4、访客管理-i-Blog小区e化服务平台.doc

社區智能化管理系統 櫃台管理系統 操作說明書 國 霖 科 技 有 限 公 司 中華民國一零二年一月  目　　　　　　　　　　　錄 壹、 系統介面介紹 1 貳、 系統設備介紹 2 參、 基本資料維護 4 一、 社區棟別、住宅資料維護 4 二、 住戶資料管理(所有權人) 5 三、 住戶資料管理(承租人) 6 肆、 訪客管理 8 一、 訪客進入登記 8 二、 訪客離開登記 13 三、 未離開訪客清查 14 四、 訪客進出明細表 16 五、 住戶訪客統計表 17 六、 年度訪客統計表 18 伍、 信件收發管理 19 一、 住戶門禁卡片維護 19 二、 住戶信件通知維護 21 三、 收信管理 22 四、 發信管理 27 五、 退件管理 29 六、 多戶別領件設定 29 七、 取消領件退件 29 八、 未領取信件一覽表 31 九、 信件收發一覽表 32 十、 住戶信件統計表 34 十一、 年度信件統計表 34 陸、 廠商服務管理 35 一、 廠商基本資料管理 35 二、 報修記錄管理 35 三、 廠商進入登記 36 四、 廠商離開登記 38 五、 未離開廠商清查 40 六、 社區報修記錄表 41 七、 廠商服務記錄表 41 八、 廠商服務統計表 42 九、 年度社區服務統計表 42 柒、 衣物代收送管理 35 一、 衣物代收 35 二、 衣物送出 35 三、 衣物送回 36 四、 衣物領取 38 五、 衣物送洗記錄表 40 捌、 寄物管理 35 一、 寄物代收 35 二、 寄物領取 35 三、 寄物代收明細表 36 玖、 代付管理 35 一、 住戶零用金儲值 35 二、 零用金代付 35 三、 費用代收 36 四、 費用代付 38 五、 代付簽認 40 六、 儲值紀錄表 40 七、 代付紀錄表 40 系統介面介紹 系統登入：如圖，使用者以電腦之微軟IE瀏覽器（版本需7.0版以 上）連結至系統網址 .tw 我家部落格首頁，從左方社區管理頁簽輸入帳號、密碼、以及驗證碼進入管理系統操作相關系統。 功能選單：如圖，在成功進入系統之後即會出現該帳號之功能選單，以及快速連結按鈕的功能圖示。左邊為各模組織功能選單，權限多寡將因使用者的角色不同而有所不同，右邊的功能圖示則為常用之功能圖示連結可直接點選圖示操作各功能。 系統設備介紹 訪客及信件收發管理中會用到的設備共有四項，下列分別介紹。 1.電腦：可連結網際網路電腦，瀏覽器需使用微軟IE 7.0以上版本。 2.WebCam網路攝影機：只要符合USB介面網路攝影機皆可。 3.USB門禁讀卡機：各廠牌USB介面讀卡機（需支援直接感應輸入）直接連接電腦（不使用門禁卡號搜尋，或自行輸入卡號可不用安裝） 4.USB條碼讀取機：各廠牌USB介面BARCODE READER直接連接電腦 （信件不使用條碼輸入可不用安裝） 5.觸控螢幕：支援手寫輸入之觸控螢幕，留下使用者真筆簽名 基本資料維護 社區棟別、住宅資料維護 1.功能說明：此功能為建立社區所屬的各大樓棟別基本資料以及每棟大樓之住宅資料。 2.操作說明：如圖選擇該社區名稱按下查詢後及列出該社區之基本資料，接著按下左邊「新增棟別」按鈕即顯示新視窗，帶出目前棟別設定以及新增畫面。 (1)棟別資料維護：如下圖所示，填入「棟別代號」、「棟別名稱」、「地址」等相關資料後按下「儲存」後，其新增之棟別資料即顯示在功能畫面之下方。按下左邊「編輯」可針對棟別資料進行修改。 (2)住宅資料維護：在棟別資料維護功能視窗之棟別資料顯示列上點選左邊「新增住宅」即可開始建立維護該棟別所屬之住宅資料，如下圖所示。依序建立該住宅之「樓層」、「門牌號」 住戶資料管理(所有權人) 1.功能說明：此功能為建立各住宅之所有權人基本資料，作為後續管理費繳費以及門禁系統之發卡使用。 2.操作說明：如圖所示，選擇社區及棟別後按下「查詢」即顯示該棟別之住宅資料，之後選擇欲修改之住宅資料按下左邊「編輯」功能按鈕即可針對基本資料進行修改，修改完成後按下「儲存」即完成該資料修改並回到主功能視窗。 住戶資料管理(承租人) 1.功能說明：此功能為建立各住宅之承租人基本資料，作為後續在發信作業中選擇領件住戶使用。 2.操作說明：如圖所示，選擇社區、棟別、所有權人後按下「查詢」即顯示該戶號承租資料，按下左邊「編輯」按鈕即可編輯承租人基本資料。 當該戶退租時，則按下「退租」挑選退租日按下儲存即完成退租。 訪客