中国水产学会秘书处档案工作管理办法.doc

中国水产学会秘书处档案工作管理办法 总 则 第一条 为了加强中国水产学会的档案工作，充分发挥档案的作用，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《农业部机关档案管理办法》及有关规范，结合本单位情况，特制定办法。 第二条 本办法所称档案是指各处室在工作中形成的、已办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的立卷归档制度保存备查的文字、图表、光盘、磁盘、声像等各种文件资料。 第三条 档案是我单位的宝贵财富，是制定政策、总结经验以及日常工作查考的重要依据和可靠凭证。因此档案实行集中统一管理的原则。为确保档案的完整与安全，定期将应归档的文件和材料移交办公室集中保管，不得分散保存或拒绝归档。 第四条 档案工作是我单位工作的有机组成部分，是维护我单位历史真是面貌的一项重要工作，各个处室要明确将完成归档工作视为某项工作全部完成的标志，逐步实现档案管理的规范化。 档案机构及其职责 第五条 按照档案工作管理体制，我单位档案工作在业务上受农业部档案处的指导和监督。 第六条 我单位的档案由办公室统一管理，负责对我单位各处室档案工作的指导、监督和最终的收集和整理。 第七条 我单位各处室负责本处室的立卷归档工作，立卷归档后移交办公室。 档案分类及归档范围 第八条 根据档案内容和载体的不同，按年代—组织机构的分类原则，分门别类。具体分类如下： 1、学会规章制度、管理办法（办公室） 2、人事工作（办公室） 3、财务档案（办公室） 4、全国会员代表大会、理事会、常务理事会（办公室） 5、学术交流及展览会（学术交流处） 7、科普项目、组织建设—会员管理（科普处） 8、渔业统计、信息网络建设（信息咨询处） 9、渔业市场、INFOYU信息、渔业经济研究、WTO研究及有关国际合作项目（渔业战略发展研究中心） 立卷要求 第九条 立卷时间：各处室应在每年的1—3月将上一年度在工作中形成的文件材料进行归档，会计档案可隔年归档。 第十条 各处室将工作活动中形成的，办理完毕的，具有保存查考价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。各处室均为立卷单位。 第十一条 档案交接时要检查案卷的质量，对不符合要求的案卷要及时采取措施补救。 第十二条 归档程序及案卷质量要求，按照《中国水产学会文书档案立卷归档程序》执行。 档案的保管期限 第十三条 文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 第十四条 确定保管期限的原则： 1、凡是反映学会主要职能活动和基本历史面貌，对学会的建设及历史研究有长远利用的档案，列为永久保管。它主要包括：本单位制定的政策法规性文件；处理重大问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、单位领导干部任免的文件材料。 2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期30年保管。它主要包括：本单位一般工作文件材料、一般会议的主要文件材料、人事管理工作形成的一般文件材料、下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。 3、凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，列为定期20年保管。它主要包括：本单位一般事务性文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。 4、根据财政部和国家档案局的《会计档案管理办法》，学会会计档案的保管期限分为永存、定期两类，具体保管期限由财务人员按照国家有关规定执行。 档案的借阅 第十五条 为了加强档案的科学管理，充分发挥档案的作用，确保档案安全，档案借阅人应按下列程序进行借阅。 1、本单位工作人员因工作需要借阅档案，应在《借阅档案登记簿》上进行登记，当面点清数量，归还时予以核对、注销。 2、借阅者不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，如因工作需要必须拆卷、翻印、拍照、复制，须经主管领导同意。 3、借阅者必须爱护档案，严禁在档案文件上随意标注，划线、打圈、作记号，更不准涂改、抽取和损坏档案。 4、借阅者不得泄密、遗失档案。 5、不得转借或擅自将档案带出单位。 6、因长期出差、休假，应及时归还所借档案，不得积压。 7、档案借阅期限一般不超过15天，过期仍需利用者，应及时办理续借手续。 档案库房管理 第十六条 档案库房防火工作是档案管理工作的一项重要内容。档案库房防火工作实行岗位责任制和一把手负责制度。 1、档案库房内严禁存放各种易燃易爆物品，严禁在档案库房内吸烟和使用明火。 2、定期对库房内电源、线路、灯头、电器设备、门窗进行检查，发现问题及时处理，消除一切不安全隐患。 3、确保库房内消防器材有效，并摆放在方便使用的位置。 4、档案管理人员必须掌握必要的防火知识，学会正确使