学校行政沟通与文书处理.ppt

學校行政溝通與文書處理 主講人：台南市西門國小 周義雄校長 壹、學校場域的認識一、學校這個教育場域的組織文化及特色 和諧一致的文化 關懷的文化 權變的文化 言教、身教、境教 二、校護人員在學校的定位及功能 護理專業 公務人員 師生健康的守護神 三、學校的行政系統及特色 行政：教、訓、輔、總 教學：教師的教學及學生的學習 行政與教學的相互關係 貳、溝通與協調 溝通的定義：個人或團體將情感、訊息、意見或 事實，傳達給另一個人或團體， 使之相互瞭解的歷程。 一、溝通的重要性：聆聽與誤解 溝通的功能： 1、表達情感 2、資訊傳遞 3、激勵士氣 4、任務控制 二、溝通三要素 干 干 干 擾 擾 擾 發 訊息 管 訊息 收 訊 訊 者 道 者 回 饋 三、溝通的媒介 會議：校務會議、行政會議 文書：書面、公文、信函、備忘錄 電訊設備：e化 四、溝通的方式 語文：文字、圖表、口語 非語文：肢體動作、音調、臉部表情 正式溝通：層級節制的溝通管道：向上溝通， 向下溝通、水平溝通 非正式溝通：傳言、謠言、馬路消息 五、溝通的技巧 就事論事，避免對人 充分準備，態度誠懇 平等對待，相互尊重 話語婉轉，互惠互利 六、溝通的策略 主動溝通，依法行政 發揮雙向溝通的功能 圓融有效的溝通技巧及方式 切忌本位主義及門戶之見 避免溝通環境因素（人際、組織）的干擾 兼顧正式溝通及非正式溝通 兼顧組織目標達成與個人需求之滿足 ～融入團隊，多贏互利～ 參、文書處理 卓越的行政能力涵括有效的溝通協調能力、工作計畫的擬定、實施及檢核、回饋以及公文、簽會的文書處理能力 一、文書處理的原則 先溝通協調，再形之於文字 內容淺、簡、明、確 用詞不卑不亢，清楚的表明立場 避免用攻擊、挑釁、負向的用語 二、公文程式類別 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍 事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申 請與答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。 三、公文寫作要領 認清案情 嫺熟業務相關法令（有法依法，無法依令，無令依例，無例請示） 恪遵格式 注意用語（簡、淺、明、確、不卑不亢） 詳細檢視修改（增一分則長，減一分則短，著粉則太白、施朱則太赤） 掌握處理時效 力行四多（多讀、多聽、多記、多寫－熟能生巧） 四、公文之蓋章簽署 蓋用職名章之順序：「由左而右，由上而下，由小而大」原則（承辦人或職等較低者開始自左上方蓋起，其餘人員依上述原則，依序蓋章） 機關學校首長得以親自簽名代替職名章。 蓋章或簽名後，並在下方註明當時之日期及時間（例如5月15日上午10時20分，則註記為0515/1020） 五、「函」之製作要領 - 一般原則 文字敘述應明白流暢、詞意清晰，以達「簡、淺、明、確」之要求。 文句正確使用標點符號。 採用語氣肯定、互相尊重之詞彙；絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 「函」之製作要領 - 一般原則 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段。「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用，如前者可改用「經過」、「原因」；後者改用「建議」、「擬辦」、「核示事項」。 必要時應會稿其他相關單位。 六、「函」之製作要領 - 分段要領 主旨：為全文簡要，以說明行文目的與期望；文字宜簡要，以一段完成不分項。概括性期望及目的語，如「請 鑒核」、「請 查照」、「請照辦」等，通常用在本段結尾部。 說明：就案情之事實、來源或理由，做較詳細之敘述；必要時得分項條列清楚。 辦法：向受文者提出之具體要求或建議，必要時得分項條列清楚。 七、「簽」之款式 三段式：應按「主旨」、「說明」、「擬辦」辦理，「