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寫出好公文的訣竅 本篇文章：文/周美麗 壹、前言 日前媒體報導臺北市長郝龍斌下令，「公務員寫公文，寫錯字三次就不得升遷」。這樣的懲罰，可讓臺北市府公務員嚇得半死；不過，郝市長出面解釋，他並沒有下這樣的命令，是報紙寫錯了，他只是希望公務員寫公文時要注意，不要寫錯字，如果一個公務員經常寫錯字的話，對於升遷他會做考量；可見機關首長對於公文品質的重視。其實公文代表機關，公文品質的優劣，代表著機關整體素質的良窳；因此，機關首長對公文品質向來都會非常的重視。撰寫公文說易不易，說難不難。說易，公文不注重文采及涵蘊，詞能達意就可；因此，用字遣詞不必詞采斐然，只要簡淺明確即可。說難，則難在於如何簡潔切題、明白曉暢、恰如其分，讓人一目了然。是以，公文的繁簡工拙，繫乎要言不繁，如能反覆求工，積學儲寶，必能巧奏其功。 禮記學記云：「雖有嘉肴，弗食，不知其旨也；雖有至道，弗學，不知其善也；是故，學然後知不足，教然後知困；知不足，然後能自反也知困，然後能自強也；故曰，教學相長也。」筆者伏案從公二十餘載，每憶昔日在大學時期修習應用文，猶如霧裡看花，似懂非懂，蓋以閱歷不足之故，及至考上高考，任職公門，始對公文體例、機關文牘，略獲心得，兼以近年來，應邀講授公文，領略初學者的困頓，在教學相長之餘，謹就公文常見缺失及撰寫訣竅彙整如下，期使初學者能免於勞而少功，敲開公文寫作的門扉。 貳、公文常見缺失 一、主旨段敘述錯誤 主旨段係在說明行文的目的與期望，若行文的目的是在請受文者轉知所屬報名參加講習，並非以檢送計畫為主，不宜將主旨寫成「檢送○○講習計畫」，應將講習計畫做為附件，改列於說明段最後一項較為妥適。 二、稱謂語混淆不清 行政院函頒之事務管理手冊文書處理部分，對於公文的稱謂語，僅籠統的規定，有隸屬關係之下級機關對上級機關稱「鈞」，無隸屬關係之下級機關對上級機關稱「大」，有隸屬關係之上級機關對下級機關稱「貴」；然而政府組織龐大，承辦人員搞不清楚隸屬關係，常有誤用情事。舉例來說，稅捐稽徵機關與行政院以外各院，並無隸屬關，應稱「大」，不宜稱「鈞」，又對縣市議會應稱「貴」，不宜稱「大」。 三、准駁語不恰當 所謂「准駁語」就是審核是否符合規定或回復請求之用語。對於人民依法申請之案件，於核准時，應用「符合規定」或「符合○○法第○條規定」，不可用「尚且同意」、「似應照准」等；於否准時，應用「不合規定」或「與規定不合」不可用「礙難同意」、「歉難照辦」、「不盡相同」等。 四、期望語重複或誤用 公文之期望語如「請 核示」、「請 查照」等應列在主旨段，且不宜在「說明」「辦法」段重複；另外「請派員協助指導，請 查照」、「請 核示，請 鑒核」、「請轉知照辦，請查照」、「請推薦適當人選，請 查照」等4個例子，均屬期望語重複，前半段即屬行文期望語，後半段期望語應予以省略；還有，上行文之期望語誤寫為「請 查照」，而平行文之期望語誤寫成「請 鑒核」等。 五、處理期限未於主旨段敘明 公文訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」段敘明，以收提示之效；另外所訂的日期也要顧及收發、郵遞、蒐集及處理等所需時間，如果事情緊急或事涉太多機關，可以傳真方式處理，以節省公文往返時間。 六、簽與函之書寫方式未區分 函之主旨段係在說明整個函的「目的」與「期望」，而簽之主旨段則在說明整個簽的「目的」與「擬辦」，兩者不同，不宜混淆。「函」請上級機關核示時，可於「主旨」段寫：「○○○乙案，可否准予退稅，滋生疑義，謹請 鑒核。」而「簽」陳首長核示時，應先研擬處理措施（準備怎麼做），以供首長作抉擇，因此簽之「主旨」段應改寫為：「○○○乙案，擬否准（准予）退稅，是否有當？謹請 核示。」 七、機關團體未寫全銜 公文內引用機關、團體、學校等名稱時，不宜省文縮寫，應以全銜書寫，以表示尊重。惟若文內一再提及，可於第一次提及時，敘明以下簡稱為○○，嗣後文內則以簡稱稱之。 八、正本或副本發予本機關 常見公務機關於發文文稿內，將機關內部單位列於正本或副本收受者名單中，此為顯然錯誤。機關內部單位如有必要，得以發「抄本」方式處理。 九、錯別字影響機關形象 國語不一定要說得標準，但必須說得對；中文不一定要用字高深，但是必須寫得對。一篇公文裡若是錯字連連，不但影響機關形象，更令受文者摸不著頭緒。公文裡最常見的錯字是「抑或」寫成「亦或」、「交代」寫成「交待」、「不至於」寫成「不致於」、「名實相副」寫成「名實相符」等等。 十、用語不恰當 韓愈說：「文從字順各識職。」意思就是文章的用字遣詞，必須準確，一字求一字的下落，一句求一句的道理，用詞與含意務求相互契合。現行公文裡用詞不當的實際案例很多，例如上級機關交代處理之案件，於函復時可用「交下」，但民意機關轉交人民陳情案件，於函復民意機關時，不應誤用「交下」，可用「轉交」或「囑查」；另外民意