物资合同服务大厅业务流程.doc

黑龙江省电力有限公司 供应商服务大厅业务指南 一、服务大厅简介 黑龙江省电力有限公司供应商服务大厅于2010年12月建成投运，大厅建筑面积522平方米，内设引导区、商务区、业务区、等候区和洽谈区等多个功能区域，是集招标业务、合同签订、合同变更、履约协调、单据验审、废旧处置、仓储配送等工作为一体的服务窗口。 服务大厅作为面向社会的窗口，秉承“便捷、高效、规范、诚恳”的理念，以规范业务管理、提高工作效率、加强廉政建设、树立良好形象为目标的“一站式”窗口服务为标准，通过规范化、标准化、常态化的管理，为供应商单位提供全方位的服务。 二、服务大厅业务功能 服务大厅是黑龙江省电力有限公司物资供应公司对外服务的窗口，主要有以下功能： 受理物资招标委托业务（一号窗口）。 受理合同签订业务（四、五、六号窗口）。 3、受理合同变更业务（三号窗口）。 4、受理合同履约协调业务（七号窗口）。 5、受理合同结算业务（八号窗口）。 6、受理废旧物资业务。（九号窗口）。 7、受理仓储配送业务（十号窗口）。 8、受理相关单位的投诉和改进意见。 三、服务大厅业务办理流程简介和供应商业务办理须知 （一）供应商服务大厅业务总流程 供应商服务大厅包括招标业务、合同签订业务、履约协调业务、合同结算业务、废旧物资处置业务、仓储配送业务等的咨询受理和业务投诉受理等功能。总流程图见图1： 招标业务 招标业务流程 招标业务须知 2.1供应商在国网电子商务平台等相关电子媒介适时查询中标公告； 2.2获悉中标信息后，按相关规定计算中标服务费金额或咨询中标服务费金额； 2.3足额缴纳中标服务费后，凭中标服务费收据领取中标通知书，并完成确认事宜。 （三）合同签订业务 1、供应商办理合同签订业务流程 1.1供应商领取中标通知书后，在电子商务平台完成合同信息确认工作； 1.2供应商等待合同在ERP系统生成订单、经法OA系统内流转，流转时间不超过13个工作日，在接到大厅工作人员通知后在规定时间内到大厅进行商务合同签订。 1.3供应商携带法人授权委托书、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件和复印件、合同章等材料到服务大厅合同签订窗口，等候签订商务合同；按时到合同领取窗口领取签订完成的商务合同。 合同签订业务流程图： 2、供应商办理合同签订业务须知 2.1中标单位合同签订人员赴供应商合同大厅签约时，应备齐以下资料： ⑴ 中标通知书； ⑵ 法人授权委托书（原件）、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件及复印件； ⑶ 签约用章； 2.2中标供应商应接到中标通知书5日内在电子商务平台上确认合同信息，超过确认时限以及超过合同签约时限需填写延误签订单； 2.3乙方盖好章的合同由供应商大厅工作人员统一报省公司物资部审批，物资部对流转审核过的合同盖甲方合同章，盖章时间不超过3个工作日； 2.4商务合同双方盖章后生效，乙方保留二份，另外四份分别由物资供应公司合同管理部（一份）、物资供应公司供应部（一份）、项目单位（两份）。 3、供应商办理合同变更业务须知 3.1供应商应按照通知，携带法人授权委托书、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件及复印件、中标通知书复印件、合同复印件、合同章到大厅合同变更窗口进行合同补充协议签订。 3.2合同变更专责审核供应商所提供资料，根据省公司物资部及相关领导批准的《合同调整书》与供应商签订补充协议。 4、供应商领取合同业务须知 4.1合同收发窗口负责办理已生效合同文本的发放及咨询业务； 4.2领取物资合同时需提供以下资料： ⑴ 中标通知书； ⑵ 法人授权委托书（原件）； ⑶ 授权人身份证复印件和被授权人身份证及原件及复印件； 4.3供应商在领取商务合同时应仔细核对合同信息，核实无误后按要求登记确认。 履约协调业务 1、供应商办理履约协调业务流程 1.1供应商在前台引导接待排号机中选择“履约协调业务”排号等候； 1.2供应商填写《履约协调申请单》，递交至履约协调窗口；履约协调问题包括履约过程中发生的供货范围、合同金额、交货期变更、质量问题处理以及违约处理等内容； 1.3供应商在等候区等候工作人员与相关部门或单位协调处理；必要时，由工作人员组织相关部门或单位在洽谈区协商解决； 1.4协调问题处理后，供应商在履约协调窗口领取协调结果，继续到相应窗口办理后续业务。 履约协调业务流程见图3： 图3：履约协调业务流程 2、供应商办理履约协调业务须知 2.1合同签订后，履约项目专责每月定期与供应商联系掌握合同履约的动态信息（内容包括：排产计划、供货计划、质量进度实际情况和合同执行中存在的问题）。项目专责联系方式见表1： 表1：合同履约项目专责联系方式 履约项目专责 负责项目单位 电话 传真 荣 威 大庆、齐齐