ERP在物资管理中作用.docxVIP

上海吴泾化工有限公司是建于1958年的国有大型企业，集化工生产、机修、动力、仪表等于一体。公司主要生产醋酸等系列产品。辅助材料库备很大，日常库存基本维持在3千万元左右，而最高库存达4--5千万元。虽然在公司总资产中所占比例较小，但在腐蚀性强、易损耗、维修频率较高的大型化工企业，辅助材料库备的合理持有却对企业的正常生产起着举足轻重的作用。长期以来公司对辅助材料库存、帐务及物资收发的管理主要依托人工管理，仓库内较多的工作要经过手工的收集、整理、汇总后再输入到计算机中去才能产生结果，很多劳动要经过手工及计算机的重劳动。这种管理方式决定了企业在库存管理、在途材料管理、应付帐款及最终的成本结算中容易产生时间性差异。随着经济的全球化、技术的创新化、竞争的激烈化，传统的管理方式已不能适应公司经济的日益发展，成为公司财务管理的瓶颈。因此加强采购管理、减少资金占用、合理储备库存物资已成为当务之急。实施ERP系统管理，是我们对传统的财务会计核算方式及财务管理加以改进、加强公司内控制度建设的有效途径，而其中的物资管理系统能在企业管理中发挥重要作用。一、原有物资管理模式滞后性剖析公司每年辅助材料采购量达1.5—1.6亿元，品种多达几千种，大到备品备件小到螺丝螺帽，这些物资分布在公司近20个仓库内，分散在公司80公顷厂区的各个方位，材料的采购单、入库单、领料单在各个相关部门之间流转，数据需要部门间通过单据、人工报表等进行传递。月末由物资管理部门专设的料帐员集中归集分配，进行库存帐核算后，再将各部门领料单传递到财务部门，据以进行分类、运算和费用分摊，各部门都形成了一个信息孤岛，有用的数据无法得到充分的利用。这种运转方式的弊端是：1、信息严重滞后。在部门之间和部门内部传递的信息，由于人工处理流转时间长，往往与财务核算月度或年度出现时间差，加上大量的单据靠人工分类统计，形成滞后的数据采集和缓慢的分析计算状况；各部门的数据入口不一致，统计的标准也各不相同，容易造成同一笔数据有着两种不同的记录，使报表信息出现偏差。2、闲置资产不能及时处置。由于仓库分散，有时货到后采购员未能及时将手工填写的入库单送达仓库，时间一长形成宕帐；各个仓库实物帐册少则十余本，多则几十本，对于帐期过长物资不能及时发现，呆滞、毁损、变质资产不能及时处置，最后形成不实不良资产。公司过去几年的不良不实资产处置中，就消化了由于上述原因所形成的不实不良资产近千万元，而这些资产的整理、归集、处置、消化更是耗费了大量的人力、物力、财力。3、物资管理费时费力，效率低。尽管岗位设置齐全，仓库保管员、料帐员及财务人员除了做大量繁琐复杂的核算工作，每月大量的收、发、存单据，不仅成本高、效率低、误差大，仅对这些单据的装订、保管就要化2、3天，但是对物资采购的实物控制、流转控制效率还是低下，主要是由于各部门信息数据不能实时共享，统计口径不一致造成的。4、全方位管理不到位，削弱了会计监督功能。在手工系统中，原有的库存明细帐有料帐员核算，而在途材料、库存总帐则有财务人员核算，管理上存在脱节，财务人员对库存物资有“鞭长莫及”的感觉，只能靠抽查来确定库存的准确性；对采购物资是否及时入库很难把握，会计监督职能不能充分发挥作用。二、实施ERP物资管理在企业管理中的作用为了保证公司资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行公司规定的管理方针，实现库存和财务的统一（即在实际业务发生时将资金流和实物流分开进行，核算时一体化），笔者认为推进ERP的实施是必要之举。实施ERP后，企业的会计电算化程度大大提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，会计核算的准确性和可靠性得到了保证，会计数据处理的速度加快了，更重要的是能够实现各部门数据共享，同一统计口径，满足企业经营管理的需要。（一）在财务管理上的作用1. ERP能在收、发、存各个环节设置关口，实现财务的透明化管理。由于ERP的物资管理从源头--生产需求开始，到采购计划、询价、价格审批、付款、入库及库存系统实现数据共享，可时刻跟踪采购计划、定单的完成情况和供应商的供货情况，超量采购或没有计划的采购都需由主管领导核实同意后方可入库，加强了对采购计划的管理。同时从物流和资金流两条线出发，采购计划-采购定单-入库单-采购发票各业务环节相互对应和相互协调，通过信息系统使得数据在上述单据中关联，增强可跟踪性和可回溯性，并最终使得财务、采购、仓库各部门信息共享。2. 合理正确的库存占用，为企业的全面预算提供了支撑点。企业的千余种物资按类编制物资编号，库存物资明细帐在系统中反映得清清楚楚，分公司临时急需物资只需经过电脑查寻，即可知道是否有库存，减少了库存物资的呆滞品，生产经营和采购都能根据准确的库存数据进行组织，库存资金的合理正确，加强了企业对历史数据的利用程度，为进一步市场分析