信贷工作的保障—重要凭证管理.docVIP

8.1 概 述 8.1.1 定义 信贷档案指建设银行在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。各类信贷业务的档案资料范围（见附件3-8-1）。 信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。 8.1.2管理原则 信贷档案管理实行逐级建档、统一管理的原则。各级行负责收集和管理本级行的信贷档案，每笔信贷业务的全部档案资料原则上集中在经办行。 8.1.3 管理部门 在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由信贷业务部门牵头负责信贷档案管理；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交档案部门管理。 各级行信贷业务部门应指定专（兼）职信贷档案管理人员，对信贷档案实行专柜保管，并负责本部门信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。 8.1.4 分类 根据信贷档案形成和利用特点，信贷档案可分为管理类档案和经营类档案。 8.1.5 保管期限 信贷档案的保管期限分永久和定期二种。各类信贷档案的保管期限如下： 1.经营类信贷档案的保管期限：凡属于国家重点建设项目和具有史料价值的项目，应永久保管；属于一般大中型建设项目的，应保管15年；属于小型建设项目、流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料，应保管5年。 2.管理类信贷档案的保管期限为5年。 信贷档案的保管期限，从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算。 8.2 操作程序 8.2.1 整理立卷 每笔信贷业务发生后，经办人员应及时将信贷档案材料向本部门指定的档案管理人员移交并办理交接手续，本部门所有信贷档案应集中管理。 信贷档案的整理立卷要求如下： 1.信贷档案以信贷项目为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。 2.属于个人贷款和流动资金贷款等形成材料较少的信贷业务，其档案采取软卷皮方式以卷为单位装订（软卷皮封面格式见附件3-8-2），然后将若干案卷合装一个档案盒（档案盒式样见附件3-8-3），每个档案盒可装若干卷信贷档案。其他信贷档案采取一卷一盒的方式，盒内资料以件为单位装订。 3.每个以件为单位装订的案卷，均应编制《信贷档案卷内目录》（见附件3-8-4）一式二份，其中一份放卷首，另一份作为检索工具，在办理移交手续时随信贷档案一同移交给档案部门。 4.以件为单位装订的案卷，每件资料首页的左上角（留出装订线）应编写与卷内目录相一致的件号，同时，每件资料都应在有效张页正面的右上角编写张号（如文件本身有打印页号的，不必重复编写页号）；以卷为单位装订的案卷不编件号，只在卷内每一有效张页正面的右上角编写张号。 5.将案卷按照“客户—信贷（建设）项目—信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先区分不同的客户，然后将同一客户的全部信贷档案按不同的信贷（建设）项目分开，同一信贷（建设）项目下再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。 6.按照案卷的排列顺序编制归档号。 7.按以下要求逐卷填写案卷封面和卷盒脊背各项目： （1）全宗名称及全宗号。“全宗名称”一栏填写本行全称，或将本行全称印制在固定位置；“全宗号”一栏填写上级档案管理部门给定本机构的档案全宗号。 （2）经办部门。填写经办该业务的具体部门。 （3）档案类别。填写“管理类信贷档案”（简称“管理”）或“经营类信贷档案”（简称“经营”）。 （4）客户名称。公司类客户填写单位全称，个人类客户填写姓名。 （5）案卷标题。填写标准为：甲方名称+乙方名称+项目名称（或业务品种及用途） （6）合同生效日和到期日。填写信贷合同或证书正式生效和规定期限的到期日。 （7）保管期限。按有关保管期限的规定填写。 （8）信贷业务办结时间。填写贷款本息结清或信贷业务执行完毕的时间。 （9）卷内件（张）数。以件为单位装订的案卷，填写卷内实有文件件数，其数字应与卷内目录“件号”的尾数相一致；以卷为单位装订的案卷，填写卷内实有文件张数。 （10）年度。填写归档年度。 （11）盒号。填写档案盒排列的顺序号。 （12）归档号。填写本部门统一编制的归档号。 （13）目录号、案卷号。由档案部门统一编制。 信贷档案中的信贷审批会议材料可以一次会议组成一卷，材料多的也可组成数卷。卷内材料以件为单位装订，每一案卷均应填写卷内文件目录，一卷装一盒，然后以会议时间顺序排列案卷并编制归档号。 立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，部门信贷档案管理员应随时进行补充归档。 部门信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，信贷业务经