东原地产办公区域服务的方案1.docVIP

编制：房产后勤管理部 时间：二00五年四月二十八日 地产办公区域概况 2005年6月中旬，地产办公区域将由目前的水碾河艺术中心牵往万科城市花园五期商住楼。管理面积也将由原来的800平方增加至1700平方米。现代化的办公设施和环境需要良好的后勤保障服务，随着万科地产在成都市场的拓展，办公区域的流动人员和来访人员也随之增加。同时根据目前即将投入使用的1700平方办公区域的划分特点，结合办公写字楼的环境需求。现将该办公区域的安防、设施管理以及后勤保障服务体系进行规划，以便于办公区域在正式启动前各项工作的顺利筹备和开展。 地产办公区域服务组织架构 备注：兰色虚线部分为地产办公区域服务岗位； 服务内容分类 商务秘书服务 商务秘书设置于公司前台，是办公区域对外形象展示、信息接收与发出的窗口，因此在日常服务中要求工作人员热情接待和问候每一位来访的访客和公司职员。具体服务内容包括： 公司总机电话接转； 受理客户咨询； 留言服务； 传真收发服务； 邮件、包裹、EMS收发及物品委托代管； 文件、杂志、报纸代订与收发； 办公用品领用； 天气预报信息发送； 雨具及部分办公用品、工具借用； 会务预订与会务接待； 新同事信息发送； 办公设施使用介绍和培训； 代订车船票及机票； 洗衣代理服务； 提醒服务； 代订鲜花服务； 合同收集与查阅服务； 公司仓库管理； 政策法规及重要法律法规查阅服务； VIP客户及职员个性化档案信息收集与建立； 公司车辆使用预订； 急救医药箱常规药品备用服务； 外来人员登记与接待 会务组织与安排 新的办公区域将有6个会议室和两个洽谈室，延续现有的会议室预订方式，将由前台与总办确认、同时在地产办公区域增设会务接待。会务接待将根据会议需求方的要求确认相应的服务需求，负责各项会议的前期服务内容的准备、保障各项会议现场服务。为使公司内部各项会务组织有据可依，组织有序，将增编《会务接待管理规程》以及《会议预订登记表》。目前地产办公区域的前台接待工作量已非常大，因此会务接待也将要求掌握前台的基本技能，在会议较少的情况下协助前台的工作。公司的下午茶也将纳入到会务接待的岗位职责当中。相关会务服务内容包括： 会务服务； 会议服务要求记录； 会议相关物品的代购服务； 会务设施、环境布置与准备（设施调试）； 会务期间茶水服务； 会议室卫生服务； 送餐服务； 下午茶服务； 安全护卫服务 根据新办公区域的楼宇结构特点，新办公区域将设置办公楼首层入口引导、车辆指挥、周边巡逻岗位，其中在办公楼交付初期，还将增设办公区域安全岗，协助地产职员熟悉环境，配合商务前台作好接待及办公区域仓库整理工作。具体服务内容包括： 外来人员及客户的登记和引导； 车辆指挥及交通秩序的维护； 消防设施巡视与消防安全检查； 突发事件信息的预警与现场秩序维护； 楼梯公共区域、周边与办公区域安全巡视； 节日及休息时间的商务前台替岗服务； 环境卫生 环境卫生将由三名保洁工作人员完成，包括楼内办公区域及大楼外围、一楼电梯厅等服务；具体内容包括了： 外围环境清理与卫生巡视[ 绿化养护； 环境消杀； 垃圾清运； 办公区域环境卫生的维护； 协助会务接待与服务； 玻璃外立面、地面石材及地毯、办公家私等计划性养护； 办公设施等计划性卫生打理； 设备、设施保养及能源消耗的节约 为保障办公区域各项办公设施的正常运行，将指定一名城市花园维修人员兼职负责地产办公区域的设施巡检、维护工作，每月对设施的运行情况进行分析。同时实际情况对办公区域空调、电梯系统进行调试、开启、保养，对办公区域的监控系统协助地产总办与分包方进行工作对接。提倡降低和节约办公能耗、保障办公区域设施设备的正常运转。 水、电、空调、电梯、弱电、消防设施巡视保养； 设施应急预案的制订； 常用办公用电设施能源节约与创新服务； 日常办公设施维修； 仓库管理 物资用品数量的验收与入库登记； 物资领借用登记； 定期物资盘点； 库存物资领借用； 建立仓库管理制度、质量体系清单； 每半年一次的物资仓库质量体系审核； 仓库5S整理； 工程、设计部样品展示区的管理 在对地产办公区域的环境整理过程中，为避免工程、设计部样品的摆放影响办公环境，除规定工程、设计部样品展示区外，环境服务人员还将对样品进行登记、确定责任人和使用时间、定期清理、跟进处理结果。 地产外包食堂质量管理 根据前期与地产公司的配合，地产外包食堂将于6月下旬开始运营，虽然外报食堂从专业技术能力和人力资源平台方面均占有优势，但作为解决地产职员后顾之忧的初衷，房产后勤管理部将配合地产总办作好对地产职员食堂的前期策划与后期运营监控工作。具体包括： 食堂运营模式的监督与管理； 每季度对食堂菜品质量与服务质量进行员工意见调查提交食堂服务报告 建立食堂