邮件使用规范完整版[2].pptxVIP

邮件使用规范目录邮件使用规范（一）需要发送邮件的情况（二）邮件格式——标题、正文、结尾签名（三）邮件的使用——收件、发件、回复（四）使用邮箱的好习惯、坏习惯（一）需要发送邮件的情况1、正式工作报告2、部门之间事务往来3、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、难以简单用口头表达说明清楚的事项（二）邮件格式1、邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨，主题是邮件的“身份标识”通常人们会根据主题判断邮件的重要性一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理主题应该简单、明确地概括邮件的内容可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35个字）来描述邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who)可适当使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。 例：征图新视（江苏）科技有限公司8月财务报表 （Who)（When)(What)（二）邮件格式2、正文格式：称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略1）称谓+礼貌用语：如：XXX(名字），您好！ XXX总、XXX经理（名字+职位），您好！ XXX先生（女士），您好！2）内容字号：可以事先设置文字大小，一般10-12号字字体：一般选择宋体，黑色3）结尾客套语如：Sincerely! Best Regards! 顺祝商祺！ 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Office2013（二）邮件格式小贴士~3、正文内容编排： 原则：要事第一，结论在前，分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容 内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；合理利用图片，表格等形式来辅助陈述；对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；如果写英文邮件，特别注意要区分大小写补充资料：明确日期与时间： 日期：下周三（2012/03/07） 下个月（2012年3月）1 时间：标明上下午：下午8:30 采用24小时表示法：20:30 2注意时差： 同国外通信时，说明按哪国时间为标准：东京时间20:30 3（二）邮件格式4、附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超过2M，最大不超过5M特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 （二）邮件格式5、结尾签名对方可以清楚的知道发件人信息Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显例：XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号总机电话：0519 传真：0519ffice2013（三）邮件使用——收件公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）（三）邮件使用——发件搞清楚TO，CC，BCC，FW，FYITO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。如：按部门排序；按职位等级从高到低或者从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，主管，其他同事等。FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。重要的文件、机密资料请务