ACCESS资料库密笈.doc

資料庫應用講議 活用ACCESS 資料庫 盧坤勇編著 國立聯合工商技術學院 電子工程系 中華民國九十二年三月 目 錄 認識資料庫…………………………………………………….3 認識ACCESS…………………………………………………….5 開啟ACCESS…………………………………………………..14 建立資料表……………………………………………………45 建立表單………………………………………………………86 建立查詢………………………………………………………95 建立報表…………………………………………………….100 建立巨集與功能表………………………………………….103ACCESS 資料庫 ▇認識資料庫 資料庫定義 具有固定屬性及重複性質之資料，為了便於管理和維護，以及提供多人使用，可將這些資料儲存在經過規劃屬性之檔案內，這些檔案之集合即稱之為資料庫（DataBase）。 ２．資料庫管理系統 在使用資料庫時，經常須配合新增、編修、刪除、更新、分類、合併、排序、計算等程序來處理資料。為了方便多數人使用，可將前述程序配合表單（畫面）、查詢運算式及報表來完成，再以選單式功能表型態呈現給使用者，此類處理過程即稱之為資料庫管理系統。 ３．相關辭彙 欄位：用來儲存具有相同或類似屬性物件之特徵值，例如通訊錄檔之姓名、電話、地址等。 記錄：用來儲存特定物件內各個元素之所有特徵值，例如通訊錄檔內某個人之個人資料，即稱之為一筆記錄。 檔案：用來儲存具有相同或類似屬性物件之所有記錄，這些記錄的集合即稱之為檔案。 循序檔：按照資料發生之先後次序依序儲存資料之檔案。 索引檔：依檔案內某一欄位將資料按遞增或遞減方式儲存之檔案。 ４．資料模式 資料的組織和存檔方式常見的有關聯式、網路式及階層式，Access之資料模式屬於關聯式。 ５．資料應用實例 進銷存管理系統 人事薪資管理系統 品質管理系統 診所管理系統 錄影帶出租管理系統  ▇建立資料表 １．點取資料庫桌面→資料表→新增 ２．選取設計方法 ．資料工作表檢視：自動產生如Excel 工作底槁之表單 ．設計檢視 ．資料表精靈：使用現成的資料表加以修改而成 ．匯入資料表 ．連結資料表 ３．設計檢視執行步驟 3.1出現畫面：欄位名稱、資料型態、敘述，請依序輸入相關資料。 3.2 輸入欄位名稱，中英文皆可，不得使用Access和Basic之保留字。 3.3 選取資料型態 ．文字：用於一般識別性或說明用之資料 ．備忘：資料長度不定之文字型資料 ．數字：用於計數或計量之資料 ．日期/時間： ．貨幣： ．自動編號：用於具有流水號性質之資料 ．是/否：用於識別邏輯性質之資料 ．OLE物件：用於連結影像、聲音、圖片等資料 ．超連結：用於Internet 相關資料 ．查閱精靈：用於翻閱有固定值域之欄位資料，僅適用於文字、數字和是否型欄位。 3.4 定義欄位屬性 A．欄位大小 B．格式：用於設定資料之顯示方式。 C．小數點位置：自動或0-15位 D．輸入遮罩：用於設定輸入資料之預設型態和條件。 E．標題：用於標示欄位說明，未定義則以欄名取代。 F．預設值 G．驗證規則：用於資料輸入後之檢查條件。 H．驗證說明文字 I．必須有資料：否(是) J．索引：否、是（可重複）、是（不可重複）。  屬性對照: A B C D E F G H I J 文字 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ 備忘 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ 數字 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ 日期/時間 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ 貨幣 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ 自動編號 ◎ ◎ ◎ ◎ 是/否 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ OLE物件 ◎ ◎ 超連結 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ４．顯示格式與輸入遮罩(參考另頁講議) ５．建立與修改索引 5.1 建立索引之方式有兩種： 5.1.1定義欄位屬性時指定索引 5.1.2 在資料表設計模式下，開啟檢視-索引功能 .在索引桌面之索引名稱處輸入索引名稱 .在欄位名稱處選入索引欄位，一個索引可配合一個或以上之欄位來產生。 .在排序方式處設定排序方式:遞增或遞減。 5.2 資料屬性為唯一者，系統將字自動標定為主索引用(PrimaryKey)。 5.3 表單 選取表單→新增模式 ２．選取對應設計方法： 設計檢視:配合工具箱自行選用工具拗紐來設計表單 表單精靈: 自動產生表單(又分下列三種不同型式) 自動產生表單:單欄式 自動產生表單:表格式 自動產生表單:資料工作表 圖表精靈:以圖表型式顯示分組資料(有二十種圖型可供套用) 樞紐分析精靈:以二維表格型式嶮示資料 設計檢視 1.選用資料表→確定 2