协同管理软件应用价值例举.doc

协同管理软件的应用价值例举 加强执行力 提升团队效率 实现知识管理 辅助文化建设 有效节约费用 信息资源整合 加强执行力： 增强授权的有效性 一家比较知名的制造业大公司，总经理经常开会，在会议上对中层干部讲上一至二个小时是经常的事，不久前公司有一个重大管理要求，他在会上用了两个小时不停强调，并要求全体中层干部尽快传达到下面，过了一周他到基层去检查时，任意抽了一个员工问了一下，对公司上周的重大管理要求有没有意见，该员工回答是，上周领导回来说，那天总经理火气很大，下决心要加强管理，然后就不知道了，这个总经理当时就感叹，公司执行力怎么这么差，当夜无眠。 问题分析： 在组织中，经常有一种行为，比如，领导对下级进行“任务下达”或者“交办事务”，这是管理者驱动组织的常见手段，在管理中被统称为“授权”。 1、口头授权，缺乏记录，记录歪曲、难以传递。 2、授权人表达能力、遗忘、缺少考核、验收的参照和被授权人理解能力、精神集中力、分析能力、执行能力都将造成层层的大幅衰减。 协同管理软件在增强授权上的价值点 1、书面授权，降低目标的传递衰减或变形。 2、直接分配任务对象和路径，确保执行资源。 3、通过流程图建立可视的责任关系。 监督过程控制结果 一个高校的副校长，一天要通过电话、会议、邮件、口头等方式安排多起事项，同时又要通过以上方式经手很多的审批事件，我们与他进行了一个小测试，让他回你今天做了多少安排和审批事件，结果出现一个让他也很意外的事情，他能回忆起其中的60%。 问题分析 1、所有事件过程缺乏记录。 2、过程缺乏持续跟踪和监督。 3、工作事项有可能进一步扭曲和衰减。 协同管理软件在加强过程控制上的价值点 1、所有事件将被如实的记录，供查询和跟踪。 2、可以及时提供任务执行状态、结果、过程变动。 3、减少信息的衰减。 加强制度的执行规范 一个房地产行政经理，年轻有为，文笔非常不错，加盟公司后，经常按照总经理的指示，为公司制定了大量的规章制度，有次我们问他一个问题，你们公司有没有人能记得全部或大多数的规章制度？他告诉我们没有，我们又问老板记得住吗？他说老板这么忙哪记得住？我们有问，你是制定者，你能记住吗？他说刚制定的我能记住。制度被大家记不住，肯定是让所有管理者伤脑筋。 问题分析 1、大多数人仅仅在入职培训时见过所谓的“制度”。 2、制度是对组织行为进行约束的“法律”，遗憾的是制度常常锁在抽屉或者保险柜里。 3、厚厚的制度，常常让人望而生畏，几乎没有人能记住与自己相关的所有制度的细节。 4、制度的执行常常涉及多个环节，传统的人找人“照章办事”的效率很低，常常因中间环节的延误使得重要工作变成不得不立即处理的”紧急重要“的事务，最终导致了”打破常规“的违章处理情况大大增加，使组织处于失控状态。 协同管理软件在加强制度管理上的价值点 1、制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”，勿需员工记住。 2、对于“表单”＋“流程”形式固化的协同模板式管理，在员工执行时将按制度自行流转，实现“行为约束”的管理。 3、将模板授权给对应的执行者，把过程行为转化成“协同记录”，并可根据管理要求自动归档备查。 提升团队效率： 时间管理 不久前一个公交公司的老总，他组织人员参加了一个时间管理的培训，全公司大家都明白了优先做“不紧急而重要的事”，立即处理“紧急重要的事”，快速解决“紧急不重要的事”，放弃“不紧急不重要的事”，回来以后，开始抓计划，甚至是日计划，刚一实施就发现，首先所有经理都反映，如果计划要主送给每个老总和抄送给其他业务相关的部门经理，一份计划就要打印十份以上，每个人又要收到十份以上的计划，几周下来，每个手中都厚厚的计划表，都不知道如何管理。 问题分析 1、传统方式的协作手段是低效率和高成本的。 2、缺乏计划管理工具，就相当于知道了他人可以上月球，却无法让自己实现登月，无法坚持，导致计划的控制能力问题仍没有解决。 3、缺乏可利用的资源。 协同管理软件在时间管理上的价值点 1、时间管理必须从构成组织的基础单元——个人开始着手。 2、在所有的职业化方法论中，时间管理都被纳入到了最基础的要求之中。通过协同管理非常直观的时间管理功能，你可以让需要知道人知道你的时间安排，你也可以知道其他人的时间安排，上级可以阅读并批复。 3、利用现代网络条件，所有计划有序的放在服务器中，支持长期集中管理。 4、协同管理软件的设计思想中最核心的就是以人为本，无论这个人是什么角色或者岗位，我们首先或让他拥有一个可以工作的空间，每个人都能立即看到所有其他人发送来的与自己相关的协作信息，从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模版，从协同处理到知识库共享，轻重缓急一目了然，当组织中每个人都具备这种能力的时候，组织的效率就提升了。 弹性组织 政府会多