四、公文制作-台北市政府.pptVIP

中華民國100年學校文書處理研習 講師：陳綺華 一、簡介公文電子交換系統作業 二、公文管理系統歸檔流程 三、各項報表作業 四、公文製作 ﹝一﹞檔案來源： 1.發文創稿 2.收文函稿 ﹝二﹞作業流程： 1.發文部份：總收發文-發文作業→立案編目→歸檔 2.收文部份：文書組登記桌作業-待簽收→待分辦→ 承辦人辦理中→送存查（或發文） →立 案編目→歸檔 （逐件登錄陳核、決行日期時間、頁數） 二、公文管理系統歸檔流程-2 3.總收發文-檔案室作業：點收作業（機關或科室文 ○○國中所屬處室、標出歸檔的文件） →立案編目（逐件點選按右邊立案編目 進行編碼）【附件】 ◎歸檔資料夾約3公分寬或50件左右，歸檔公文達到此一標準則另開新案卷收錄（每一案卷皆需附上目次表置於卷首，卷脊需標明完整【附件】） 二、公文管理系統歸檔流程-3 特殊案件： 併案處理：先做銷號手續再進行歸檔作業（目次表 不呈現【附件】 ） 併歸檔號：先至檔案維護調出欲併入的舊文件目次 號，再到立案編目修改序號存檔（目次 表會呈現資料【附件】 ） 三、各項報表作業-1 （一）例行表單名稱： 1.分文簽收清單（總收發、承辦人各一-職章、8碼 日期） 2.發文送件單（總收發、承辦人各一） 3.歸檔簽收單（檔管員-歸檔登記簿、承辦人-需蓋 檔案簽收章戳） 4.事前催辦單、展期單（文書組、承辦單位各一） 5.調案單（文書組） 6.調還卷登記簿（文書組）【附件】 三、各項報表作業-2 （二）稽核管制統計報表名稱： 1.一般公文處理報表【發文統計表】 2.公文結案統計表【案件逾期一覽表、逾期分析表】 3.檔案編目數量統計表 4.歸檔案件統計表 【附件】 清楚嘛！有需要協助的事項嗎？ 四、公文製作-1 （一）法源依據： 中華民國97年10月臺北市政府文書處理實施要點 （二）公文種類： 1.令-發布法規、人事任免、遷調、獎懲 2.呈-對總統 3.函-上級→下級、下級→上級、同級機關、民眾與 機關 4.公告-向公眾或特定之對象宣布周知 5.其他公文-書函、簽、便箋、開會通知、電話紀錄、 證明書、契約書、定型化表單…等16項 四、公文製作-2 （一）通則： １.文字敘述應明白通暢、詞意清晰，正確使用標點符 號及數字型態，避免層層套敘來文，摘述要點，語 氣肯定、互相尊重之語詞，避免使用艱深費解、無 意義或模稜兩可之詞句。 2.公文結構，採用「主旨、說明、辦法」三段式，案 情簡單者，得用「主旨」一段完成；「說明」、 「 辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 四、公文製作-3 （二）公文要領： 1.簽辦來文 ◎ 承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體，不得模稜 兩可，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請鈞 長裁示」等字樣；重要或特殊案件，應敘明案情簽 請核示或當面請示後，再行簽辦。對毋須答復或辦 理之普通文件，得簽請存查。 ◎對於來文之附件，有抽取應用者，應於來文上書 明「附件抽取」字樣，並應於用畢後或離職時歸 檔（事先備妥登記簿）。 四、公文製作-4 2.創稿發文 ◎擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及 字號敘入，文稿內有重要性之數字，應依文書規定型 態書寫。內文中文字體使用之標點符號應以全形為之 ；阿拉伯數字及併同於外文中使用之標點符號應以半 形為之。 ◎文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋騎 縫章（對外行紙本文）或職名章（原創稿），同時於每頁之下方加註頁碼。 ◎文稿增刪修改過多者應清稿，將原稿附於清稿後，再陳核(判)，已會核會簽者，不必再會。 四、公文製作-5 2.創稿發文 ◎創稿轉公文時，內容避免獨字成列，獨列成頁。 ◎回復免備文案件除免擬繕文稿外，發文時，應分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳。 3.簽、便箋 ◎應載明年月日時分、簽辦單位、聯