j行政文员手册.docVIP

前言 我们正置身于一个急剧变革的时代，面对激烈的职场竞争，个人要想生存、发展，进而获得事业上的成功，就必须拥有持久的竞争优势，而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更快，掌握更多的管理及操作技能。 基于此，《HOW-TO企业人手册》系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家”，不仅积累知识、增长才干，更重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升，从而获得晋升。 本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作，提高管理和业务能力，将各个专业岗位大量的重复性工作，按照实际操作要求，找出规律性来，规定其标准的工作程序和工作方法，用流程图与制度、表单的形成固定下来，提高工作效率，保证工作的准确性、及时性和全面性。 本丛书于2005年推出了第一辑，分别为《优秀品管员手册》《优秀仓管员手册》和《优秀采购员手册》；2007年推出了第二辑，分别为《优秀报关员手册》《优秀外贸员手册》和《优秀跟单员手册》。该丛书在读者中引起了强烈的反响，他们认为此丛书浅显易懂，注重细节，切中各岗位工作的关键，可操作性极强，非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技能，建议我们多一些相关岗位的图书。因而，我们再次将丛书延展，策划出版了第三辑，也是为三个设计——《优秀行政文员手册》《优秀人事人员手册》和《优秀生产文员手册》。 《优秀行政文员手册》首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、基本技能，在介绍行政文员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管理，文书档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。 《优秀人事文员手册》首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、任职要求和工作文员处理各项工作事务如员工招聘、员工培训、薪资与保险、员工考评、员工关系管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。 《优秀生产文员手册》首先介绍优秀生产文员的职责与特点、任职要求和工作细节，再逐项介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、生产统计与分析和生产日常事务处理的实操步骤、方法、技巧及注意事项。 另外，在本丛书的编辑过程中，一些培训机构、咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员参与了编写和修改工作，具体为：王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。 第一章 优秀行政文员任职要求 行政文员职责与特点 行政文员任职要求 第一节 行政文员职责与特点 文员是企业里最常见的职位之一，具有为重要的基础性、服务性作用，是企业有效运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长高级白领的第一步选择。 行政文员的职责 文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为： 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要 负责做好计算机打字、复印等行政工作 负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 负责公司电话的接线工作。 对来往电话接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。 对未能联络上的记录在案并及时转告。 对紧急电话设法接通，未接通者速报行政部经处理。 负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职的缴回。 负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账单相符。 按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。 完成各项勤杂、采购工作。 负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 完成行政部经理临时交办的其他任务。 第一节 行政文员职责与特点 文员是企业里最常见的职位之一，具体极为重要的基础性、服务性作用、是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。 一、行政文员的职责 文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电