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成功的會議管理：議事的準備與進行 鍾 起 岱 2008/03/05 鍾起岱老師 簡歷 中州技術學院 企管系副教授 sky.sailing@msa.hinet.net 0937-774782 04-8311498ext3008 學歷：中興大學地政系學士、中興大學都市計劃研究所碩士、台灣大學管理學院商學碩士、中國文化大學實業計劃研究所博士 進修：復旦大學管理學院科技管理學程結業、美國聯邦政府農業部研究學院（USDA）政策分析學程結業、美國匹次堡州立大學（Pittsburg State University）訪問學人、台灣大學政治學研究所研究 考試：普考土地行政科及格、外語導遊人員及格、外語領隊人員及格、高考土地測量科及格、高考都市計畫科及格、甲等特考政策規劃研考人員及格。 大綱 引言 議事學發展 會議的原理 會議的準備 會議的進行 會議的額數 會議的表決 實例研討 結語 引言 不成功的會議： 一人一把號，各吹各的調。 人多嘴雜，烏龜多就亂爬。 會而不議，議而不決，決而不行。 成功的會議： 豺狼與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥，少壯幼獅與牛犢，並肥畜同群。 舊約以賽亞書11-6 議事學的發展 1215，英王John接受《大憲章》 1688，光榮革命 1689，權利法案 1789，Thomas Jefferson《國會議事手冊》 1876，Henry Robert《羅伯氏規則》 1917，孫中山《民權初步》 1948，立法院通過《立法院議事規則》 1954，內政部訂定《試行會議規範》 1956，立法院通過立法院點名表決辦法。 1965，內政部頒行《會議規範》 1981，行政院頒行行政院會議議事規則。 1999，立法院制定立法院職權行使法。 會議管理的內涵 Planning Organizing Staffing Directing Controlling 會議管理的重心（一） 對內管理：順遂議事的進行，實現群體意志，追求公共利益最大的公約數。 對外管理：妥善運用議事技巧與議事策略，達成有利於己方的結論或情勢。 會議管理的重心（二） 對內管理 集體決策 會議成本 規劃與準備 會議規則 流程與控制 參與與發言 共識引導 決議追蹤 對外管理 集體決策 會議成本 規劃與準備 會議規則 流程與控制 參與與發言 共識引導 決議追蹤 會議的要件 凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規則，為之會議。 因此，會議有三要件：第一必須是研究事理之解決﹔第二必須三人以上；第三必須循一定之規則。 議事學的基本原則 (1)議事規則的存在是為了增進業務處理與提昇合作與協調。 (2)會議中所有的會員都有平等的權利、特權與責任，這包括屬於多數 的一方有權做決，屬於少數的一方有權做辯護。 (3)必須有足夠的法定人數 (4)每一項動議必須經過自由而充分的討論。 (5)在任何時間，一個時間只能討論一個問題。 (6)在任何時間，每位會員都有權利知道現在正在進行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述。 (7)除非得到主席的許可，任何人都不可以發言 (8)對同一個問題，在他人第一次發言尚未結束之前，任何人都不可以要求第二次發言。 (9)主席必須嚴格謹守公正無偏。 會議規則的位階次序 憲法 法律 本機關議事規則 會議規範 民權初步 慣例 會議的民主原理 力的原理： 會議的最後決定，必須是保持最多數意見的決定，此稱為服從多數原則。 理的原理： 在服從多數的原則下，少數者的權利，亦不應受到打壓，此稱為尊重少數原則。 力的原理：服從多數原則 如有多數人贊成，不應強求打消。 如有多數人反對，不應強求通過。 保持合法的開會人數。 多數決。 理的原理：尊重少數原則 不應剝奪提案的權利 充分討論或辯論的權利 依議事規則進行的權利 等待真正多數的權利 不得隨意撤銷決議的權利 國人開會常見的問題 隨性開會 不了解會議規範 變成主席或某位出席者的演講會 成為演講比賽 為發言而發言 為反對而反對 為捧場而參予 為奉承或出鋒頭而動議 會而不議 議而不決 決而不行 適當的開會時機 依照法令規定必須召開者。 能促進協調、溝通及集思廣益效果者。 於工作推動及目標達成有必要者。 在時效上較為迅捷者。 無其他有效方式可代替者。 不必召開會議的情形 以電話、公函、或會簽等方式可以產生預期效果者。 主持人或出席人員未作充分準備者。 時機不適當者。 肯定不能產生預期效果者。 花費太大，不合效益原則者。 會議幕僚應注意事項 （1）會議主持人，應視會議性質與目的，由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。 （2）除必須由機關首長主持之會議外，宜儘量授權副首長、幕僚長或其他專門人員主持。 （3）會議出席人員應具有代表性，其人