第5章 会议组织与服务(第3版).ppt

第三节　会议进行阶段的会务工作 3.会议简报 　主要反映会议交流、进展情况。它具有“快、新、实、短”的特点。 4．新闻报道 　根据会议的性质与目的，如果需要将会议的内容或精神宣传出去，秘书在会前就应与新闻媒体记者联系好，邀请他们到会报道，及时地将会议的精神宣传出去。 第五章 会议组织与服务 第三节　会议进行阶段的会务工作 三、会议期间的生活服务工作 （一）及时订购回程票 （二）打印并分发会议代表通讯录 （三）组织拍摄会议集体照及活动照 第五章 会议组织与服务 （四）会议期间的旅游、娱乐与陪同工作 1．会议期间旅游服务 （1）提供当地旅游信息 （2）统一安排一次或两次当地旅游活动旅游费用一般应在会议前期就已做好了安排，并进行了预算，计算在会务费或其他会议收费中。所以，应按计划支出，并向与会者讲明，哪些是统一安排，由会务组开支；哪些是自费项目，由个人承担。 2．会议期间娱乐服务 （1）确定娱乐活动的内容和形式；（2）做好各项组织工作 3．会议期间陪同服务 第一，了解客人出行的意图、方式、线路、目的地和日程时间安排。 第二，通知有关方面做好各项接待准备，必要时进行事先检查。 第三，对陪同过程中可能会出现的问题进行分析预测，制定相应的预案。 第五章 会议组织与服务 （五）会议餐饮服务 宴会程序 第一，迎宾 第二，入场 第三，宣布宴会开始 第四，介绍主要来宾 第五，致辞 第六，祝酒 第七，散宴和送别 第五章 会议组织与服务 . 第四节　会议结束阶段的会务工作 第五章 会议组织与服务 一、送别会议代表 1．结清会议费用 2．发放回程票，安排人员送站 二、会场的善后工作 1．清理会场 （1）拿走通知牌和方向标志。 （2）清理会场内其他物品。 （3）通知配电人员和服务人员。 2．归还所借物品 3．结算会议开支费用 第五章 会议组织与服务 三、整理会议文件 1．整理分发会议记录。 2．形成大会决议、简报或纪要 3．写总结向上级汇报会议情况 4．收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 第四节　会议结束阶段的会务工作 第五章 会议组织与服务 四、会务工作的总结与反馈工作 （一）会务工作总结 1．会务工作总结的主要内容 （1）检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位，有无遗漏与重复之处； （2）检查会务工作机构之间及与相关部门、单位的协调状况； （3）检查每个会务工作人员的工作是否完成及完成的质量； （4）总结进一步提高会议的效率与效益的方法。 第四节　会议结束阶段的会务工作 第五章 会议组织与服务 四、会务工作的总结与反馈工作 （一）会务工作总结 2．会务工作总结的方法 （1）会务工作人员会后进行个人书面小结； （2）各会务工作部门或相关部门分别进行小组总结和相互评议； （3）必要时进行大会交流、总结与表彰，以起到激励与鼓劲的作用。 第四节　会议结束阶段的会务工作 第五章 会议组织与服务 （二）会后的信息反馈工作 会后信息反馈是将会议精神在传达、贯彻中产生的影响和结果或问题等信息向主办会议的领导机关做及时的汇报。秘书人员在会后应当协助领导做好这项工作。 第四节　会议结束阶段的会务工作 第五章 会议组织与服务 本章小结 第五章 会议组织与服务 　　　案例一： 　　　　　忙中出错的签到工作 案例内容（略，请见教材第164页） 问题：如果你是李芳，你认为应该如何将签到工作做到有条不紊？ 案例分析 第五章 会议组织与服务 案例一：忙中出错的签到工作 参考答案：这次会议签到工作出错的原因可以归结为以下四点： 第一，负责签到工作的李芳秘书工作态度有问题。她没有认识到会议签到是一件很重要的事，是一件必须认真、细致才能做好的事； 第二，李芳秘书缺乏会议签到方面的工作经验； 第三，会务负责人安排会议签到工作人员不够。如果客人较多，会务负责人就应该多安排几个接待签到的工作人员，以免造成拥堵的现象。 第四，总经理助理林丽现场协调工作没有做好。林丽既然看到李芳秘书迟到，并且有很多客人等在签到处，她就应该自己或安排人手帮助李芳秘书协调处理好签到工作。 案例二：放飞梦想，共创辉煌 案例内容见第165-167 参考答案：公司内部的年会一般包括年会的目的、主题、时间、地点、参会人员、流程安排、工作分配与经费预算。 训练一： 　1．实训目标 通过训练让学生掌握会场布置。 2．实训内容 　训练任务一：2014年1月17日，上海宏达有限公司在其公司的大礼堂，举行2013年年度总结暨表彰大会，办公室主任安排你布置会场。 训练任务二：XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司