四前期筹备工作的组织与实施[60p].pptVIP

会展实务 作者：张金祥 重庆大学出版社 (教学支持资源-电子教案) 第四章 前期筹备工作的组织与实施 第一节 确定合作办展机构与邀请函 第二节 展览会标识设计 第三节 展出场馆的落实与展区划分 第四节 宣传推广计划 第五节 展览会配套活动策划 第一节 确定合作办展机构与邀请函 从目前国内外会展业的发展状况来看，如果想把一个展览会做成一个具有影响力的名牌展览会，仅仅依靠一个单位的力量是远远不够的，必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。其实，邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。通过各合作机构的通力合作与配合，使要举办的展览会的各项筹备工作能够顺利进行，并能够达到预期的展出效果。 一、合作办展机构的确定原则 大家知道，展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办单位和支持单位之分，这些办展机构的多少要以该展览会项目发起单位的社会资源而定，协办和支持单位可以缺少，但主办和承办单位不能没有。从单位性质来分，办展合作机构可以是政府机构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。总之不论合作办展机构的性质如何，一般来说，一个展览会合作机构的确定应遵循以下几项原则： 1、坚持提高展览会影响力的原则 2、坚持增强展览会权威性原则 3、坚持方便展览会宣传推广的原则 4、坚持有利于展览会招商招展的原则 5、坚持点面结合的原则 1、坚持提高影响力的原则 目前，在我们国内举办一个展览会，在条件允许的情况下，通常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持单位。这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的影响力，增强企业参展的信心和积极性。做到这一点，主要以该展览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。 2、坚持增强权威性原则 我们都知道，一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或地区展览会相关产业的发展状况和趋势。所以，我们在确定展览会的举办机构时必须要充分认识到这一点，就要想办法邀请该展览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。在市场经济条件下，行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能相比的。邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览会的行业号召力和影响力，还有利于组织企业参展和组织专业人员入场参观洽谈，进一步提高展览会的展出水平与效果。 3、坚持方便宣传推广的原则 在现代社会的各个领域，人们都能感受到传媒的力量以及它对行业的各种影响，无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导向作用，都在或多或少的影响着人们的生活，甚至影响着一些商业决策的进行。目前对于展览会而言，拥有传播话语权以及丰富广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴，不论是媒体的广告支持还是新闻报道，都对展览会的成功与否有着重要的决定性作用。。与此同时，现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。所以，我们在选择媒体作为展览会合作办展机构时，在可能的情况下，最好是专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现代媒体与传统媒体相结合。这样，可以加快展览会信息的有效传递，扩大展览会的影响力，能有效地形成展览会项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。 4、坚持有利于招商招展的原则 招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作，也是展览会能否成功举办的基础。我们大家都知道，如果招展工作做的不好，这个展览会不仅得不到理想的经济效益，而且很可能会负债，其社会效益也不会好，甚至可能会影响到办展机构的声誉。如果招商工作没有做好，只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展览会也不能称之为完整的展览会。所以，不论是办展合作单位和展出城市，还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。必须要善于利用资源、优势互补，加快资源整合，最大限度挖掘新客户，不断扩大企业参展的数量，最大限度地降低招展成本，这样才能取得社会效益与经济效益双丰收。 5、坚持点面结合的原则 点面结合就是在社会资源允许的情况下，展览会的主办机构要做到国家政府部门与地方政府部门相结合；如果是国际性展览会，最好是国外机构与国内机构相结合；选择媒体时，要坚持国家级媒体与地方性媒体相结合，专业媒体与大众媒体相结合，现代媒体与传统媒体相结合。这样才能有利于展览会品牌的传播，增强展览会的影响力和竞争力，提高展览会的档次、规格和权威性，促进展览会项目的快速发展。 二、邀请函的制作 展览会邀请函通常又称招展函，它是办