公司日常费用报销管理办法.docx

日常费用报销管理办法第一章总则第一条为明确公司费用管理归口部门职能职责，明确各项费用控制标准和控制方法，使公司节约日常不必要开支，降低费用，以提高经营效益，杜绝通过费用开支侵占公司利益的行为发生，特制定本办法。第二条本办法适用公司及其控股子公司。第三条术语和定义：本办法所称费用，是指公司日常发生的，归入销售费用、管理费用和制造费用核算的日常开支。主要包括：业务招待费、车辆费、会务费等。第二章 管理职责第四条财务部职责：财务管理部是公司整体费用控制的归口管理部门，负责公司整体费用管理的组织协调、总量控制、动态发生额跟踪、报销审核及核算、效能分析、考核等工作。第五条行政办公室职责：行政办公室负责业务招待费、车辆费用、通讯费用、会议费等的前置审核及定额标准归口管理部门，控制公司日常费用的发生。第三章费用管理手段及措施第六条 预算管理：通过预算管控手段，设定预算期间的费用总体目标，将预算期间公司整体费用控制在合理水平范围内。第七条 效能分析管理：通过经营分析或财务分析手段，分析各项费用发生效能，促进各部门降低低效费用投入。第八条 费用标准化管理：对于符合标准化管理条件的费用，设定费用标准，将费用发生额控制在标准范围内。第九条 专项审批管理：对于不符合标准化管理条件的、且单笔金额较大的费用，采用业务发生前立项审批并进行费用专项控制。第十条 审批权限管理：针对各项费用设定合理的权限审批人和审批流程，保证单笔费用真实、准确、合理。第十一条 财务监督管理：一是进行业务实质的审核，审核费用发生的立项文件、合同、发票等原始单据，确保费用的真实性；二是权限审核，审核费用报销是否经过了正确的权限审批。第四章业务招待费第十二条业务招待费应本着合理、节约、最小支出、最大成果原则进行开支。第十三条业务招待费用包括：因公司业务需要发生的餐费、考察费等交际应酬费用。第十四条业务招待费用实行“归口管理，对口接待”原则。各部门应根据本部门的业务范围、次年工作目标等编制年度业务招待费预算，并纳入部门预算控制。第十五条 业务招待费实行预算单项控制，各部门业务招待费预算一旦审定，须严格按照预算控制执行，不与其他预算混淆使用。第十六条 除公司董事长、总经理安排或直接接待客人或在公司所在地以外接待客户外，在公司所在地接待客人原则上应由公司行政办公室统一指定接待单位及地点。第十七条 公司行政办公室应在公司所在地确定不同级别接待酒店或饭店，并签订协议，每年度根据公司评分结果对接待各接待点进行更新或淘汰。第十八条 业务招待申请审批规定：1、接待工作前经办人员应填写“业务招待申请表”，列明客人来公司的目的、人员、职务、时间、活动安排、费用标准，经公司总经理同意后方可实施。“业务招待申请表”见附件一。公司原则按1—3级标准接待客人，超标准需由总经理审批。业务招待申请表需报行政办公室审核，并由行政办公室统一指定消费地点和消费级别，并统一由行政办公室定期与酒店进行结算。2、业务招待申请以书面形式进行审批，特殊情况不能填写申请表的，须事先电话请示公司总经理同意（事后需补充相关签批手续），事前未申请或超过标准的接待费用，财务部门有权拒绝报销，超支部分由经办人承担。第十九条 业务招待费报销规定：1、 业务招待等级及费用报销标准见附件，单次接待费用1000元以上的，必须附上消费清单。2、 业务招待费用报销要件：业务招待费发票、消费清单、纪念品清单、接待申请单。3、报销业务招待费时，经办人应填制费用报销单，经部门负责人、分管领导审签确定真实性后、经总经理签字后在财务部门审核报销。招待内容只能在接待申请单上注明，不能在发票上明示招待内容。4、报销业务招待费时必须按月严格控制在业务招待费标准范围内，超支自理。5、特殊情况超出业务招待费标准的，必须总经理审批同意后，方可报销。第二十条接待任务完成后（或出差返回后），经办人员应在七个工作日之内到财务部门履行报销手续。超过报账日期必须说明理由，经总经理批准后方可报账。第二十一条业务接待申请单由财务部门单独存放，妥善保管。未经财务负责人或总经理审批，任何人不能查阅、拍照或复印。严禁遗失、泄密。第二十二条为降低费用，烟、酒、茶等由运营管理部实施统一规范采购，对口领用。由各部门向行政办公室提出需求申请，行政办公室收集整理后提出采购申请，经总经理审批后由行政办公室统一采购入库。第二十三条各部门使用烟、酒、茶时，按《纪念品管理办法》相关规定执行。第二十四条不需要相关人员陪同的客人，由归口业务部门凭业务招待申请向行政办公室申请，由运行政办公室统一安排就餐地点及费用标准，费用由各申请部门承担。第二十五条在业务招待费开支审计中，如发现弄虚作假、违背原则，擅自开支或变相隐瞒业务招待费的实际开支，一经核实，金额在500元以下的，对当事人以及主要责任人给予违反金额的3倍至10倍的