，单击操作栏中按钮即可。若要找回已删除文件请到“已删除文件”中恢复。 二、发送文件 1、起草和发送word格式文件 系统将发送失败的文档都放置在服务器上，以备下次重发。新起草的文件必须按模版格式书写，以规范公文样式。新办公系统借助了micosoft word 2003对文本的强大支持，使系统在文本处理上的兼容性大大增加。 编辑完毕后点击文档操作栏里的“保存文档”，则此文件会自动提交至文件服务器上。签章管理人还可以在文档上加盖公章和数字签名，提高文档可靠性和安全性。 该系统还提供了对文档送达情况的查阅，可以对未接收的单位及时提醒。如图 2、起草html格式文件 该系统提供内部人员比邮箱更为便捷的html格式文件。 3、编辑删除文件 除了提供word格式和html格式的文件起草和收发功能，新系统还提高了编辑删除文件功能的易用性，为使用提供了方便。 6